Ti do il benvenuto in questa circolare di Efficacia Fiscale per affrontare un argomento molto gettonato su Google, soprattutto in questa fase dell’anno, quando si tirano le somme e ci si ripromette di cominciare il nuovo anno fiscale nel migliore dei modi, risparmiando il più possibile i tributi nel pieno rispetto della legge: i rimborsi chilometrici.

Come sai, se sei un assiduo lettore del mio blog o un frequentatore del mio canale YouTube “Commercialista Calisti”, i miei articoli nascono, spesso, dalle domande poste dai miei clienti durante le consulenze.

Capita sovente che i clienti mi chiamino e mi chiedano “Simone, sto calcolando correttamente il rimborso chilometrico?” oppure “Simone, non ho il cedolino amministratore, ho diritto al rimborso forfettario?”

Con questo articolo voglio darti le dritte necessarie per impostare correttamente il calcolo dei rimborsi che  effettivamente ti spettano.

Ma, prima di addentrarmi nell’argomento, faccio, come di consueto, una breve presentazione ed una rapida carrellata su ciò che mi prefiggo con questi articoli (e con i miei video sul canale YouTube Commercialista Calisti, cui ti invito a iscriverti 😉).

Mi chiamo Simone, sono un commercialista, ho uno Studio a Rimini ed uno Studio online in cui ricevo clienti di tutt’Italia (e non solo).

Anche i miei collaboratori lavorano online, in modalità “smartworking”, formula che sperimentiamo da anni, da ben prima dell’emergenza COVID19, per cui abbiamo affrontato questo periodo senza le ansie, i dubbi ed i disagi che hanno incontrato parecchi Studi fisici.

Durante la mia esperienza lavorativa ho conosciuto imprenditori di tutte le specie. Forfettari, individuali, soci ed amministratori di società di persone e di capitali.

Lavorando sulle loro contabilità ho avuto modo di impostare conteggi comparativi, di fare confronti con i numeri alla mano fino a consolidare la ferrea convinzione che la S.r.l. sia la miglior forma societaria per le piccole e medie imprese. Proseguendo nella lettura ti spiegherò, brevemente, il perché.

Se qualcuno mi ponesse la domanda “chi è Simone Calisti” comincerei con il dire chi non sono.

Non sono un accademico che sciorina elenchi di norme per far sfoggio di conoscenza con gli interlocutori lasciandoli, però, pieni di dubbi.

Non sono un marketer che tenta a tutti i costi di vendere il prodotto S.r.l. per trarne un profitto.

Non sono un messo dello Stato che porta agli imprenditori la brutta notizia “devi pagare le imposte” il giorno prima della scadenza.

Dopo, proseguirei con il chi sono.

Sono un commercialista che lavora, fianco a fianco, con gli imprenditori.

Che cerca soluzioni personalizzate, pratiche e realistiche ai loro problemi, senza ricorrere al fantaFisco e dissuadendoli dalla tentazione della soluzione del “nero”, dei trucchi ed artifizi al limite della legalità, delle gabole rocambolesche per pagare meno imposte con il rischio di esser pesantemente sanzionati in caso di accertamento.

E,  per fare questo, ho studiato in modo approfondito la forma societaria che, come ti ho detto, reputo la migliore: la S.r.l. .

Ogni giorno, mi tengo aggiornato in modo da orientarmi nella selva di leggi, circolari, sentenze di vario grado e di individuare i vari bonus che lo Stato mette a disposizione agli imprenditori che utilizzano una S.r.l. per risparmiare imposte e contributi.

Tra i vari bonus fiscali che possono utilizzare gli imprenditori con una S.r.l. ci sono anche i rimborsi chilometrici di cui parlerò in questo articolo.

Il rimborso chilometrico è un ottimo strumento che l’imprenditore può utilizzare grazie alla S.r.l. per tagliare le imposte, ma solo se utilizzato in modo corretto, come ti spiegherò.

Perché reputo la mia azienda diversa rispetto a quella di altri classici studi commerciali?

Di sicuro perchè ho deciso di focalizzare il mio studio commerciale solo sugli imprenditori che hanno una S.r.l. e sul quale ho creato 2 principali pilastri che gli consentono di rendere la loro S.r.l. una macchina per generare ogni anno più soldi rispetto a quelli che spendono con la garanzia di non andare mai in perdita.

Il primo dei pilastri su cui si fonda il mio Studio è la Contabilità Controllata mensile.

