Ciao,

ti do il benvenuto in questa nuova circolare del blog di Efficacia Fiscale.

Questa settimana parleremo di un aspetto molto importante per te che stai pensando di utilizzare i rimborsi spese nella tua S.r.l. nel caso in cui tu sia un socio o un amministratore senza compenso.

Per quale motivo è di vitale importanza gestire in modo efficace i rimborsi spese?

Perché ti permettono di avere delle somme nel tuo conto corrente esente imposte e contributi.

Ma attenzione, devi farlo rispettando la legge.

Non devono essere uno strumento per prendere un compenso o utili evitando di pagare le imposte o i contributi.

Appena avrai finito di leggere questa circolare conoscerai quando utilizzare i rimborsi spese nel caso in cui tu sia socio e amministratore senza busta paga nel rispetto della legge.

Ti dico questo perché devi stare attento ad utilizzarli correttamente. Non sempre si possono utilizzare tutte e 3 le tipologie di rimborsi spese insieme.

Se i rimborsi venissero gestiti in maniera impropria l’Agenzia delle entrate potrebbe non riconoscerli validi e, pertanto, saresti soggetto non solo al versamento delle imposte non pagate ma anche a sanzioni ed interessi.

Quando sei un socio o amministratore senza compenso non puoi utilizzare tutte le tipologie di rimborso spese.

Può capitare che la S.r.l., soprattutto nei primi periodi di vita, non abbia abbastanza utili per poter concedere all’amministratore un compenso minimo.

In questo caso l’amministratore non ha diritto a tutte le tipologie di rimborsi spesa, ma solo ad alcune.

Nel caso in cui l’amministratore ed il socio lavoratore percepissero un compenso allora potrebbero beneficiare di ulteriori tipologie di rimborsi con conseguenti benefici fiscali.

Distinguere queste due situazioni ti permette di migliorare l’efficacia fiscale della tua S.r.l..

Avere una gestione fiscale efficace della propria S.r.l. è una tua responsabilità.

Potrai ottenere il massimo beneficio fiscale soltanto iniziando subito a mettere in pratica gli strumenti a tua disposizione. In questo modo potrai vedere i risultati  già dalla prossima dichiarazione dei redditi.

Subito dopo aver terminato la lettura di questa circolare, sarai in grado di utilizzare tutti i rimborsi spesa nel modo giusto, nel momento giusto, nella quantità giusta e nel totale rispetto della legge, con o senza busta paga dell’amministratore o del socio.

Risparmiare le imposte, per te significa avere più soldi, che puoi spendere per migliorare quello che già possiedi.

Con questo non intendo dire che tutti i soldi risparmiati te li spendi in sesso, droga e rock and roll.

Risparmiare sul carico fiscale per te significa avere più denaro.

Soldi che puoi spendere per ricapitalizzare la tua S.r.l. per acquistare nuove attrezzature, acquisire nuovi collaboratori per rendere un servizio migliore, dare maggiori incentivi ai venditori per incrementare l’utile, permetterti di eliminare i clienti che ti pagano con margini minori o che pretendono un servizio senza voler pagare quanto da te pattuito, semplicemente accedere alla migliore formazione per la tua azienda.

Inoltre avere più soldi ti permette di essere un compagno o marito migliore. Evitando che la tua compagna vada via da un altro che le possa garantire un futuro migliore portandovi via anche i figli.

Nello stesso modo, avere più soldi per te significa che puoi garantire un futuro migliore ai tuoi figli permettendogli di accedere alla formazione migliore ed a tutta l’assistenza sanitaria e cure mediche di cui hanno bisogno.

Ti dico tutto questo perché da più di due anni faccio consulenze specifiche per gli imprenditori che vogliono gestire la propria azienda con una S.r.l. e mi sono accorto di 2 cose importanti:

  1. i rimborsi spesa sono lo strumento più immediato e veloce per ridurre le imposte con questa forma giuridica,
  2. troppo spesso questo strumento viene utilizzato in modo sbagliato, cosa che annullerebbe tutto il beneficio fiscale, senza poi considerare l’aggiunta di sanzioni e interessi.

