Ciao, ti do il benvenuto in questa nuova circolare del blog di Efficacia Fiscale.

Questa settimana parleremo di un aspetto molto importante per te che devi utilizzare una S.r.l. per svolgere il tuo business.

Infatti parleremo di tutto quello che devi sapere per poter gestire correttamente il rimborso delle trasferte dalla tua S.r.l..

Ti dico questo perché determinati rimborsi spese sono esente tasse e contributi.

Questo per te significa che se fai delle trasferte, puoi essere rimborsato e non pagare ulteriori tasse o contributi.

Inutile dirti che determinati rimborsi spese, per te potrebbero risultare come compenso in quanto ricevi più soldi di quelli che spendi.

Ma fai attenzione, perché è vero che i rimborsi spese possono essere esenti da tutto, ma devono essere erogati nel rispetto della legge e devi rispettare determinati requisiti.

Se non rispetti queste regole non ti verrà riconosciuto valido il rimborso spesa e quindi sarà assoggettato a tassazione fiscale e contributiva con conseguente aggravio di sanzioni e interessi.

Grazie alla mia esperienza con i clienti ho individuato, e quindi raccolto, tutta una serie di informazioni utili per gestire nel modo migliore le trasferte della loro S.r.l..

Informazioni che ho raccolto e raggruppato in una check list.

Appena avrai finito di leggere questa circolare saprai quello che devi fare per proteggere fiscalmente le tue trasferte e come trarne il maggior beneficio.

Se ti dimenticassi di utilizzarli, perderesti opportunità del risparmio fiscale. Per questo motivo devi subito conoscere queste regole.

Tutti sanno che in Italia il carico fiscale è alto.

Il livello delle tasse non è un parametro che puoi controllare.

Quello che puoi veramente controllare sono gli strumenti di risparmio fiscale che puoi applicare adesso dentro alla tua S.r.l..

Non pensare di fare questa cosa solo per tuo interesse personale.

Prima di tutto sappi che questo meccanismo vale anche per i dipendenti. Quindi è un modo per rimborsarli senza fargli pagare tasse e senza farti pagare i loro contributi.

Oltretutto, non è solo un modo per ottimizzare il carico fiscale, è un qualcosa che va oltre.

Questo perché più tasse riesci a risparmiare e più soldi hai per te, per far vivere al meglio il tuo coniuge, dare un futuro migliore ai tuoi figli e dimostrare ai terzi che sei riuscito a realizzare il successo imprenditoriale che ti meriti nonostante loro non credessero in te.

Quindi bando alle ciance e partiamo.

Prima di mostrarti la check list, facciamo una prima distinzione tra le diverse tipologie di rimborsi spese.

 

Quali tipologie di rimborsi spesa puoi utilizzare?

> il rimborso analitico: vengono rimborsate le spese in base ai documenti giustificativi mostrati dal dipendente/amministratore.

Esempio: se tu fossi amministratore di una società con sede a Torino e andassi a Milano spendendo euro 10 di autostrada a andando al ristorante pagando euro 20, potresti chiedere il rimborso alla società per euro 30.

 

> il rimborso forfettario: viene rimborsato un importo a forfait per ogni trasferta effettuata.

Esempio: se tu fossi amministratore con sede a Torino e andassi a Milano, tu potresti richiedere un rimborso fisso di euro 46,48 da inserire nella tua busta paga.

 

> il rimborso misto: in questo caso viene rimborsata una parte come rimborso forfettario e una parte come rimborso analitico.

Esempio: se tu fossi amministratore di una società con sede a Torino, dovessi andare a Milano e spendessi euro 20 al ristorante, tu potresti chiedere alla società il rimborso analitico di euro 20 e un rimborso forfettario di euro 46,48 diminuito di un terzo in quanto ti sei fatto rimborsare una parte delle spese in modo analitico (proseguendo con la lettura scoprirai il perché)

 

> rimborso chilometrico: se tu fossi amministratore di una società con sede a Torino e dovessi andare a Milano con la tua auto personale, potresti richiedere alla società un rimborso in base ai chilometri che hai percorso

Esempio: Quante volte utilizzi la tua macchina per un motivo collegato al tuo business?

