Questi sono i limiti fiscali dei rimborsi spese dell’amministratore a cui devi prestare attenzione per migliorare l’efficacia fiscale della S.r.l.

📌 Disclaimer: Le informazioni contenute in questo articolo sono di carattere generale, hanno finalità divulgative e non sostituiscono la consulenza professionale personalizzata. Puoi confrontarti con il tuo professionista di fiducia per valutare se queste strategie si applicano al tuo caso specifico, oppure prenotare una consulenza gratuita di 15 minuti con me al seguente link: https://efficaciafiscale.clickfunnels.com/optin-presa-appuntamento-175647253290 Per ulteriori dettagli scrivimi a: info@efficaciafiscale.com con oggetto “Contabilità Controllata”.

Ti do il benvenuto in questo nuovo articolo del blog di Efficacia Fiscale per affrontare insieme a te uno degli argomenti più amati dagli imprenditori, i rimborsi, ma da un diverso punto di vista: i limiti fiscali.

Ebbene sì, un buon ricercatore e divulgatore fiscale come il sottoscritto, che è sia commercialista che imprenditore, deve, a volte, saper mettere dei limiti ai propri colleghi e clienti, per poter salvaguardare business ed evitare che facciano errori grossolani, presi dalla brama.

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Ora, finalmente, sei pronto a conoscere quali sono i limiti fiscali dei rimborsi spese che devi rispettare se veramente vuoi trarre il maggior vantaggio possibile dai rimborsi?

Bando alle ciance and let’s go…

 

Obiettivo di questo articolo

L’obiettivo di questo nuovo articolo è di fornirti un panorama dei limiti fiscali che hanno i rimborsi spese della S.r.l. e permetterti di capire quando il costo dei rimborsi spese diventa indeducibile per la S.r.l. oppure è tassato in capo all’amministratore della società.

Per ottenere questo:

• Andrò a suddividere i capitoli per ogni singolo rimborso spese: rimborso analitico, rimborso forfettario e rimborso chilometrico;
• Per ogni capitolo descriverò la deducibilità in capo alla S.r.l. e la tassazione in capo all’amministratore;
• Ogni rimborso spesa lo guarderò sotto il punto di vista di un amministratore di S.r.l.;
• Per ogni pezzo ti riporterò la legge di riferimento e anche i miei commenti in sintesi;
• Preciso che, come trasferta, intendo il caso in cui l’amministratore della S.r.l. fa uno spostamento per un motivo aziendale al di fuori della città dove c’è la sede di lavoro;
• I riferimenti si trovano nella legge, in 2 articoli del Tuir (testo unico sulle imposte sul reddito). Articolo 51 che descrive quando i compensi ai dipendenti sono tassati in capo agli stessi, e l’articolo 95 che va a regolamentare la deducibilità in capo alla S.r.l. .

 

Perché è importante conoscere i limiti fiscali dei rimborsi spese della S.r.l.?

I rimborsi spese della S.r.l. sono i primi e principali strumenti che devi utilizzare per tagliare il carico fiscale della S.r.l. .

Sono ottimi strumenti di risparmio fiscale perché ti permettono di prendere dei soldi senza pagare né imposte né contributi, ma questo a patto di rispettare determinati limiti previsti dalla legge.

Infatti, sono ottimi strumenti per prendere dei soldi dalla società pagando meno imposte e meno contributi ed è per questo che lo Stato ha deciso di metterci dei limiti.

Sapere i limiti fiscali del rimborso spese a te serve per comprendere fino a quanto puoi spingerti per prendere dei soldi dalla S.r.l. senza pagare né imposte né pagare contributi e, quindi, utilizzare i rimborsi spese a tuo vantaggio.

In un certo senso, tutti i rimborsi spese che rispettano i limiti fiscali ti portano un vantaggio fiscale, mentre tutta la parte dei rimborsi spese che superano i limiti fiscali NON ti portano un beneficio fiscale; per questo è importante conoscere i limiti fiscali dei rimborsi spese.

 

Limiti rimborso analitico

Iniziamo analizzando i limiti, per l’amministratore e per la S.r.l., nel momento in cui utilizzano i rimborsi analitici.

Prima analizziamo i limiti fiscali in capo all’amministratore della S.r.l. e, successivamente, i limiti fiscali in capo alla S.r.l. .