Prima descriverò le tipologie di rimborso spese previste dalla legge, successivamente ti lascio una procedura che puoi utilizzare tutte le volte che sei un socio o amministratore senza compenso.

Ora bando alle ciance e iniziamo ad entrare nel vivo della circolare, let’s go…

 

Le 4 tipologie di rimborsi spesa della S.r.l.

I rimborsi si suddividono essenzialmente in 4 categorie (tecnicamente sarebbero 3):

1) rimborso analitico;

2) rimborso chilometrico;

3) rimborso forfettario;

4) rimborso misto.

1) Il rimborso analitico consiste nella remunerazione al socio lavoratore/amministratore/dipendente delle spese sostenute basandosi esclusivamente sui documenti che attestano le spese inerenti la trasferta.

Esempio: Se degli imprenditori effettuassero una trasferta al di fuori del comune in cui ha sede la società, e si recassero da Parma a Bologna, avrebbero diritto al rimborso dell’autostrada e delle altre spese sostenute, come quelle di vitto e alloggio, purché siano documentate e richieste dal socio/amministratore della società.

2) Il rimborso chilometrico, invece, serve a rimborsare esclusivamente i chilometri percorsi per raggiungere il luogo di destinazione della trasferta.

Il calcolo dell’importo da rimborsare viene effettuato basandosi sui valori dei rimborsi chilometrici espressi dalle tabelle ACI.

Esempio: Quante volte utilizzi la tua macchina per un motivo collegato al tuo business?

Se tu avessi un’Alfa Mito 77 CV otterresti un rimborso chilometrico di euro 0,4622 (grazie alle tabelle Aci).

Questo significa che se tu dovessi fare 10 trasferte in un mese, su una distanza di 50 chilometri (solo andata), tu riceveresti 0,4622 x 50 x 2 x 10 = 462,20 euro esente imposte ed esente contributi. Che in un anno corrispondono a Euro 5.546,40.

Molti soci/amministratori, quando utilizzano il rimborso chilometrico, si accorgono che questo rimborso è più alto rispetto all’effettivo costo del carburante.

Perché?

Questo avviene semplicemente perché i quozienti riportati nelle tabelle ACI tengono conto del costo del carburante, ma anche di molti altri costi, come ad esempio la manutenzione ordinaria e straordinaria della vettura, l’assicurazione e una quota di ammortamento del veicolo (ossia una quota di consumo dello stesso).

Pertanto, indipendentemente dal tipo di auto che utilizzi, riceverai un rimborso in denaro superiore alla spesa effettivamente sostenuta per il carburante.

Questo è un metodo che permette al socio/amministratore di prendere compensi in modo sano e avere i soldi direttamente nel conto corrente senza dover pagare imposte e contributi.

E’ importante, però, che questo metodo venga utilizzato all’interno dei parametri di legge, quindi dovrai rispettare almeno queste due regole: la trasferta deve essere “vera” e “documentata”.

Il rispetto di queste semplici regole ti permetterà di evitare problemi con l’Agenzia delle Entrate.

A questo punto la domanda che il socio/amministratore può fare è:

“Dato che la nostra azienda è ancora agli inizi e non abbiamo una busta paga come amministratori, possiamo comunque utilizzare il rimborso chilometrico?”.

La risposta è: “certamente!”

Il rimborso chilometrico, così come il rimborso analitico può essere pagato anche in assenza di busta paga.

3) Il rimborso forfettario può essere pagato solo in presenza di una busta paga e prevede un rimborso spesa “fisso” di € 46,48 per il fatto che l’amministratore ha fatto una trasferta.

Questo tipo di rimborso copre le spese di vitto, alloggio e, essendo una quota fissa, ti permetterà di avere un guadagno se le spese effettivamente sostenute durante la trasferta saranno inferiori a € 46,48.

Esempio: se tu avessi la sede della tua S.r.l. a Padova e dovessi fare una trasferta a Brescia per un motivo aziendale, tu avresti diritto a ricevere nella busta paga euro 46,48 esente imposte ed esente contributi come rimborso sostitutivo delle spese di vitto e alloggio.