Se tu avessi un’Alfa Mito 77 CV otterresti un rimborso chilometrico di euro 0,4622 (grazie alle tabelle Aci).

Questo significa che se tu dovessi fare 10 trasferte in un mese, su una distanza di 50 chilometri (solo andata), tu riceveresti 0,4622 x 50 x 2 x 10 = 462,20 euro esente tasse ed esente contributi. Che in un anno corrispondono a Euro 5.546,40.

Ora che conosci queste distinzioni, possiamo passare a considerare le cose a cui devi stare attento tutte le volte che devi fare una trasferta.

È una check list importante perché ti permette di essere certo di applicare il rimborso in modo sano, nel rispetto della legge, evitando conseguenze dannose con il fisco, come ad esempio il fatto di non avere il rimborso riconosciuto, quindi che questo sia tassato ai fini fiscali e ai fini contributivi con ulteriore aggravio di sanzioni e interessi.

 

Ecco la check list fiscale per avere una trasferta perfetta

1. Devi uscire dal comune ove è posta la sede della società.

Questa cosa, per quanto possa sembrare banale, è molto importante perché cambia totalmente il trattamento fiscale.

Infatti se la trasferta fosse fatta fuori dal comune della sede della società, allora sarebbe esente tasse e contributi.

Se così non fosse, ossia la trasferta fosse fatta dentro il comune, il rimborso erogato al dipendente/amministratore, dovrebbe essere tassato in capo alla società.

L’unico consiglio che ti posso dare qui è quello di verificare, nel caso, eventuali distanze minime dal comune ove è posta la sede della società, per essere considerata trasferta, previste dal contratto collettivo di riferimento oppure dal regolamento aziendale.

Esempio: se la sede della tua S.r.l. fosse a Padova e dovessi andare a Brescia per incontrare un potenziale cliente, allora potresti ricevere il rimborso spese senza che questo sia tassato in capo al socio.

Esempio: se la sede della tua S.r.l. Fosse a Padova e andassi a trovare un potenziale cliente sempre a Padova, allora il rimborso che riceverebbe il dipendente/collaboratori sarebbe tassato in capo allo stesso.

2. Compila la lettera di incarico.

Per poter riconoscere valida la trasferta, ci vuole un’autorizzazione, che è chiamata lettera d’incarico.

La lettera di incarico è praticamente un’autorizzazione formale ad effettuare una trasferta da parte dal consiglio di amministrazione.

Se hai possibilità applica la data certa, anche tramite pec.

In questo modo hai uno strumento in più come difesa per dimostrare che hai fatto una trasferta vera.

Esempio: se un dipendente deve fare una trasferta, questo significa che c’è una esigenza di natura aziendale.

Per questo motivo bisogna che il consiglio di amministrazione dia l’autorizzazione.

Nel caso in cui sia l’amministratore ad effettuare la trasferta, allora meglio far firmare l’autorizzazione al socio/assemblea dei soci.

In tutti i casi, ove puoi, attribuisci la data certa tramite pec.

Sicuramente dà la parvenza di una cosa organizzata al meglio ed è un punto a tuo favore in caso di dimostrazione della trasferta.

3. Ricordati che la trasferta un trasferimento temporaneo, per motivi aziendali, fuori dalla sede abitudinaria del tuo lavoro.

Quindi ci sono 3 possibili sedi che puoi prendere a riferimento per fare una trasferta:

  • la sede della società, che è la cosa che va in automatico.
  • una unità secondaria della società, deve essere specificato nella lettera di incarico. Può capitare che un dipendente sia assegnato ad una sede secondaria, invece che presso la sede principale.
  • la sede dell’amministratore. Deve essere stabilito nella lettera d’incarico.

Queste 3 opzioni sono importanti in quanto influenzano la possibilità di ottenere un rimborso spese.

Esempio: se io fossi residente a Rimini e la S.r.l avesse la sede principale a Cesena ed una secondaria a Pesaro, nell’atto di nomina e in funzione della tipologia di lavoro che svolgi, puoi utilizzare come sede abituale di lavoro una tra Rimini, Cesena e Pesaro.

Ciò influenza la possibilità di richiedere i rimborsi esente tasse e contributi.