 

Limite di tassazione del rimborso analitico in capo all’amministratore della S.r.l.

Art. 51 Tuir Determinazione del reddito di lavoro dipendente […] 5. […] In caso di rimborso analitico delle spese per trasferte o missioni fuori del territorio comunale non concorrono a formare il reddito i rimborsi di spese documentate relative al vitto, all’alloggio, al viaggio e al trasporto, nonché i rimborsi di altre spese, anche non documentabili, eventualmente sostenute dal dipendente, sempre in occasione di dette trasferte o missioni, fino all’importo massimo giornaliero di lire 30.000, elevate a lire 50.000 per le trasferte all’estero. Le indennità o i rimborsi di spese per le trasferte nell’ambito del territorio comunale, tranne i rimborsi di spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore, concorrono a formare il reddito. […]

In sintesi: quando l’amministratore della S.r.l. chiede il rimborso analitico alla S.r.l., allora questo non pagherà nessuna imposta e nessun contributo.

Aggiungerei anche che l’amministratore può richiedere alla S.r.l. un’aggiunta di euro 15,29 di rimborso spese analitico SENZA che questo sia giustificato dalle spese che ha sostenuto (in sostanza è come se tu potessi richiedere alla S.r.l. euro 15,29 in più senza pagare imposte e contributi, senza giustificazione, solo per il fatto che utilizzi il rimborso analitico).

Praticamente, l’amministratore della S.r.l. può veramente avere una speculazione fiscale, perché richiedere indietro alla S.r.l. i soldi delle spese che ha sostenuto con anche l’aggiunta di euro 15,29 a titolo di spese non documentate.

Dove sta il limite fiscale? Il limite fiscale risiede nei documenti probatori del costo (a parte l’indennità aggiuntiva di euro 15,29). Ossia, puoi chiedere tutti i rimborsi analitici che vuoi, ma questo a condizione di avere la fattura o ricevuta (fiscale e non).

 

Limite di deducibilità in capo alla S.r.l. del rimborso analitico

Art. 95 Tuir Spese per prestazioni di lavoro […] 3. Le spese di vitto e alloggio sostenute per le trasferte effettuate fuori dal territorio comunale dai lavoratori dipendenti e dai titolari di rapporti di collaborazione coordinata e continuativa sono ammesse in deduzione per un ammontare giornaliero non superiore ad euro 180,76; il predetto limite e’ elevato ad euro 258,23 per le trasferte all’estero. […]

In sintesi, per quanto riguarda il rimborso analitico delle spese di hotel e ristoranti, la S.r.l. si può dedurre il costo fino ad un massimo di euro 180,76 al giorno (l’Iva dovrebbe essere interamente detraibile, ma il costo ha dei limiti).

Questo per te significa che, se l’amministratore va fuori presso ristoranti oppure hotel di lusso (esempio i ristoranti stellati), può benissimo richiedere il rimborso analitico e non pagarci le imposte sul suo compenso, ma è anche vero che la S.r.l. pagherà il 28% di imposte (Ires 24% e Irap 4%).

In un certo senso, deduci il costo solo a metà, perché dovrai pagare solo le imposte della S.r.l. e non quelle sulla busta paga dell’amministratore.

 

Limiti rimborso forfettario

Iniziamo analizzando i limiti, per l’amministratore e per la S.r.l., nel momento in cui utilizzano i rimborsi forfettari.

Prima analizziamo i limiti fiscali in capo all’amministratore della S.r.l. e, successivamente, i limiti fiscali in capo alla S.r.l. .

 

Limite di tassazione del rimborso forfettario in capo all’amministratore della S.r.l.

Art. 51 Tuir Determinazione del reddito di lavoro dipendente […] 5. Le indennità percepite per le trasferte o le missioni fuori del territorio comunale concorrono a formare il reddito per la parte eccedente lire 90.000 al giorno, elevate a lire 150.000 per le trasferte all’estero, al netto delle spese di viaggio e di trasporto; in caso di rimborso delle spese di alloggio, ovvero di quelle di vitto, o di alloggio o vitto fornito gratuitamente il limite è ridotto di un terzo. Il limite è ridotto di due terzi in caso di rimborso sia delle spese di alloggio che di quelle di vitto. […]

In sintesi, il rimborso forfettario “pieno” è di euro 46,48, ma questo deve essere diminuito di 1/3 oppure di 2/3 nel caso ti fai rimborsare analiticamente le spese di hotel e/o ristorante.