Ora al socio/amministratore sorge un’ulteriore quesito:

“Ma posso utilizzare contemporaneamente tutte queste tre tipologie di rimborso?”

La risposta è sì.

Come ho detto in precedenza, il rimborso forfettario rimborsa esclusivamente le spese di vitto e alloggio.

Quindi per la stessa trasferta potrai richiedere il rimborso forfettario, il rimborso chilometrico e il rimborso analitico per le spese di trasporto (ad esempio l’Autostrada), ma senza farti rimborsare analiticamente le spese del vitto e dell’alloggio.

L’unica cosa da tenere presente è che, nel caso in cui vengano rimborsati analiticamente il vitto (esempio ristoranti) oppure l’alloggio (quindi l’hotel), il rimborso forfettario diminuisce progressivamente di un terzo.

Se ti fai rimborsare in modo analitico sia le spese del ristorante sia le spese dell’hotel il rimborso forfettario diminuisce di due terzi.

Ti faccio un esempio:

Se il socio/amministratore effettuasse una trasferta di un giorno (andata e ritorno nello stesso giorno), avrebbe diritto al rimborso chilometrico per i chilometri percorsi, al rimborso forfettario fisso di € 46,48 e al rimborso analitico delle spese di trasporto, come ad esempio l’autostrada.

Solo nel caso in cui durante la trasferta il socio/amministratore si faccia rimborsare tutte le spese di vitto o alloggio, allora il rimborso forfettario sarebbe diminuito di un terzo (sarebbe diminuito di due terzi nel momento in cui si facesse rimborsare il vitto e l’alloggio).

E quindi è normale che tu ti chieda…

“Ma il rimborso analitico delle spese diminuisce il rimborso delle spese forfettarie, giusto?”

E la risposta è…dipende da quale spesa ti fai rimborsare.

Il rimborso delle spese dei ristorante e dell’hotel diminuiscono il rimborso forfettario giornaliero, mentre il rimborso delle spese di trasporto, come ad esempio l’autostrada, non diminuiscono il rimborso forfettario.

4) Il rimborso misto, come dice la parola, è un rimborso che comprende due tipologie di spesa.

Infatti il rimborso misto comprende sia il rimborso forfettario che il rimborso analitico di vitto o alloggio.

Se ti fai rimborsare il vitto, ossia alimenti e ristoranti, in modo analitico, allora il rimborso forfettario è ridotto di un terzo. Quindi il rimborso forfettario è diminuito da € 46,48 a € 30,98.

Se ti fai rimborsare l’alloggio, ossia l’hotel, in modo analitico, allora il rimborso forfettario è ridotto di un terzo. Quindi il rimborso forfettario è diminuito € 46,48 a € 30,98.

Se ti fai rimborsare in modo analitico il vitto e l’alloggio, ossia ti fai rimborsare le spese del ristorante e l’hotel, allora il rimborso forfettario è ridotto di due terzi. Quindi il rimborso forfettario è diminuito da € 46,48 a € 15,49.

Nota bene: Per le trasferte fatte all’estero, il rimborso giornaliero è di € 77,46.

Esempio: se il socio/amministratore fa una trasferta fuori dal comune della sede, per un motivo aziendale e  dovesse spendere al ristorate o per l’hotel più di € 15,49, allora gli converrebbe farsi rimborsare le spese analiticamente e ottenere ugualmente il restante di € 15,49 a titolo di rimborso forfettario.

E’ importante sapere quali tipi di rimborsi possono essere utilizzati in presenza di una busta paga o in assenza di essa.

Ti dico questo perché se non hai la busta paga puoi utilizzare solo alcuni dei i rimborsi spese.

 

Ma puoi utilizzare sempre tutte le tipologie di rimborsi spese anche senza busta paga?

La risposta è no.

Infatti le tipologie di rimborso spese che puoi utilizzare come socio lavoratore o amministratore senza busta paga, sono limitate al rimborso analitico ed a quello chilometrico.

Solo nel caso in cui il socio lavoratore e l’amministratore abbiano una busta paga possono accedere anche al rimborso forfettario.

