Quale parametro utilizzare per scaricare la vacanza come trasferta di lavoro della S.r.l.?

Questa settimana ti do il benvenuto in un articolo che è riservato agli imprenditori e alle imprenditrici sempre sul pezzo, quelli/quelle che non rinunciano alle ferie ma, nel frattempo, non perdono l’occasione di inseguire il business anche durante le vacanze.

Uno dei compiti più ardui, per un ricercatore fiscale, è trovare il rispetto della norma là dove tutto fa pensare che uno strumento di efficacia fiscale venga usato in modo improprio, per evadere il fisco.

E, altrettanto arduo è farlo senza ricorrere a interpretazioni border line, sul filo del rasoio, come capita faccia chi scrive in cerca di click.

Questa settimana è il turno delle trasferte di lavoro durante le meritate vacanze.

Prima di immergerti nella lettura di questo articolo, un piccolo inciso promozionale.

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Ora sei pronto a scoprire come dedurre regolarmente il costo di una vacanza?

Bando alle ciance and let’s go…

Punto di partenza: l’importanza degli elementi giustificativi

Oggi voglio analizzare, con te, una soluzione fiscale che ho trovato insieme a una mia cliente, un po’ per caso.

Alla base di questo ragionamento c’è un importante meccanismo che devi tenere presente, ovvero quello di avere degli elementi di prova da fornire all’Agenzia delle Entrate.

Mi spiego meglio.

Alcuni strumenti di risparmio fiscale non richiedono che tu fornisca elementi di prova.

Ma ce ne sono altri per i quali, una volta utilizzati, sei obbligato a fornire degli elementi di prova, e devi, inoltre, avere degli elementi giustificativi che potranno essere a tuo vantaggio, in caso di accertamento da parte dell’Agenzia delle Entrate.

Devi stare molto attento all’operato dell’amministrazione finanziaria perché, se non hai questi elementi di prova, non solo si riprende tutto quello che hai guadagnato, ma, oltre alle imposte, ti trovi con delle sanzioni.

 

La domanda della cliente: “trascorrerò una settimana di ferie a Firenze ma, durante la vacanza, dovrò dedicare del tempo al mio lavoro. Posso scaricare i costi della mia vacanza in maniera legale?”

È importante considerare il fatto che gli strumenti di efficienza fiscale vanno contestualizzati.

Cosa intendo?

Ti porto un esempio, facendo riferimento ad una mia cliente imprenditrice che lavora nell’ambito immobiliare.

Questo settore ha tante sfaccettature, ha tante tipologie di attività.

La mia cliente si occupa di acquisto, di vendita e di ristrutturazione di immobili o interi complessi immobiliari.

Essendo una professionista molto esperta nel suo settore, non lavora solo in una provincia, ma in tutta Italia e, addirittura, all’estero.

La domanda che mi ha rivolto è questa: trascorrerò una settimana di ferie a Firenze ma, durante la vacanza, dovrò dedicare del tempo al mio lavoro. Posso scaricare i costi della mia vacanza in maniera legale?

Costi intesi come non solo affitto della stanza dell’hotel o della casa, ma anche come rimborso chilometrico e forfettario, essendo lei amministratrice della sua S.r.l. .

L’obiettivo di noi imprenditori è quello di dire sempre la verità, ma non solo, dobbiamo anche avere elementi di prova.

Quindi, io e la mia cliente, siamo arrivati alla conclusione che, in determinati giorni, lei potrà avere dei benefici fiscali perché può avere degli elementi di prova a suo favore (come, ad esempio, andare a visionare gli immobili, oppure andare a parlare con le varie agenzie immobiliari locali).

Quindi, nell’ambito della sua vacanza, una parte del tempo sarà dedicato al lavoro ed una parte alla vacanza vera.

 

Occorre, però, comprendere come l’imprenditrice potrà scaricare i costi della trasferta

I costi principali che potrà scaricare rientrano in tre grandi categorie, che ti elencherò ora.