Il regime ordinario obbligatorio della S.r.l., obbliga a tenere sia lo Stato patrimoniale che il Conto Economico. Cosa che ti garantisce un maggiore controllo sulla tua società.

Aggiornare e controllare frequentemente la contabilità consente di avere un bilancio con i numeri esatti.

Numeri che consentono all’imprenditore, con l’aiuto del commercialista, di avere ben chiara la situazione della società e di prendere le dovute decisioni in tempi rapidi.

Cosa tagliare, su cosa investire. Il bilancio è sicuramente il migliore alleato dell’imprenditore, ma a due condizioni: che i numeri siano giusti (e per questo c’è la contabilità controllata mensile) e che l’imprenditore li sappia leggere (con l’aiuto, come dicevo prima, del proprio commercialista).

E, a questo punto, faccio un rapido cenno al secondo pilastro su cui si fonda il mio Studio: l’Efficacia Fiscale.

Argomento importantissimo che ho usato come spunto per dare un nome a questo blog.

Controllare la contabilità mensilmente e poter contare su un bilancio i cui numeri sono corretti consente di individuare quali, quando e in che misura attivare i bonus che lo Stato mette a disposizione del contribuente per risparmiare imposte e contributi in modo legale.

Consente di elaborare i budget, le somme effettivamente disponibili per gli investimenti dopo che avrai accantonato quanto dovrai pagare di imposte.

Finisco questa presentazione con un rapido cenno all’obiettivo che mi pongo con gli articoli che pubblico su questo blog e con i video che puoi trovare sul mio canale Youtube. Il tuo successo come uomo di affari e come uomo.

Ti dico questo perchè se imposterai (o riorganizzerai) in modo ottimale la tua S.r.l., grazie al tuo fiuto di uomo d’affari e all’aiuto del tuo commercialista, e guadagnerai anche grazie al risparmio di imposte e contributi avrai, alla fine di ogni mese, sia più soldi che più tempo.

Avrai più denaro per pagare collaboratori cui demandare parte degli incarichi in modo da poterti concentrare su nuovi business ed avere più tempo per i tuoi affetti.

Con il denaro in abbondanza potrai comprare regali alla tua compagna, rendendola felice ed avrai il tempo di goderti la sua felicità.

Potrai garantire ai tuoi figli il miglior corso di studi, potrai assicurare a te stesso e a chi ti vuole bene le migliori cure mediche.

Potrai fare regali alle persone a te care, che ti hanno sostenuto nella tua scalata verso il successo.

Potrai provare soddisfazione, perché no, nel vedere l’espressione indispettita di chi ti derideva trattandoti come un povero illuso e che, ora, ti vede al vertice del successo a goderti la vita, dormendo sonni tranquilli.

Sei pronto a realizzare tutto questo grazie (anche) al bonus protagonisti di questo articolo: il rimborso chilometrico?

Bando alle ciance and let’s go…

 

Quanti tipi di rimborsi spesa ci sono?

I rimborsi si suddividono essenzialmente in tre categorie:

1) rimborso analitico;

2) rimborso chilometrico;

3) rimborso forfettario.

1) Il rimborso analitico consiste nella remunerazione delle spese sostenute basandosi esclusivamente sui documenti che attestano le suddette spese.

Ti faccio un esempio. Se l’imprenditore effettua una trasferta al di fuori del comune in cui ha sede la società, per esempio a Rimini, e si reca a Bologna per un motivo aziendale, avrebbero diritto al rimborso dell’autostrada.

Rimborso che l’imprenditore chiede alla S.r.l. utilizzando un rimborso analitico, ed è quantificato in base ai documenti giustificativi dei costi sostenuti.

2) Il rimborso chilometrico, invece, serve a rimborsare l’imprenditore esclusivamente per i chilometri percorsi per raggiungere il luogo di destinazione della trasferta e tornare indietro.

Il calcolo dell’importo da rimborsare viene effettuato basandosi sui valori dei rimborsi chilometrici espressi dalle tabelle ACI (considerando anche i limiti fiscali in funzione dei cavalli fiscali e dei chilometri medi annuali impiegati dall’auto).

Se hai utilizzato questo strumento di risparmio fiscale ti sarai di certo accorto che questo rimborso chilometrico è più alto rispetto all’effettivo costo del carburante.

Perché?