Nota bene: i rimborsi spese devono essere utilizzati se sono veri e non come strumento per prendere compensi esenti imposte e contributi.

 

Ecco perché il rimborso forfettario si può utilizzare solo con la busta pag

Un cliente che ha acquistato una mia consulenza e il libro “Come ridurre le imposte della S.r.lmi ha chiesto: mi puoi dare dei documenti per dimostrare che i rimborsi spese forfettarie si possono utilizzare solo con la busta paga?”.

Cosi ho fatto una ricerca che mi ha permesso di mostrargli perché il rimborso forfettario si può utilizzare solo con la busta paga.

Il primo documento da esaminare è l’interpello n.27/2010 del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali il quale afferma, in sintesi, che tutti i rimborsi spese sono validi se sono indicati nel libro unico del lavoro.

In sintesi, il libro unico del lavoro è il riepilogo delle buste paghe di una S.r.l..

Quindi, questo significa che il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali vuole che tutti i rimborsi spese, per essere validi, siano riportati nelle buste paghe mensili e, ovviamente, supportati dai relativi prospetti utili al riconoscimento fiscale del rimborso.

Questa è la domanda che è stata fatta nell’Interpello:

“Il Collegio Nazionale degli Agrotecnici e degli Agrotecnici Laureati ha avanzato istanza di

interpello per conoscere il parere di questa Direzione in merito alla possibilità di omettere la

registrazione nel Libro Unico del Lavoro dei rimborsi spese, comunque documentati, percepiti dagli Amministratori ai quali non viene conferito alcun compenso.”

In poche parole hanno chiesto se gli amministratori senza compenso, quindi senza busta paga, possono richiedere i rimborsi spesa.

“La circolare n. 20/2008 di questo Ministero ha comunque precisato che “vanno esclusi dalla

registrazione nel Libro Unico del Lavoro tutti quei soggetti che svolgano tali attività in forma

professionale o imprenditoriale autonoma, quali, a titolo esemplificativo (…) amministratori,

sindaci e componenti collegi e commissioni, i cui compensi sono attratti nei redditi di natura

professionale”.”

In questa parte si sottolinea che l’amministratore titolare di partita iva con cui esercita la medesima attività della S.r.l., non può ricevere compensi tramite busta paga  ma devono essere fatturati nella partita iva dell’amministratore che è un professionista che svolge la stessa attività della società.

Tutto ciò ha conseguenze molto importanti, in quanto l’amministratore senza busta non potrebbero accedere a nessun rimborso spese perché tutti questi dovrebbero essere fatturati nella propria partita iva.

“Con riguardo ai rimborsi spese da documentare nel Libro Unico del Lavoro ai sensi dell’art.

39, comma 2 del D.L. n. 112/2008, si precisa che devono essere effettuate le annotazioni relative ai

rimborsi spese anche se fiscalmente e contributivamente esenti, ovvero di tutte quelle somme

sostenute dal lavoratore in occasione dello svolgimento della propria prestazione lavorativa

nell’interesse esclusivo del datore di lavoro ed aventi, per questo motivo, un profilo strettamente

restitutorio (rimborsi a piè di lista o alte spese rimborsabili fino all’importo massimo di € 15,49).”

“Ciò significa che devono essere indicate le somme da rimborsare, sia forfetariamente che su

base di indicazione analitica (note spese o rimborsi chilometrici), con esclusione, quindi, di tutti i

rimborsi che si riferiscono a documenti intestati direttamente all’azienda (quali, ad esempio, fatture per spese sostenute dal lavoratore in nome e per conto dell’azienda o carte carburanti).

Leggendo la risposta dell’interpello n.27/2010 del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, sembrerebbe che tutti i rimborsi spese, ossia quelli analitici, forfettari e chilometrici, debbano essere presenti sulla busta paga.

Quindi abbiamo due strade:

a) La prima prevede di dover fare una busta paga anche senza compenso ma in cui ci sono solo i rimborsi spesa;

b) la seconda prevede di poter utilizzare i rimborsi spese solo nel momento in cui l’amministratore e il socio possano avere una busta paga.