Mi spiego meglio.

Se l’amministratore della S.r.l. si fa rimborsare analiticamente dalla società le spese di hotel o ristorante (o una o l’altra), allora il rimborso forfettario viene diminuito di 1/3 e diventa di euro 30,98.

Se l’amministratore della S.r.l. si fa rimborsare analiticamente dalla società le spese di hotel e di ristorante allora il rimborso forfettario viene diminuito di 2/3 e diventa di euro 15,29.

La S.r.l. può erogare una diaria superiore all’importo di euro 46,48 all’amministratore ma, poi, questo lo dovrà dichiarare come un normale compenso e, su questo, andrà a pagare le imposte ed i contributi.

Dove risiede il limite fiscale per rimborso forfettario?

L’amministratore della S.r.l. può ricevere qualsiasi importo a titolo di indennità forfettaria (chiamata anche “diaria”), ma questo è esente tributi solo fino all’importo di euro 46,48.

 

Limite di deducibilità in capo alla S.r.l. del rimborso forfettario

Art. 95 Tuir Spese per prestazioni di lavoro […] 3. Le spese di vitto e alloggio sostenute per le trasferte effettuate fuori dal territorio comunale dai lavoratori dipendenti e dai titolari di rapporti di collaborazione coordinata e continuativa sono ammesse in deduzione per un ammontare giornaliero non superiore ad euro 180,76; il predetto limite e’ elevato ad euro 258,23 per le trasferte all’estero. […]

Ho riportato il comma 3 dell’articolo 95 del Tuir visto in precedenza per il rimborso analitico.

Nel caso in cui l’amministratore si fa rimborsare le spese di vitto e alloggio, di sicuro il rimborso forfettario a lui attribuibile è diminuito di 1/3 oppure di 2/3.

Ma oltre a questo c’è sempre il limite di deducibilità del costo dell’hotel e ristoranti di euro 180,76 al giorno.

In sostanza il limite per la deducibilità della S.r.l., che devi avere in mente quando utilizzi il rimborso forfettario, è sempre lo stesso del rimborso analitico, ma anche con l’aggiunta del fatto che il rimborso forfettario da erogare all’amministratore è diminuito di 1/3 o di 2/3.

 

Limiti rimborso chilometrico

Iniziamo analizzando i limiti, per l’amministratore e per la S.r.l., nel momento in cui utilizzano i rimborsi chilometrici.

Prima analizziamo i limiti fiscali in capo all’amministratore della S.r.l. e, successivamente, i limiti fiscali in capo alla S.r.l. .

 

Limite di tassazione del rimborso chilometrico in capo all’amministratore della S.r.l.

RISOLUZIONE N. 92/E Roma, 30 ottobre 2015 […] Per quanto concerne il regime fiscale da applicare ai rimborsi spese corrisposti sotto forma di indennità chilometrica, si conferma quanto più volte affermato al riguardo dalla scrivente (cfr. circolare n. 326/E del 1997 e risoluzioni n. 54/E del 1999, n. 191/E del 2000, n. 232/E del 2002 e n. 53/E del 2009). Con i documenti di prassi citati, l’Amministrazione finanziaria ha chiarito che i rimborsi chilometrici erogati per l’espletamento della prestazione lavorativa in un comune diverso da quello in cui è situata la sede di lavoro, sono esenti da imposizione, sempreché, in sede di liquidazione, l’ammontare dell’indennità sia calcolato in base alle tabelle ACI, avuto riguardo alla percorrenza, al tipo di automezzo usato dal dipendente e al costo chilometrico ricostruito secondo il tipo di autovettura. Detti elementi dovranno risultare dalla documentazione interna conservata dal datore di lavoro.

In sintesi, quando l’amministratore della S.r.l. ricevere i rimborsi chilometrici dalla S.r.l., questi sono esenti imposte ed esenti contributi a condizione che rimangono all’interno del rimborso chilometrico unitario calcolato dalle tabelle ACI.

Questo in quanto la S.r.l. può benissimo erogare dei rimborsi chilometrici superiori a quanto indicato dalle tabelle ACI.