Questo avviene semplicemente perché i quozienti riportati nelle tabelle ACI non tengono conto solamente del costo del carburante, ma anche di molti altri costi, come ad esempio la manutenzione ordinaria e straordinaria della vettura, l’assicurazione e una quota di ammortamento del veicolo.

Pertanto, indipendentemente dal tipo di auto che utilizzi, riceverai un rimborso superiore alla spesa effettivamente sostenuta per il carburante.

Questo è un metodo che ti permette di prendere compensi in modo sano e avere i soldi direttamente in conto corrente della S.r.l. senza dover pagare imposte e contributi.

È importante, però, che questo metodo venga utilizzato all’interno dei parametri di legge, quindi dovrai rispettare almeno queste due regole: la trasferta deve essere “vera” e “documentata”.

Il rispetto di queste semplici regole ti permetterà di evitare problemi con l’Agenzia delle Entrate.

A questo punto un imprenditore che ha appena costituto una S.r.l. potrebbe chiedersi:

“Dato che la S.r.l. e l’imprenditore non ha attivato una busta paga come amministratori, può comunque utilizzare il rimborso chilometrico?”.

La risposta è: “certamente!” Il rimborso chilometrico, così come il rimborso analitico può essere pagato anche in assenza di busta paga.

3) Il rimborso forfettario può essere pagato solo in presenza di una busta paga e prevede un rimborso spesa “fisso” di € 46,48 per il fatto che l’amministratore ha fatto una trasferta.

Questo tipo di rimborso copre le spese di vitto, alloggio e, essendo una quota fissa, ti permetterà di avere un guadagno se le spese effettivamente sostenute durante la trasferta saranno inferiori a € 46,48.

 

Perché è importante utilizzare il rimborso spese chilometrico?

L’enorme vantaggio che hanno i rimborsi spesa è nel fatto che sono somme di denaro che un imprenditore può prendere dalla S.r.l. senza pagare imposte e senza pagare contributi.

La frequenza di spostamento o meno dell’imprenditore fuori dal comune della sede ordinaria di lavoro dipende di certo dalla tipologia di attività che svolte.

Ma, è anche vero che, nell’evoluzione di vita di una nuova azienda, se l’imprenditore è all’inizio, allora farà lui le prime cose operative, trattative con clienti, fornitori, collaboratori, formazione varia.

Quindi, potrebbe aver difficoltà a prendersi subito un compenso da amministratori, ma di certo potrà richiedere il rimborso chilometrico alla propria S.r.l. per lo meno per coprire i primi costi di svolgimento dell’attività. Soldi che può ricevere senza pagare tributi.

Anche se c’è da dire che nell’evolversi degli eventi aziendali, con il tempo una società cresce fatturato, numero di clienti, numero di fornitori, numero di collaboratori. Cosa che si trasforma in necessità di coordinare tutti questi fattori, passando da un ruolo meno operativo ad uno più manageriale, che comporterà più spostamenti da parte dell’imprenditore.

In questa situazione, di maggiore fatturato, probabilmente ci sarà un utile adeguato per giustificare un compenso da amministratore sul quale pagherai imposte contributi.

Quindi, è intelligente aggiungere a questo compenso da amministratore anche tutti i rimborsi spese chilometrici che sono esenti imposte ed esenti contributi, cosa che non può beneficiare il compenso dell’amministratore ordinario.

 

Chi può beneficiare del rimborso chilometrico?

I soggetti che possono ottenere il rimborso chilometrico grazie ad una S.r.l. sono:

– il socio lavoratore;

– l’amministratore;

– il dipendente.

L’imprenditore, a differenza del dipendente, può ottenere il rimborso chilometrico anche senza avere una busta paga.

Anche se è meglio segnalarti che, secondo il ministero, dovresti ugualmente compilare il LUL, ossia il libro unico del lavoro.

Dovresti, cioè, fare una busta paga anche solo indicando il rimborso chilometrico senza avere un effettivo compenso dell’amministratore o del socio lavoratore.

Al socio finanziatore della S.r.l. (ossia al socio non operativo della società) eviterei di attribuirgli un rimborso chilometrico altrimenti dichiarerebbe, di fatto, di essere un socio lavoratore.

Cosa per il quale deve iscriversi alla gestione commercianti e pagare i contributi Inps.

 

Quando puoi prendere il rimborso chilometrico?

Il rimborso chilometrico lo puoi prendere tutte le volte che fai una trasferta, fuori dal Comune dove ordinariamente hai la sede di lavoro,  per motivi aziendali utilizzando una propria auto personale.