4. Il rimborso forfettario varia nel caso in cui venga utilizzato anche il rimborso analitico per le spese di vitto e alloggio.

Se richiedi il rimborso analitico per il vitto, allora il rimborso forfettario deve essere diminuito di 1/3, se richiedi il rimborso analitico anche per l’alloggio il rimborso forfettario verrà diminuito di 2/3.

Esempio: se tu dovessi fare una trasferta da Torino a Milano potresti richiedere il rimborso forfettario di euro 46,48.

Se per quella trasferta richiedessi il rimborso dell’autostrada avresti diritto ugualmente al rimborso forfettario pieno.

Se durante la trasferta, ti fai rimborsare in modo analitico la spesa del ristorante, allora riduci il rimborso forfettario di 1/3.

Se durante la trasferta ti dovessi far rimborsare l’hotel, allora ridurresti il rimborso forfettario di 1/3.

Se durante la trasferta dovessi farti rimborsare le spese dell’hotel e del ristorante, allora dovresti diminuire il rimborso forfettario di 2/3.

5. Non puoi cambiare ogni giorno regime di rimborso forfettario/misto, meglio essere costanti.

Mi spiego meglio.

Nell’ambito di una trasferta consiglio di utilizzare tutti i giorni la stessa tipologia di rimborso spese, analitico, forfettario o misto.

Esempio: se devi fare una trasferta di più giorni, ti consiglio di utilizzare la stessa tipologia di rimborso spesa per ogni singolo giorno.

6. Ricordati il prospetto di fine mese.

L’amministratore/dipendente, per poter ricevere il rimborso della trasferta dalla S.r.l., deve compilare un prospetto riepilogativo in cui inserire i seguenti dati: luogo di partenza, luogo di destinazione, km percorsi, elenco spese analitiche da rimborsare, eventuale diritti del rimborso forfettario e importo, costo chilometrico (dalle tabelle Aci), importo del rimborso chilometrico da richiedere e motivo della trasferta.

Il prospetto deve essere firmato dal soggetto che compie la trasferta (dipendente/amministratore).

Di questo aspetto ne ho già parlato tempo fa in una precedente circolare.

Se vuoi maggiori informazioni puoi ricercare la precedente circolare.

Esempio: Alla fine del mese, se tu volessi ricevere il rimborso chilometrico o forfettario dovresti compilare un prospetto in cui elenchi le trasferte e gli importi che tu devi ricevere a titolo di rimborso, la tipologia di rimborso e quindi firmarlo.

Se non lo facessi, prenderesti dei soldi senza diritto e in caso di accertamento potresti non aver riconosciuto il bonus fiscale con conseguente tassazione, pagamento Inps e aggravio di sanzioni e interessi.

7. La trasferta, per essere erogata, ovviamente deve essere vera.

Ricordati, quindi, di dimostrare di essere andato direttamente nel posto di destinazione che indichi nel prospetto.

I clienti spesso mi chiedono, ok, ma come posso dimostrare di aver fatto la trasferta?

Anche questo aspetto l’ho descritto in una precedente circolare.

In realtà non esistono elenchi prestabiliti dalla legge per poter dimostrare che eri in quel luogo, ma, a titolo esemplificativo puoi utilizzare:

– Biglietto autostrada;

– Email di accordo con il cliente per luogo e data;

– Contratto in cui si prevedono determinati incontri;

– Accordo su Whatsapp o messaggistica varia;

– Spesa che hai effettuato in quello specifico luogo, fattura o scontrino;

– Nel caso in cui non avessi nulla di tutto questo, puoi utilizzare la tecnica di scrivere una email al termine dell’incontro in cui riepiloghi i punti principali che hai trattato con il cliente.

Esempio: se tu dovessi fare una trasferta in un specifico luogo, avresti sicuramente un accordo scritto da qualche parte oppure avresti sostenuto delle spese per fare lo spostamento.

Questi elementi ti permetterebbero di dimostrare la tua presenta in un luogo diverso dalla sede di lavoro.

Nei casi in cui tu non avessi questa opportunità, come ultima spiaggia, appena fatto la trasferta, potresti inviate una email alla controparte per riepilogare il contenuto dell’incontro e gestire una possibile intesa di accordo.