L’Amministratore la può avere tutte le volte che gli è attribuito un compenso, cosa relativamente veloce e semplice. Mentre per il socio è un po’ più complesso, in quanto per avere una busta paga, il socio dovrebbe lavorare sotto le direttive di un amministratore.

Di certo fare una busta paga all’amministratore o al socio con solo il rimborso spese analitico, il rimborso chilometrico o quello forfettario è alquanto inusuale e si tende ad erogare i rimborsi spese (per lo meno quello forfettario) solo nel caso in cui l’amministratore o socio abbia diritto ad una busta paga.

Senza poi considerare che l’utilizzo eccessivo del rimborso forfettario senza avere un compenso (anche se è stato inserito in una busta paga) potrebbe essere ugualmente contestato dall’Agenzia delle Entrate per una sorta di abuso del diritto.

Ossia l’Agenzia delle Entrate non vuole che si utilizzino artifizi legali con l’unico scopo di pagare meno imposte.  In questo caso specifico, l’Agenzia delle Entrate non vuole che si utilizzino i rimborsi forfettari solo come strumento per distribuirsi utili (o compensi) evitando di pagare imposte e contributi.

Tutto questo ha portato ad attribuire il rimborso forfettario nel momento in cui c’è una busta paga, o in tutti i casi, il rimborso forfettario sarebbe più facilmente attribuibile nel caso in cui ci fosse un vero compenso con busta paga, mentre risulterebbe più complesso attribuire dei rimborsi spese in una busta paga senza compenso. Tutti questo per avere più armi di difesa contro eventuali contestazioni da parte del funzionario dell’Agenzia delle Entrate.

Questo interpello era specifico per gli amministratori.

Ma quindi che dire dei soci lavoratori senza busta paga?

In questo caso possono prendere dei rimborsi chilometrici e analitici in base a specifiche disposizioni fiscali, ne parlerò nel prossimo capitolo…

 

I soci lavoratori e gli amministratori possono ricevere i rimborsi chilometrici e quelli analitici senza una busta paga? – Circolare n. 6 del 30 marzo 2009

Da quanto detto sopra pare che i rimborsi chilometrici e forfettari possano essere percepiti solo da coloro che hanno una busta paga.

Ma a convalidare il possibile utilizzo del rimborso chilometrico e analitico da parte del socio e dell’amministratore ci viene in aiuto una circolare dell’Agenzia delle Entrate.

Stiamo parlando della Circolare n. 6 del 30 marzo 2009 in cui viene data risposta alla domanda posta da un contribuente.

“Come devono essere trattati, ai fini delle imposte dirette, i rimborsi spese dei soci di una S.n.c. (o altra società di persone) relativi alle trasferte da essi effettuati?Si possono equiparare ai rimborsi dei dipendenti?

L’articolo 95, comma 3, del Tuir trova applicazione solo con riferimento alle

spese di vitto e alloggio sostenute per le trasferte effettuate dai dipendenti e dai

titolari di rapporti di collaborazione coordinata e continuativa.

Le spese sostenute dalla società per le trasferte effettuate dai soci possono,

invece, essere portate in deduzione secondo il generale principio di inerenza che

sottende alla determinazione del reddito di impresa.

In relazione alle spese per prestazioni alberghiere e somministrazioni di alimenti e bevande opera, inoltre, la previsione normativa dettata dall’articolo 109, comma 5, del Tuir che limita la deducibilità di tali costi al 75 per cento del loro ammontare.”

Grazie a questa circolare l’Agenzia delle Entrate afferma che le spese effettuate dai soci sono deducibili dal reddito della società purchè queste siano inerenti.

Quindi è vero che un socio difficilmente possa avere una busta paga nella quale inserire i rimborsi spese, ma è anche vero che il socio può utilizzare i rimborsi spesa e che la società li può dedurre.

