Quali elementi devi inserire nella nota spesa della S.r.l. per evitare contestazioni fiscali?

Ti do il benvenuto in questo nuovo articolo del blog di Efficacia Fiscale per un fare il punto su uno degli argomenti di maggior interesse: le note spesa della S.r.l. .

Si tratta di uno strumento di Efficacia Fiscale alla portata di tutti, perché qualunque imprenditore che ha una S.r.l., prima o poi, sosterrà delle spese inerenti ad una trasferta aziendale.

L’importante è farlo in modo sano, nel rispetto della legge.

Cosa non facile, visto che le norme spesso sono confusionarie e/o scritte in un linguaggio “legalese” che apre la porta a mille dubbi e possibilità di errore.

Ma non devi preoccuparti…ci sono io che, con le mie check list, porto l’ordine là dove regna la confusione.

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Ora sei pronto ad imparare come si compila una nota spesa della S.r.l. in modo perfetto?

Bando alle ciance and let’s go…

 

La nota spesa della S.r.l. è un semplice documento in word, ma compilato correttamente

Caro imprenditore, ti do il benvenuto in questo nuovo podcast del blog di Efficacia Fiscale, il blog con le soluzioni fiscali specifiche per tutti gli imprenditori che hanno una S.r.l. o che ne vogliono aprire una nuova.

Oggi voglio analizzare insieme a te come compilare la nota spesa della S.r.l. o, perlomeno, in qualche modo, voglio fornirti una sorta di check list delle cose che tu devi inserire nella nota spesa della S.r.l. .

Questo perché, la compilazione, in effetti, è una cosa semplice; non ci vogliono dei geni, basta un documento Word, quello che è difficile è capire cosa inserire nella nota spesa della S.r.l. .

Di fatto, anche se la compilazione della nota spesa è una cosa semplice, ogni imprenditore deve sapere come fare, perché ciò gli permette di risparmiare tante imposte e contributi, poiché i rimborsi spese della S.r.l. sono esenti da imposte e contributi, ossia non pagano nessuna tipologia di tributo.

I rimborsi spese, però, si attivano correttamente solo se compilo correttamente la nota spesa della S.r.l. nel momento in cui ho una busta paga.

 

Perché ogni imprenditore deve conoscere come compilare la nota spesa della S.r.l.?

Prima di proseguire voglio aprire una piccola parentesi perché il discorso della nota spesa è un argomento molto importante e ogni imprenditore deve conoscerlo bene.

È vero che il commercialista ti può aiutare a compilare correttamente questo documento, ma è vero anche che le spese da inserire nella nota sono tutte cose che riguardano l’attività dell’’imprenditore, quindi, per compilare la nota spesa servono dati che solo l’imprenditore può fornire.

Siccome i rimborsi spese sono uno dei principali strumenti di risparmio fiscale che un imprenditore deve utilizzare per tagliare le imposte ed i contributi, siccome per avere i rimborsi spese allora l’imprenditore deve compilare la nota spese con informazioni che solo lui conosce, allora questo è il motivo per cui è importante conoscere il contenuto di questo articolo!

 

A cosa serve la nota spesa della S.r.l.?

In effetti gli imprenditori mi chiedono spesso perché devono sapere compilare la nota spesa.

La risposta è semplice: perché con la nota spesa possono richiedere i rimborsi spese alla S.r.l.; ovviamente i rimborsi spese, come ho già detto, sono esenti da imposte e contributi e questo non fa altro che massimizzare l’efficienza fiscale, ossia, permette di tagliare il carico fiscale dell’imprenditore, cosa che però è possibile fare solo attraverso una corretta compilazione della nota spesa della S.r.l. .

 

Perché è importante compilare la nota spesa?

In caso di controlli, se ci facciamo vedere organizzati, cioè se la nota spesa è in qualche modo organizzata al meglio, abbiamo maggiori probabilità di poter dimostrare, all’Agenzia delle Entrate, che i rimborsi spese non sono compensi da tassare.

I rimborsi spese, siccome sono esenti dai tributi, ovviamente sono controllati dall’Agenzia delle Entrate.

In caso di accertamenti; quindi, più noi ci facciamo vedere organizzati con la nota spesa, che di fatto è un modo per chiedere soldi senza pagare imposte, maggiori sono le probabilità che l’Agenzia delle Entrate non ci faccia l’accertamento su queste cose, perché, appunto, ci vede organizzati.