8. Ricordati che il rimborso di qualche spesa è cumulabile.

Per esempio, il rimborso spese viaggio, come autostrada, taxi, parcheggio, rimborso chilometrico, sono compatibili con il rimborso forfettario e non lo diminuiscono.

Esempio: se tu dovessi fare una trasferta, potresti richiedere il rimborso forfettario, il rimborso chilometrico, il rimborso delle spese dell’autostrada senza diminuire il rimborso forfettario.

9. Senza busta paga puoi ricevere solo il chilometrico e quello analitico.

Nel caso in cui tu avessi anche una busta paga hai diritto a quello forfettario.

Esempio: se tu fossi un amministratore senza ricevere compenso, non avresti una busta paga.

Quindi non potresti ottenere il rimborso forfettario ma solo il rimborso chilometrico ed il rimborso analitico.

10. La trasferta deve essere temporanea, questo significa che ci sono dei limiti annuali.

Il Ministero ha affrontato il problema della durata massima della trasferta, stabilendo che: La missione continuativa, in una stessa località, non può mai superare i 240 giorni. Superati questi limiti si perdono i benefici fiscali.

Esempio: se tu fossi in trasferta per 241 giorni continuativi all’anno, non potresti più beneficiare degli sgravi fiscali del rimborso forfettario, analitico e chilometrico.

11. L’indennità di trasferta deve essere obbligatoriamente corrisposta per tutte le giornate di durata della missione, comprese festività, domeniche e giornate di assenza per malattia.

Esempio: se l’amministratore partisse per una trasferta il venerdì e tornasse il lunedì, avrebbe diritto a ricevere il rimborso forfettario anche nei giorni di sabato e domenica.

12. Il rimborso chilometrico lo puoi recuperare anche alla fine dell’anno, se te lo dimentichi.

Questo significa che mentre il tuo commercialista sta chiudendo il bilancio, durante l’anno successivo, puoi ancora inserire i rimborsi chilometrici se ti sei dimenticato di comunicarli.

Esempio: se a marzo 2020 ti accorgessi di esserti dimenticato di inserire nel bilancio il costo di un rimborso analitico, chilometrico di una trasferta fatta nel 2019 li potresti ancora aggiungere.

13. Il rimborso forfettario non lo potresti recuperare.

O per lo meno, il tuo consulente dovrebbe rifarti le buste paga e chi ti tiene la contabilità dovrebbe aggiornare il costo.

Questo risulterebbe molto complicato e quindi poco praticabile.

Ciò significa che se in un mese ti dimentichi di inserire il rimborso forfettario in una busta paga, non puoi richiederlo il mese successivo.

Esempio: se a marzo 2020 ti accorgessi di esserti dimenticato di inserire nel bilancio il costo di un rimborso forfettario del 2019, non potresti più inserirlo. Praticamente lo avresti perso.

14. Il rimborso chilometrico potrebbe apparirti più alto rispetto alla spesa della benzina.

Questo perché nel calcolo del costo chilometrico effettuato dall’Aci, non si considera solo il costo del carburante, ma anche quello della manutenzione ordinaria, straordinaria, quota parte di assicurazione, di bollo ed una maggiorazione a titolo di “ammortamento”.

Il tutto comporta che, apparentemente, il rimborso chilometrico possa apparire conveniente rispetto il solo prezzo del carburante.

Esempio: riprendiamo l’esempio visto in precedenza per il calcolo del rimborso chilometrico.Se tu avessi un’Alfa Mito 77 CV otterresti un rimborso chilometrico di euro 0,4622 (grazie alle tabelle Aci).

Questo significa che se tu dovessi fare 10 trasferte in un mese, su una distanza di 50 chilometri (solo andata), tu riceveresti 0,4622 x 50 x 2 x 10 = 462,20 euro esente tasse ed esente contributi. Che in un anno corrispondono a Euro 5.546,40.

Adesso paragoniamo il rimborso di Euro 5.546,40 con il costo della benzina per gli stessi chilometri percorsi.

In totale i chilometri percorsi nello stesso mese sono 1.000, facendo scaturire un rimborso chilometrico di Euro 462,20.

Ipotizziamo di fare 10 chilometri con un litro e il costo di Euro 2 per ogni litro di benzina.