Il rimborso chilometrico, perché se andrà a Firenze anche per motivo di lavoro potrà chiedere questo rimborso.

Ovviamente, siccome non andrà soltanto per motivi lavorativi, ma anche per una vacanza, il rimborso chilometrico, a mio parere, non potrà essere completamente deducibile.

In generale l’imprenditrice potrà scaricare il costo in una percentuale pari ai giorni che dedica al lavoro paragonato ai giorni totali che sta in trasferta.

Poi c’è il discorso dell’affitto della casa.

Se lei alloggerà in una casa ed utilizzerà una parte del tempo per motivo di lavoro, potrà dedurre il costo soltanto in una percentuale pari al tempo dedicato ai fini aziendali.

Effettuando una trasferta fuori dal proprio Comune, avrebbe diritto anche al rimborso forfettario visto che ha un compenso di amministratrice.

Come potrà dimostrare che questo costo potrà essere effettivamente scaricato nella contabilità della S.r.l.?

Lei dovrà dimostrare in quali giorni effettuerà una determinata tratta per motivi lavorativi e quando, invece, si tratterà di vacanza.

Esiste un principio generale  che prevede che, se tra i costi che sostieni una parte può essere ricondotta a motivi aziendali, questa parte è deducibile dalla contabilità della S.r.l. .

E, questa cosa è chiara.

Invece, se una parte di un costo aziendale che sostieni, lo sostieni per un motivo personale che non ha nulla a che fare con l’attività aziendale, quel costo è indeducibile in capo alla S.r.l., mentre il socio dovrà aumentare il proprio reddito persone pari alla spesa utilizzata ai fini personali indeducibile in capo alla società.

Detto in un altro modo: se tu, socio, hai fatto pagare una spesa personale alla S.r.l., dovresti dichiarare un maggior reddito, questo perché hai pagato con i soldi della società, perché ne hai fatto un uso personale e non per fini aziendali.

Come dimostrare quali giorni della vacanza sono dedicati al lavoro della S.r.l.?

Ricapitolando: problema della mia cliente è che lei farà una vacanza, ma la metà dei giorni saranno dedicati al lavoro e l’altra metà per svago.

A mio parere, visto che un imprenditore lavora ogni giorno perché non smette mai di pensare al proprio business, tutti i costi sostenuti per la vacanza potrebbero essere deducibili.

In generale è sempre meglio dichiarare la verità ed avere gli opportuni elementi di prova e dimostrare in quali giorni lei svolge effettivamente un lavoro aziendale, quindi, il consiglio che ho dato alla mia cliente è questo.

Visto che nello svolgere la sua attività farà degli incontri direttamente con le agenzie immobiliari, avrà delle e-mail che invierà o dei messaggi per stabilire gli appuntamenti.

Pertanto, gli ho consigliato di considerare validi i costi in dei giorni di lavoro in cui potrà dimostrare di aver avuto incontri con queste agenzie.

Nei giorni, invece, in cui non avrà alcun elemento di prova, cioè i giorni dedicati alla vacanza, il costo delle spese sostenuto dalla S.r.l. competenza sarà indeducibile.

Per esempio, nei giorni in cui andrà a veder un immobile, le ho consigliato, al fine di dimostrare che era lì per un motivo specifico di lavoro, di fare delle foto in modo da poter mostrare in un futuro alla all’Agenzia delle Entrate, qualora le venisse richiesta una giustificazione che, quello spostamento era una tratta fatta effettivamente per motivi lavorativi, ossia per visionare un immobile in offerta o all’asta.

Quando ti trovi nelle situazioni in cui devi suddividere i costi di una trasferta in parte per motivi di lavoro e in parte per motivi di svago, ti consiglio, se ne hai la possibilità, di conservare le e-mail inerenti al lavoro che hai svolto in questi specifici giorni, da utilizzare per dimostrare la tua onestà, che hai diritto ad una trasferta ed eventualmente al rimborso forfettario.