Il sostenimento di spese inerenti l’attività da parte del socio (anche se non dipendente, né amministratore né collaboratore) è un caso che capita con particolare frequenza e che è stato oggetto della circolare Agenzia delle Entrate n. 6 del 30 marzo 2009 in cui si legge: “Le spese sostenute dalla società per le trasferte effettuate dai soci possono essere dedotte secondo il generale principio di inerenza che sottende alla determinazione del reddito di impresa”, ricomprendendo, quindi, anche il rimborso chilometrico dei dipendenti e dei soci.

 

Quindi potrebbe essere riconosciuto valido l’importo del rimborso del carburante delle tabelle Aci, in quanto queste sono considerate come rimborso anche per i dipendenti ed i collaboratori senza che questo sia per loro un compenso, in quanto il rimborso chilometrico è il rimborso delle spese sostenute per la trasferta del dipendente.

Ciò che conta è che la spesa sostenuta dal socio sia inerente l’attività di impresa. Solo nel caso in cui venga rispettato il principio di inerenza la spesa potrà essere dedotta. Questo anche nel caso in cui la spesa non sia stata sostenuta  da un amministratore o da un dipendente bensì  da un socio non dipendente.

 

La procedura che faccio seguire nel mio studio:

1. tutti i rimborsi spese dell’amministratore li faccio transitare nella busta paga (e quindi anche nel libro unico del lavoro) per fargli avere maggiore riconoscimento anche da parte della normativa del lavoro. Tutti i rimborsi spese, anche ove non ci fosse il compenso. All’amministratore, ove è possibile, consiglio di far fare un cedolino busta paga anche nel caso in cui avesse solo il rimborso analitico e chilometrico, ma non andrei ad inserire i rimborsi forfettari senza un compenso attribuito.

2. all’amministratore (come anche per il socio con busta paga), applico il rimborso forfettario solo nel caso ci sia un compenso, perché in questo modo proteggo il rimborso forfettario dalla possibile accusa di utilizzare il rimborso forfettario come metodo per distribuirsi gli utili o i compensi senza pagare le imposte (valuta sempre di utilizzare anche il trattamento di fine mandato);

3. al socio senza busta paga gli attribuisco solo il rimborso analitico o chilometrico, in quanto le trasferte chilometriche sono calcolate in base alle tabelle Aci, che servono appositamente per rimborsare le spese sostenute da chi fa la trasferta e non sono considerate un mero guadagno da chi ne beneficia (similmente a quanto succede ai dipendenti con una busta paga).

4. per ogni amministratore o socio che riceve i rimborsi spese, in tutti i casi, per sicurezza, faccio fare anche una certificazione annuale dei compensi (quello che una volta si chiamava Cud), in modo da dare maggiori comunicazioni dei rimborsi ricevuti evitando anche la ben che minima contestazione.

Ricordati anche che per i viaggi all’interno del comune, sia la trasferta sia l’eventualmente indennità chilometrica concorrono alla formazione del reddito da lavoro dipendente, quindi da tassare in capo all’utilizzatore.

 

Conclusioni

Grazie alle informazioni che hai ottenuto in questa circolare, sai quali rimborsi puoi richiedere alla tua S.r.l. nel caso in cui tu sia socio e amministratore senza busta paga.

Questo ti permetterà di gestire più efficacemente il vostro carico fiscale.

In tutti i casi in cui hai un’azienda sappi che, se tu volessi veramente dormire sonni tranquilli, proteggere il tuo patrimonio personale, proteggere il tuo investimento, tutelare la tua famiglia o il tuo futuro, la soluzione migliore risiede nell’utilizzare una S.r.l..

Ma non basta.

Infatti, devi anche verificare di: produrre utili in abbondanza, avere sempre la liquidità necessaria per far funzionare l’azienda regolarmente e utilizzare il più possibile strumenti di pianificazione fiscale nella tua società per ridurre la imposte della S.r.l..

Stai, però, attento perché gestendo in modo inappropriato una S.r.l., rischi di pagare più del 64% di imposte e contributi (tanto quanto una ditta individuale).

Mentre, dal lato opposto, con una gestione fiscale efficace della S.r.l., le imposte minime che puoi pagare sono del 28%.

Tra il 64% di imposte ed il 28%, ci sono vari strumenti di pianificazione fiscale che puoi utilizzare nella tua S.r.l..

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