Ti porto un esempio, molto semplice.

Se tu, nella tua busta paga, in un mese inserisci 4.000,00 euro di rimborsi spese in una unica voce, senza giustificare il motivo per cui chiedi questi soldi, è ovvio che è meno credibile rispetto a quando un imprenditore chiede 4.000,00 euro giustificandoli con una nota spesa in cui si indica il motivo per cui l’imprenditore chiede questi soldi.

È evidente che, chiedere 4.000,00 euro esenti imposte e contributi senza una giustificazione è un problema.

Invece, se ti ritrovi una busta paga con 4.000,00 euro di rimborso spese tutte documentate e giustificate, ecco che, l’Agenzia delle Entrate ti crederà di più e, quindi, avrà meno motivi per accertare questo importo.

 

Come compilare correttamente la nota spesa della S.r.l.?

In sintesi, ti ho detto che la nota spesa dell’S.r.l. serve per elencare le spese sostenute durante la trasferta da parte dell’amministratore, o anche di un dipendente e, quindi, al suo interno, sono indicati tutti i calcoli dei rimborsi spesa che sono richiesti dall’amministratore alla società, per esempio il calcolo del rimborso chilometrico e del rimborso forfettario.

All’interno di queste note spese devono essere inseriti tutti i documenti per dimostrare la trasferta, ossia che tu eri fisicamente in un altro luogo rispetto alla sede dove ordinariamente lavori.

La trasferta, infatti, si attiva quando vai fuori dal Comune dove si trova la sede ordinaria del tuo posto di lavoro.

Sotto il profilo pratico, ricordati che la compilazione è relativamente facile, perché la nota spesa non è un documento ministeriale, è un semplice documento Word o Excel dove tu devi inserire determinati dati che ti elenco di seguito; quindi, è solo un documento in carta bianca.

Ricordati, però, che va firmata dall’amministratore, o dal dipendente, perché, di fatto, è un’autodichiarazione.

E, questa cosa, viene guardata in caso di controlli fiscali.

Ti ricordo che il rimborso chilometrico e quello analitico li puoi richiedere anche senza busta paga.

Per la S.r.l. dovrebbe essere, comunque, deducibile perché, in qualche modo, sono delle trasferte in cui  non hai tanta speculazione fiscale.

Ricordati anche, però, che il Ministero del Lavoro ha affermato  che, per poter ricevere questi rimborsi spese senza che questi siano  tassati in capo all’amministratore, i rimborsi spese devono passare attraverso una busta paga.

In sostanza, il Ministero del Lavoro dice: “guarda, a me della norma fiscale non interessa; a me interessa che, per non essere tassati, questi rimborsi spese in capo all’amministratore, o al dipendente,  passino all’interno del libro unico del lavoro.

Questo significa che, i rimborsi spesa devono essere inseriti nella busta paga.

Ho voluto dirti questo, perché sono cose che, ogni tanto, gli imprenditori mi domandano e, attualmente, la legge è questa.

Tecnicamente, come costo del rimborso spese te lo puoi scaricare se inerente all’attività aziendale, ma il Ministro del Lavoro dice che, se vuoi che questi rimborsi siano esenti imposte e contributi, in capo a chi li riceve, questi devono passare attraverso la busta paga (anche con compenso pari a zero).

Questo perché, in qualche modo, ciò permette di lasciare una traccia.

Ho voluto introdurre questo discorso semplicemente per dirti che il consiglio che posso darti, che è poi quello che faccio anch’io, è di fare una busta paga ogni mese e non una all’anno.

Durante le consulenze sento che, altri commercialisti, optano per far fare un’unica busta paga di fine anno all’amministratore e, al suo interno, inseriscono tutti i rimborsi, sia chilometri, che forfettari, che analitici.

In effetti, volendo, a livello concettuale potrebbero aver ragione, però, è molto più trasparente e lineare fare una busta paga ogni mese, invece che una unica busta paga di fine anno con tutti i rimborsi spese possibili con l’obiettivo di inserire costi in contabilità.

In questo modo, ogni mese tu compili una nota spesa e, così, sì che puoi dimostrare  una maggiore correttezza fiscale.

Al contrario, se fai questa operazione solo una volta l’anno, e dentro ci inserisci tutti i rimborsi spese, ecco che, in quel caso a maggior ragione, se io stesso fossi un funzionario dell’Agenzia delle Entrate, avrei qualche dubbio e potrei contestarti che, quello che tu stai facendo tramite i rimborsi spese, è di prenderti gli utili senza di fatto pagare  le imposte.