In questo modo, per i giorni dedicati a svolgere il tuo lavoro, puoi dedurre il costo pro quota dell’affitto della casa, dell’hotel e degli altri costi aziendali.

Questo è un meccanismo che va bene sia per il rimborso forfettario, sia per determinare quanta percentuale di costo è deducibile per quello che riguarda l’affitto o le altre spese che sono da “spalmare” su tutto il periodo in cui fa la vacanza.

 

La soluzione fiscale per il rimborso chilometrico

Per le spese riferite al rimborso chilometrico come la benzina, io direi di considerare una percentuale che è determinata in base ai giorni di lavoro rispetto ai giorni complessivi della vacanza.

Quindi, se individui i giorni di lavoro e li trasformi in percentuale rispetto ai giorni totali di tutta quanta la trasferta, se chiedi il rimborso o fai degli acquisti, come la benzina, o sostieni altri costi, utilizzi una percentuale di deducibilità di questi costi, in funzione dell’utilizzo aziendale fatto in quella trasferta.

In questo modo applichi correttamente il principio di costo deducibile, perché tu scarichi il costo del rimborso chilometrico in funzione dell’uso aziendale che hai fatto in quella trasferta.

Semplificando il concetto il meccanismo è questo: se dovessi mai chiedere il rimborso chilometrico alla tua S.r.l. per una trasferta che fai per motivi per metà aziendali e per metà di svago o personali, il rimborso chilometrico lo potresti scaricare per la metà, perché quella tratta che tu faresti sarebbe solo per metà per fini aziendali.

Questo, in qualche modo, vale anche per tutti gli altri strumenti di risparmio fiscale in cui devi dimostrare che fai una trasferta aziendale in uno specifico luogo.

Infatti, il costo dell’affitto che sostieni quel giorno, ed eventualmente i pasti al ristorante, ecc., potenzialmente sono deducibili, ma devi sempre avere un elemento di prova.

Posso capire che sia facile per l’Agenzia delle Entrate poter contestare i giorni in cui eri in vacanza, però la regola principale di buona norma con il fisco è quella  di comportarsi dicendo la verità.

Dunque, se ti trovi nella situazione di prendere una casa in montagna o in spiaggia, e vai lì solo in parte per motivo di lavoro, se tu hai degli elementi di prova per dimostrare che lì hai svolto del lavoro, quel costo diventa deducibile.

Anche già il fatto che tu abbia inviato delle e-mail o dei messaggi a determinate persone che devi incontrare, ecco che, quella cosa, va ad attivare legalmente degli strumenti di risparmio fiscale, come ad esempio il rimborso forfettario e, in più, oltre a quelli, avrai una deducibilità maggiore dell’affitto e anche una deducibilità dei rimborsi chilometrici, semplicemente dimostrando solo tramite e-mail che hai effettuato un giorno di lavoro in trasferta.

Preciso che l’Agenzia delle Entrate ti potrà sempre contestare tutto, però, se fai questa tratta e dimostri che effettivamente hai lavorato, in trasferta, attraverso delle prove, sicuramente il tuo costo sarà deducibile ed hai una opportuna giustificazione a supporto.

Se, invece, lavori durante una vacanza e non hai e-mail o messaggi e, quindi, non puoi dimostrare di aver fatto dei meeting o fatto incontri con potenziali clienti, potenziali fornitori o potenziali collaboratori, è difficile poter dimostrare la deducibilità regolare del costo della vacanza in capo alla S.r.l. .

Di conseguenza, secondo me, non è una cosa da fare se non hai elementi di prova a tuo vantaggio che ti consentano di dimostrare che quella specifica trasferta è servita allo svolgimento dell’attività della S.r.l. .

Conclusioni

Grazie a questo articolo ora sai cosa devi fare per poter avere degli elementi di prova a tuo vantaggio per dedurre il costo delle spese nella S.r.l. sostenute durante la trasferta che fai per una vacanza.

 

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