Calcoliamo i litri di benzina utilizzati: 1.000 / 10 = 100 litri di benzina al mese

Calcoliamo il costo mensile per l’acquisto della benzina: 100 x 2 = Euro 200,00

Come puoi notare, se tu acquistassi la benzina ti costerebbe euro 200,00, a fronte di un rimborso chilometrico di Euro 462,20.

15. Ti conviene utilizzare il rimborso forfettario nel momento in cui le spese reali che fai per il vitto e alloggio della trasferta sono inferiori ad € 15,00. 

Esempio: le spese sostenute per il vitto o l’alloggio durante una trasferta sono superiori ad € 15,00 (circa 1/3 di € 46,48).

In questo caso sarebbe più conveniente richiedere il rimborso analitico e diminuire il rimborso forfettario di 1/3° di 2/3 (se ti fai rimborsare solo il vitto o alloggio allora il rimborso forfettario deve diminuire di 1/3. Se ti fai rimborsare il vitto e alloggio, allora devi diminuire il rimborso forfettario di 2/3).

 16. Ricordati che per le trasferte all’estero il rimborso forfettario aumenta.

Una trasferta in Italia è rimborsata per euro 46,48, mentre la trasferta all’estero è di euro 77,47.

Esempio: se dovessi fare una trasferta da Varese a Milano il rimborso forfettario sarebbe di euro 46,48.

Se, invece, dovessi fare una trasferta da Varese a Lugano, il rimborso forfettario sarebbe di euro 77,47.

 17. I rimborsi di vitto e alloggio fatti all’interno del comune sono da tassare in capo ai dipendenti o dai soci.

Esempio: se la tua S.r.l. Avesse la sede a Roma e andassi da un potenziale cliente a Roma, potresti benissimo chiedere il rimborso delle spese sostenute, ma dovresti poi inserire questo rimborso erogato come aumento del compenso dell’amministratore da tassare nella sua busta paga.

Quindi questo sarebbe soggetto al pagamento delle tasse e dei contributi.

18. Anche il socio lavoratore può chiedere il rimborso chilometrico e analitico.

Il rimborso forfettario può essere richiesto solo se ha una busta paga.

Esempio: non solo il dipendente o l’amministratore possono chiedere il rimborso delle spese per la trasferta.

Anche i soci lavoratori possono chiedere il rimborso analitico e chilometrico delle spese sostenute.

Il rimborso forfettario lo potrebbero richiedere solo se avessero una busta paga.

Ma poi il socio deve essere veramente un dipendente.

Conclusioni

La S.r.l. non è sempre la panacea a tutti i mali, ma sicuramente ti permette di avere maggiori strumenti di risparmio fiscale se è adeguatamente gestita.

Grazie a questa circolare, ora conosci come proteggere fiscalmente le tue trasferte, quando utilizzarle al meglio e quando trarne il maggior beneficio fiscale.

Sappi che se tu volessi veramente dormire sonni tranquilli, proteggere il tuo patrimonio personale, tutelare la tua famiglia o il tuo futuro, la soluzione migliore risiede nell’utilizzare una S.r.l..

Ma non basta.

Infatti devi anche verificare di: produrre utili in abbondanza, avere sempre la liquidità necessaria per far funzionare l’azienda e utilizzare strumenti di pianificazione fiscale per ridurre la tassazione della S.r.l..

Ma stai attento, perché con una S.r.l. (come anche con una ditta individuale), rischi di pagare più del 64% in tasse e contributi.

Mentre, dal lato opposto, con la S.r.l., le tasse minime che puoi pagare sono del 28%.

Tra il 64% di tassazione e il 28%, ci sono vari strumenti di pianificazione fiscale che puoi utilizzare.

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2 thoughts on “Il segreto di una trasferta perfetta, nella tua S.r.l., è custodito in questa check list”

  1. Ciao, complimenti per l’esaustività dell’articolo con tanto di esempi.

    Avrei una domanda.

    Noi abbiamo una SRL in un piccolo comune e ci capita spesso di fare recarci per motivi aziendali in un comune a 5km dalla sede operativa.

    Posso io amministratore con busta paga richiedere il rimborso forfettario anche se la distanza percorsa al di fuori del comune della sede della Srl è di pochi km?

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