Chiaramente è  un’operazione un po’ più sospetta, anche se tecnicamente giusta.

Per superare questo problema il consiglio che do a tutti i miei clienti è questo: fai una busta paga ogni mese (ovviamente costerà un po’ di più, perché c’è una busta paga ogni mese), però, facendo questi calcoli ogni mese, e inserendoli nella  contabilità, ci sarà meno speculazione fiscale.

Questo, perché tendi a chiedere ogni mese quello che, effettivamente, hai speso per le trasferte.

È ovvio che, questo comportamento da parte dell’imprenditore è più lineare e corretto e, quindi, in caso di controllo, ti potranno sempre contestare tutto, però, è sicuro che avere 12 buste paghe, invece che una a fine anno, nelle quali inserisci tutti i compensi/rimborsi spese della S.r.l., di sicuro è molto più corretto.

Pertanto, il consiglio che ti do è, semplicemente, di fare una busta paga ogni mese, dove all’interno, grazie ad una nota spesa, compili e richiedi i rimborsi spese alla tua S.r.l. .

 

Prima di proseguire faccio un breve elenco di tutti i rimborsi spesa che si possono richiedere alla S.r.l.

Diciamo, innanzitutto, che le tipologie di spese sono tre, volendo quattro, però il quarto è un mix tra due rimborsi spesa.

Il primo è quello analitico: tu chiedi alla società tanti soldi in base ai documenti fiscali relativi alla trasferta.

Il secondo è il rimborso chilometrico: in base ai chilometri che fai durante la tua trasferta tu chiedi un tot di soldi alla tua società.

Il terzo è il rimborso forfettario: quando fai una trasferta hai diritto, in maniera fissa, a euro 46,48. Somma che ti copre le spese del ristorante e dell’hotel, cioè vitto e alloggio.

Il quarto è il rimborso spesa misto: in qualche modo è un insieme del rimborso forfettario + rimborso analitico.

In questo caso il meccanismo di questo rimborso è il seguente:

• se per la trasferta, in maniera analitica, ti fai rimborsare le spese di vitto o alloggio, quello forfettario è diminuito di un terzo, perché non si può richiedere due rimborsi spese per la stessa tipologia di spesa.
• Se, invece, in maniera analitica, ti fai rimborsare le spese di vitto e alloggio, quindi entrambe, allora quello forfettario è diminuito di due terzi.

Ti ricordo anche che, per chiedere il rimborso spesa delle trasferte, devi spostarti fuori dal Comune dove è collocata la sede ordinaria del tuo posto di lavoro.

In altre parole, non puoi chiedere il rimborso delle spese della trasferta quando tu fai una tratta da casa tua alla tua sede ordinaria di lavoro, perché questa non è una trasferta!

Per trasferta, infatti, deve intendersi lo spostamento, per motivi di lavoro, dalla sede ordinaria di lavoro, che in genere coincide con la sede della S.r.l., a un posto fuori dal Comune dove è collocata la S.r.l. .

Ovviamente questo comporta che, più è piccolo il tuo Comune maggiore è il vantaggio per te.

Prova a pensare…se sei in un Comune grande, come Roma o Milano, è ovvio che per andare da Milano nord a Milano sud molte volte, magari, impieghi ore. Però, non è una trasferta.

Se, invece, per esempio, vivi in un Comune montano piccolo, appena vai a fare bancomat, a comprare la carta per l’ufficio in un Comune lì vicino, ecco che, di fatto, puoi dimostrare di essere in trasferta.

Quindi, lo so che può sembrare strano, ma questa cosa ti dà maggiore efficacia fiscale nel momento in cui tu hai la sede di lavoro in un Comune piccolo; pertanto, quando cerchi strumenti per ottimizzare il carico fiscale ricordati di ottimizzare un po’ anche questo aspetto.

Oltre a questo, ricordati che, per poter avere diritto al rimborso delle spese della trasferta, devi, comunque, giustificare la tua presenza fuori dal Comune dove è collocata la tua  sede di lavoro ordinaria.

Questo lo puoi fare in diversi modi.

 

Come puoi dimostrare che eri fisicamente fuori dal Comune di lavoro per fare una trasferta aziendale?

Molte volte gli imprenditori mi chiedono: “come posso dimostrare che io ero fisicamente fuori dal Comune di lavoro?”

