Il rimborso spese è considerato un ricavo? Questo è quello che mi hanno chiesto Alessandra ed Erica in queste settimane

In queste settimane Alessandra ed Erica mi hanno chiesto informazioni sul rimborso spese che può richiedere il professionista nella fattura.

Mi hanno chiesto la stessa informazioni ma da due punti di vista completamente diversi.

> Alessandra è una professionista e mi ha chiesto quando il rimborso spesa è considerato un ricavo (con conseguente applicazione dell’iva, ritenuta d’acconto ed eventuale calcolo del limite dei ricavi dei contribuenti minimi/forfettari)

> Erica invece ha una società che si occupa di formazione e voleva sapere cosa deve dire ai suoi professionisti che lavorano per lei quando gli chiedono di rimborsargli le spese di trasporto.

Per questo ho deciso di condividere con te informazioni a val

ore (utili sia nel caso in cui tu sia un professionista che il titolare di una società che paga il rimborso spesa) per darti due principi fondamentali quando vuoi mettere il rimborso spese in fattura o devi pagare il rimborso spese ai tuoi collaboratori…

Le domande che mi hanno fatto sono state pressappoco le seguenti…

> Nel rimborso spese devo applicare l’iva?

> Nel rimborso spese devo applicare la ritenuta d’acconto?

> Quando considero il rimborso come ricavo e quindi come valutare se si supera il limite dei 30.000 euro dei contribuenti minimi?

> Il pedaggio autostradale, il costo del parcheggio ed il rimborso chilometrico sono considerati un rimborso spesa?

Indipendentemente dal lato da cui tu guardi questa specifica esigenza la linea guida che devi adottare per applicare correttamente il rimborso spesa sulle fatture delle professioni è il seguente:

Documenti di spesa intestati al cliente finale

1) Se i documenti dei costi che tu sostieni sono intestati al tuo cliente finale puoi richiedere il rimborso direttamente a lui (poi tu consegni i documenti di spesa direttamente al cliente e non puoi inserire quel specifico costo nella tua contabilità).

In questo caso il rimborso spesa non è ricavo e quindi non ti puoi scaricare i costi.

Sulla fattura inserisci la seguente dicitura: rimborso spese “fuori campo iva art. 15 del DPR 633/72” e su questo importo non devi considerare l’iva e neanche la ritenuta.

N.b. se sei un contribuente minimo/forfettario questa tipologia di rimborso non va considerato nel limite di ricavi per rimanere nel regime.

Documenti di spesa intestati al professionista

2) se i documenti dei costi sostenuti sono intestati a te (come professionista) e li vuoi rifatturare ai clienti lo puoi fare ma devono essere considerati come ricavi.

In questo caso se chiedi il “rimborso spese” devi considerarlo come ricavo e quindi devi applicare l’iva e la ritenuta d’acconto.

In questo caso devi considerare il rimborso spesa un ricavo e quindi puoi mettere nella tua contabilità il costo della trasferta che hai sostenuto.

N.b. in questo specifico caso se tu sei un contribuente minimo/forfettario questa tipologia di rimborso va a sommarsi nel limite di ricavi che puoi avere per rimanere nel regime.

Documenti di spesa senza intestazione (no cliente finale, no professionista)

3) quindi tutte spese in cui non c’è il nome del cliente finale, come ad esempio spese autostradali, spesa per il parcheggio, rimborso chilometrico con le tabelle Aci possono essere richiesto a “rimborso” solo come ricavo e quindi devi applicare l’iva e la ritenuta d’acconto.

Se hai ancora dubbi