Pertanto, i requisiti per “attivare” un rimborso chilometrico sono lo spostamento fisico dell’imprenditore dal luogo ordinario di lavoro, fuori dal Comune, di utilizzare la propria auto e di sostenere le spese personalmente, in modo da chiedere, appunto, il rimborso alla S.r.l. .

Non puoi ottenere il rimborso chilometrico se non ti muovi fuori dal Comune della propria sede di lavoro ordinario.

Non puoi ottenere il rimborso chilometrico se utilizzi l’auto aziendale.

Non puoi ottenere il rimborso chilometrico se il carburante lo paga già la società.

Puoi ricevere il rimborso chilometrico sia nel caso in cui fai delle trasferte dentro il comune della sede di lavoro, sia nel caso in cui fai una trasferta fuori dal comune della sede dove svolgi il lavoro.

La differenza risiede nel fatto che i rimborsi pagati per le trasferte nel Comune sono da tassare in capo all’imprenditore. Mentre, quelli ricevuti per le trasferte fuori dal Comune, che riceve un imprenditore, sono esenti imposte ed esenti contributi.

In questo caso l’imprenditore (tanto quanto i dipendenti) ha diritto a ricevere dalla S.r.l. un rimborso chilometrico in base alle tabelle Aci.

Dopo questo, indipendentemente dall’importo che ricevere l’amministratore, tu devi verificare se l’importo erogato è superiore o meno al limite di deducibilità fiscale riconosciuto dalla legge.

Cosa che scoprirai proseguendo con la lettura di questa circolare.

 

Come si calcola correttamente il rimborso chilometrico della S.r.l. in modo che sia esente imposte ed esente contributi per l’imprenditore, evitando contestazioni da parte del Fisco?

Premessa, non descriverò come l’Aci calcola nello specifico il rimborso chilometrico. Cosa che potrai verificare da solo andando sul sito dell’Aci.

Ma si parlerà di come utilizzare il rimborso chilometrico, come strumento fiscale, per tagliare imposte e contributi dell’imprenditore grazie alle disposizioni di legge riservate alle S.r.l. .

Cos’è l’ACI?

L’Automobile Club d’Italia (conosciuto anche con le sigle RACI fino al 1946 e in seguito ACI) è un ente pubblico non economico della Repubblica Italiana.

Autofinanziato e con funzioni di promozione controllo e indirizzo normativo del settore automobilistico. 

All’Aci gli è stato affidato il compito di calcolare i rimborsi chilometrici per varie tipologie di veicoli che gli imprenditori, dipendenti o soci di S.r.l. devono ricevere nel momento in cui fanno delle trasferte aziendali.

Per poter rendere il rimborso chilometrico un compenso esente imposte ed esente contributi per il socio della società, in modo che sia completamente deducibile dalla S.r.l., basta seguire questa check list:

 

1) Prima calcoli il rimborso chilometrico individuato dalle tabelle Aci in funzione dell’auto che utilizzi per fare la trasferta.

Il calcolo per individuare il compenso da erogare a chi fa la trasferta è molto semplice.

Prendi le tabelle Aci aggiornate e pubblicate sulla gazzetta ufficiale, individua il modello dell’auto, trova il rimborso chilometro unitario e lo moltiplichi per i chilometri percorsi durante la trasferta.

Ecco, questo è l’importo da erogare all’imprenditore che fa la trasferta.

È più facile mostrarlo con un calcolo invece che descriverlo.

Esempio: Quante volte utilizzi la tua macchina per un motivo collegato al tuo business?

Se tu avessi un’Alfa Mito 77 CV otterresti un rimborso chilometrico di euro 0,4622 (grazie alle tabelle Aci).

Questo significa che se tu dovessi fare 10 trasferte in un mese, su una distanza di 50 chilometri (solo andata), tu riceveresti 0,4622 x 50 x 2 x 10 = 462,20 euro esente imposte ed esente contributi.

Che in un anno corrispondono a Euro 5.546,40 (462,20 x 12).

In questo modo, per il rimborso spese per la tua auto hai ricevuto questo importo che è esente imposte ed esente contributi, e che va a sostituire tutte le spese della benzina, dell’assicurazione, della manutenzione e del bollo. 

Il dipendente, amministratore o il socio della S.r.l. che effettuerà una trasferta prenderà un compenso in base al calcolo dei chilometri fatti come trasferta.