Lo puoi dimostrare con i documenti giustificativi delle spese sostenute, per esempio, l’autostrada.

Se, magari, non c’è l’autostrada e non puoi utilizzare la ricevuta del pedaggio per dimostrare la tratta fatta, allora, ti consiglio di rifarti all’email perché, soprattutto oggi, quando tu devi dare un appuntamento a una persona per incontrarla per questioni di lavoro normalmente si invia un’e-mail per coordinarsi sul giorno e sul luogo dell’incontro.

Se non hai l’e-mail, comunque, volendo va bene anche la messaggistica che ti puoi salvare e che puoi allegare alla nota spesa.

Se, per caso, non hai niente di tutto questo, perché vi siete accordati al telefono, allora il consiglio è che, quando tu sei lì fisicamente, tu prenda, per esempio al bar, anche un semplice caffè.

Ed ecco che, in qualche modo, allegando alla nota spesa lo scontrino con data e luogo certi, hai la dimostrazione che hai fatto questa trasferta.

Se proprio non hai preso neanche il caffè, il consiglio che ti do è semplicemente quello di, una volta tornato in ufficio, inviare subito un’e-mail al soggetto che hai incontrato, in cui riepiloghi il contenuto dell’incontro per dare, appunto, maggiore credibilità al fatto che tu veramente hai fatto la trasferta.

L’Agenzia delle Entrate, infatti, non vuole che diciamo falsità su questa cosa; per cui, più diamo elementi di prova, più siamo protetti.

In verità potrei dirti che ci sono molti altri modi per dimostrare che tu sei andato in un Comune diverso da quello dove è la sede del tuo lavoro.

Faccio altri due esempi molto semplici.

Se tu vai in banca a versare soldi, o anche per prelevarli, e la banca è fuori dal Comune dove tu lavori, ecco che la ricevuta della banca, del versamento o del prelievo fatto, è un documento giustificativo.

Oppure, nel momento in cui tu vai a pagare non semplicemente in contanti ma con bancomat, per esempio, la fornitura della carta del tuo ufficio, e lo fai in un altro Comune, ecco che, già il fatto che tu hai pagato quella fattura, dimostra che tu ti sei recato in un altro Comune.

Tutti gli esempi che ti ho riportato sono per dirti che l’unica trasferta, che veramente non puoi dimostrare, è quella che non hai fatto! Se tu fai una trasferta ti garantisco che c’è sempre qualcosa che tu puoi fare per poterla dimostrare.

Ripeto, le uniche trasferte che non puoi dimostrare assolutamente sono quelle false, che ovviamente non bisogna dichiarare perché, in tal caso, non ci stiamo comportando bene con il fisco.

 

Check list di tutto quello che devi inserire nella nota spesa della S.r.l.

Fatta questa premessa, penso sia utile, ora, darti una check list di tutto quello che devi inserire nella nota spesa della S.r.l. .

• Ricordati di inserire sempre il luogo di partenza
• e, poi, il luogo di arrivo/destinazione;
• Devi inserire, ovviamente, anche chi hai incontrato e la motivazione.
• Oltre a questo, devi indicare i chilometri totali e il rimborso chilometrico unitario delle tabelle ACI. Tutto questo ti serve per calcolare il rimborso chilometrico; infatti, devi mostrare proprio il calcolo che ti permette di determinare il rimborso chilometrico richiesto.
• Devi elencare anche le spese analitiche, e lo puoi fare con i documenti giustificativi, cioè quelli che giustificano le spese che tu hai sostenuto durante la trasferta.
• Ricordati che, nell’ambito delle spese analitiche, potresti chiedere un importo aggiuntivo di 15,49 euro per tutte le spese non documentabili, per esempio taxi, bus o altro di cui hai perso il documento.

Aggiungo una piccola postilla!

• Una volta era tutto cartaceo, ma adesso sono cose che tu puoi fare e archiviare telematicamente; infatti, il consiglio che ti do è di fare, ogni mese, una cartellina con la nota spesa firmata.

Fai proprio una cartellina, in cui vai a inserire all’interno il modello, in Excel o Word, della nota spesa insieme con tutto questo contenuto che ti ho elencato e, successivamente, vai ad archiviare anche i documenti giustificativi, sia quelli analitici delle spese che quelli che ti servono per dimostrare che hai fatto una trasferta.