In sostanza, la S.r.l. può erogare qualsiasi valore all’amministratore a titolo di rimborso chilometrico, ma per la parte di rimborso che è superiore a quanto stabilito dalle tabelle ACI, viene considerato alla stregua di un normale compenso da amministratore e, quindi, è assoggettato ad imposte e contributi; mentre, la parte di rimborso chilometrico che rimane dentro all’importo delle tabelle ACI, non è soggetto a tassazione in capo all’amministratore della società.

 

Limite di deducibilità in capo alla S.r.l. del rimborso chilometrico

Art. 95 Tuir Spese per prestazioni di lavoro […] 3. […]. Se il dipendente o il titolare dei predetti rapporti sia stato autorizzato ad utilizzare un autoveicolo di sua proprieta’ ovvero noleggiato al fine di essere utilizzato per una specifica trasferta, la spesa deducibile e’ limitata, rispettivamente, al costo di percorrenza o alle tariffe di noleggio relative ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali, ovvero 20 se con motore diesel.

In sintesi, la S.r.l. può scaricarsi il costo del rimborso chilometrico, ma questo lo può fare entro il limite dei 17 cavalli fiscali con un motore a benzina e con il limite di 20 cavalli fiscali con un motore diesel.

Se l’amministratore della S.r.l. dovesse fare una trasferta con la propria auto a benzina, potrebbe benissimo ricevere il rimborso chilometrico pari all’importo indicato dalle tabelle ACI senza pagare né imposte né contributi. Solo che, la S.r.l. si può scaricare il costo in contabilità fino ad un massimo di cilindrata dell’auto pari a 1.643,30 centimetri cubi.

In sostanza, l’amministratore della S.r.l. può fare, benissimo, le trasferte aziendali con una Ferrari, prendersi i propri rimborsi chilometrici senza pagare tributi, ma la S.r.l. si scarica il costo solo nel limite di una macchina a benzina più “umile” di 1.643,30 centimetri cubi.

Lo stesso vale se l’amministratore della S.r.l. fa una trasferta con una macchina a diesel. Questo può prendere tutti i rimborsi spese che vuole, entro il limite delle tabelle ACI, senza pagare tributi, ma la S.r.l. può scaricarsi i costi solo entro il limite di una macchina di cilindrata di 2.080,10 centimetri cubi.

 

Conclusioni

Grazie a questo articolo, ora conosci quali sono i limiti fiscali dei rimborsi spese dell’amministratore a cui devi prestare attenzione per migliorare l’efficacia fiscale della S.r.l.

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In tutti i casi in cui hai un’attività imprenditoriale, sappi che scegliere di utilizzare una S.r.l. può offrirti maggiori possibilità di pianificazione fiscale, protezione patrimoniale e organizzazione strategica rispetto ad altre forme giuridiche.

La normativa italiana prevede specifici strumenti di risparmio fiscale applicabili alle S.r.l., e in certi scenari, se ben gestiti, questi strumenti possono contribuire a contenere il carico tributario in modo significativo.

In molti casi, un’impresa individuale può trovarsi a sostenere un carico tributario complessivo piuttosto elevato, considerando imposte dirette, contributi previdenziali e addizionali locali.

Al contrario, una S.r.l. ben strutturata e gestita con attenzione può beneficiare di un’imposizione più contenuta, grazie all’uso combinato di strumenti di pianificazione fiscale previsti dalla normativa.

Naturalmente, ogni situazione va valutata in base a variabili come utile, liquidità, struttura dei compensi, regime fiscale adottato e obiettivi imprenditoriali.

La Contabilità Controllata, ad esempio, è un metodo operativo che permette di monitorare con continuità i numeri della tua S.r.l., aiutandoti a individuare margini di ottimizzazione e a gestire con consapevolezza le decisioni economiche e fiscali.

Non si tratta di una formula magica, ma di un approccio basato sull’analisi dei dati e sulla coerenza delle scelte imprenditoriali.

Se stai valutando soluzioni per la gestione fiscale di una S.r.l., ricorda che le scelte più efficaci dipendono da variabili specifiche: dimensioni aziendali, utili, liquidità, regime fiscale e obiettivi di lungo periodo.

La normativa offre strumenti di ottimizzazione previsti dalla legge, ma la loro applicazione va sempre calibrata sulla tua situazione.

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