L’importo del rimborso chilometrico suddiviso per tipologia di auto lo puoi trovare in tabelle Aci che sono pubblicate sulla gazzetta ufficiale.

Ogni 6 mesi l’Aci aggiorna i valori del rimborso chilometrico pubblicandoli nella Gazzetta Ufficiale.

 

2) Dopo che hai individuato l’importo da erogare all’imprenditore come rimborso chilometrico, devi verificare se questo rientra nei limiti di deducibilità fiscali riconosciuti dal fisco.  

Questo in quanto la S.r.l. deduce il costo del rimborso chilometrico solo se l’auto nel limite fiscale di 17 cavalli fiscali.

Non lo dico io, ma il Tuir, ossia il testo unico sull’imposta sul reddito.

Art. 95 del Tuir

Spese per prestazioni di lavoro

[…]

3. Le spese di vitto e alloggio sostenute per le trasferte effettuate fuori dal territorio comunale dai lavoratori dipendenti e dai titolari di rapporti di collaborazione coordinata e continuativa sono ammesse in deduzione per un ammontare giornaliero non superiore ad euro 180,76; il predetto limite è elevato ad euro 258,23 per le trasferte all’estero. Se il dipendente o il titolare dei predetti rapporti sia stato autorizzato ad utilizzare un autoveicolo di sua proprietà ovvero noleggiato al fine di essere utilizzato per una specifica trasferta, la spesa deducibile è limitata, rispettivamente, al costo di percorrenza o alle tariffe di noleggio relative ad autoveicoli di potenza non superiore a 17 cavalli fiscali, ovvero 20 se con motore diesel.

Questo pezzo significa che, la S.r.l. si può scaricare al massimo un costo pari ad un’auto che ha al massimo 17 cavalli fiscali (oppure 20 se con motore diesel).

Attenzione: ricordati di individuare prima la percorrenza annua della macchina.

Questo serve per calcolare con precisione il rimborso chilometrico fiscalmente deducibile nella S.r.l. .

Il motivo è che all’aumentare dei chilometri annuali il costo unitario fiscalmente deducibile diminuisce, perché i costi fissi si spalmano su un maggior numero di chilometri percorsi dall’auto.

Questo è quello che è descritto in una risposta fornita dall’Aci:

“La percorrenza media annua dei veicoli costituisce un fattore di rilevante importanza, in quanto il costo complessivo d’esercizio fiscalmente deducibile varia in funzione di essa. Con tale parametro si intende il numero di chilometri effettuati nel corso dell’anno dal veicolo, indipendentemente dall’uso, comprensivi quindi sia dell’uso personale sia dell’uso lavorativo.

Nel caso di rimborso per viaggi di lavoro occasionali o ricorrenti con auto del dipendente, individuato l’importo (in euro/km) corrispondente alla percorrenza totale, questo andrà moltiplicato per il numero di chilometri percorsi per motivi lavorativi.”

Per mostrarti questo punto reputo che sia più utile mostrarti la risposta presente sul sito dell’Aci e il calcolo fiscalmente deducibile in funzione dei chilometri annuali effettuati dall’auto.

 

Da questa tabella puoi notare che il rimborso chilometrico, fiscalmente deducibile, diminuisce all’aumentare dei chilometri annuali che prevedi di fare con la tua auto.

Esempio: Riprendendo i dati dell’esempio precedente, se tu avessi un’Alfa Mito 77 CV otterresti un rimborso chilometrico di euro 0,4622 (grazie alle tabelle Aci).

Questo valore lo devi paragonare al valore fiscalmente deducibile per la S.r.l. per poterlo dedurre come costo nella S.r.l. .

Se ipotizzi di avere un’auto con cui fai all’anno 50.000 chilometri, sia per uso privato sia in uso professionale, il costo deducibile nella S.r.l. è di euro 0,3524 (il dato l’ho preso dalla tabella dell’Aci vista in precedenza).

Dunque, tu come imprenditore potresti prendere un rimborso chilometrico di euro 0,4622 per ogni chilometro fatto durante la trasferta, ma la S.r.l. può scaricarsi solo euro 0,3524.

Questo perché la legge fiscale prevede che la S.r.l. si può scaricare i costi come se avessi un’auto con 17 cavalli fiscali (oppure 20 cavalli fiscali in caso di motore a diesel).