Abbiamo analizzato il rimborso chilometrico e quello analitico e, ora, dobbiamo quantificare quello forfettario, ricordando che, se lo vuoi, lo devi indicare nella tua nota spesa.

• Il rimborso forfettario è qualcosa di fisso, sono 46,48 euro, e va diminuito di un terzo o di due terzi a seconda che tu chieda il rimborso analitico del vitto o dell’alloggio oppure di entrambi.

Infine, ricordati anche di inserire il periodo della trasferta, da data a data, perché possono esserci non solo trasferte brevi, ma anche lunghe.

 

Premetto una cosa: ricordati che il vantaggio fiscale vero ce l’hai nelle trasferte corte

Ti porto un esempio: andata e ritorno di mezza mattinata. Lì, sì che c’è un vantaggio fiscale, proprio una speculazione fiscale, con rimborso forfettario.

Se, invece, ho una trasferta lunga, comunque, è ovvio che ho meno speculazione fiscale, ma il vantaggio c’è comunque.

Ricordati, però, che per ogni trasferta che tu fai, anche di più giorni, per ogni singola trasferta devi adottare, per ogni giorno, la stessa metodologia di calcolo di rimborso.

È ovvio che, se tu fai una trasferta oggi e applichi un metodo, poi, se ne fai un’altra in seguito, per esempio la settimana successiva, in questa seconda trasferta puoi cambiare il metodo del rimborso.

Ricordati anche di inserire la qualifica del soggetto che redige la nota spesa, che in genere è l’amministratore dell’S.r.l., e i dati della società a cui la nota spesa è destinata.

Oltre a questo, devi inserire ogni altro documento utile per dimostrare che tu eri in un certo luogo in un certo momento.

Ad esempio, se tu fossi effettivamente fuori, per esempio in un hotel per fare un corso di formazione, ecco che lì, comunque, la giustificazione l’avresti grazie alla fattura dell’hotel. perché se tu hai preso l’hotel eri lì, Lo stesso varrebbe con una fattura del ristorante.

Se tu vai a mangiare fuori, la fattura che ti rilascia il ristorante, è una prova che tu realmente ti trovavi fuori dal comune, sede di lavoro.

Oltre a ciò, ricordati che ci sono tutti gli altri elementi, che ti ho elencato prima, utili per testimoniare che tu eri fuori dal Comune dove lavori in via ordinaria.

Più elementi di prova hai per dimostrare che la tua trasferta è vera, più sarai protetto in caso di controlli.

Penso di averti raccontato tutto quello che c’è da sapere in merito alla nota spesa della S.r.l. .

In questo modo, tu non avrai più bisogno di acquistare una consulenza perché sarai completamente autonomo, ma soprattutto hai avuto queste informazioni in maniera completamente gratuita.

 

Conclusioni

Grazie a questo articolo ora sai tutto sulle note spesa, come si compilano, a quali rimborsi hai diritto e cosa devi conservare per evitare che il Fisco contesti la deducibilità dei costi esposti.

In tutti i casi in cui hai un’azienda sappi che, se tu vuoi veramente dormire sonni tranquilli, proteggere il tuo patrimonio personale, proteggere il tuo investimento imprenditoriale, tagliare le imposte ed i contributi, tutelare la tua famiglia e il tuo futuro, la soluzione migliore risiede nell’utilizzare una S.r.l. .

Ma non basta.

Devi, infatti, anche verificare di:

1. produrre utili in abbondanza nella S.r.l.,
2. avere sempre la liquidità necessaria per far funzionare la S.r.l. regolarmente e…
3. utilizzare il più possibile strumenti di risparmio fiscale, riservati per legge alla S.r.l., nella tua società per ridurre le imposte e contributi dell’imprenditore.

Stai però attento, perché gestendo in modo inappropriato una S.r.l., rischi di pagare più del 70,72% di imposte e contributi (tanto quanto una ditta individuale).

Mentre, dal lato opposto, con una gestione fiscale efficace della S.r.l., le imposte possono essere ridotte fino al 28%.

Tra il 70,72% di carico tributario ed il 28%, ci sono vari strumenti di pianificazione fiscale che puoi utilizzare grazie alla tua S.r.l. per tagliare il più possibile le imposte ed i contributi Inps.

Più strumenti di risparmio fiscale specifici per la S.r.l. applichi e più riuscirai a ridurre le imposte ed i contributi avvicinandoti al 28%.

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