 

3) Il valore del rimborso chilometrico che rientra nei limiti del valore fiscale dell’auto con 17 cavalli è deducibile per la S.r.l. . Mentre per la quota superiore a tale limite è indeducibile dai costi della società (ossia la S.r.l. ci pagherà le imposte). Per l’imprenditore, socio lavoratore o dipendente l’importo ricevuto a titolo di rimborso chilometrico è sempre esente imposte ed esente contributi. 

Per mostrarti questo punto credo sia più semplice portarti un esempio

Esempio: Riprendendo i dati dell’esempio precedente, se tu avessi un’Alfa Mito 77 CV otterresti un rimborso chilometrico di euro 0,4622 (grazie alle tabelle Aci).

Questo valore lo devi paragonare al valore fiscalmente deducibile per la S.r.l. per poterlo dedurre come costo nella S.r.l. .

Se ipotizzi di avere un’auto con cui fai all’anno 50.000 chilometri, sia per uso privato sia in uso professionale, il costo deducibile nella S.r.l. è di euro 0,3524.

Dunque, tu come imprenditore potresti prendere un rimborso chilometrico di euro 0,4622 (esente imposte ed esente contributi) per ogni chilometro fatto durante la trasferta, ma la S.r.l. può scaricarsi fiscalmente solo euro 0,3524. Sulla parte superiore la S.r.l. pagherà le imposte.

Questo perché la legge fiscale prevede che la S.r.l. si può scaricare i costi come se avessi un’auto con 17 cavalli fiscali (oppure 20 cavalli fiscali in caso di motore a diesel).

Esempio: Se tu dovessi fare 1.000 chilometri di trasferte fuori dal comune ordinario di lavoro durante il 2020, questo significherebbe che:

1) La S.r.l. si può scaricare un rimborso chilometrico per euro 0,3524 x 1.000 = 352,40.

2) L’imprenditore riceve il un rimborso chilometrico, esente imposte ed esente contributi, di euro 0,4622 x 1.000 = 462,20. Tanto quanto indicato dalle tabelle Aci.

3) Mentre per la parte eccedente, di euro 462,20 – 352,40 = 109,80, deve essere assoggettato al pagamento delle imposte e dei contributi in capo alla S.r.l. perchè risulta indeducibile per il fisco. Su questo importo, di euro 109,80 la S.r.l. pagherà le imposte Ires del 24% e Irap del 4%. 

4) Dunque la S.r.l paga imposte maggiori per euro 109,80 x 28% = 30,74, mentre l’imprenditore si prende euro 109,80 nel proprio conto corrente completamente esente imposte e contributi. In un certo senso, anche per le quote di rimborso chilometrico eccedenti il limite fiscale è uno strumento fiscale che ti consente di avere dei soldi pagando solo il 28% di imposte.

 

Perché il rimborso chilometrico ti dà più soldi rispetto a quello che spendi per la trasferta?

Se sei un imprenditore che ha già utilizzato i rimborsi spese, oppure dopo qualche giorno che ne utilizzerai, ti accorgerai che questi ti restituiscono più soldi rispetto al normale costo della benzina.

Questo in quanto nel calcolo del costo chilometrico, l’Aci considera anche i seguenti costi:

  • Quota ammortamento capitale;
  • Quota interessi sul capitale investito;
  • Assicurazione RCA;
  • Tassa automobilistica;
  • Carburante;
  • Pneumatici;
  • Riparazioni e manutenzioni.

Da questo ti puoi accorgere che siccome nel calcolo sono elencati altri elementi, oltre che la semplice benzina, allora riceverai più soldi rispetto alle spese vive che sostieni per la trasferta.

Infatti, come puoi notare, nel calcolo è anche inserito una quota di ammortamento del capitale che di fatto per un imprenditore significa maggiori soldi perché questo non sostiene i costi di ammortamento annuale.

 

Quali elementi devi inserire nella nota spese di fine mese per richiedere il rimborso chilometrico correttamente?

Per poter prendere il rimborso chilometrico, devi ricordarti, a fine mese, di compilare un documento, che può essere compilato in “carta bianca” ossia anche in Word o in Excel, per documentare la trasferta.

Principalmente serve per presentarsi all’eventuale confronto con il funzionario dell’Agenzia delle Entrate ordinati in modo da avere elementi di prova che queste trasferte siano in realtà vere.

Più hai elementi di prova che i rimborsi spesa siano veri e più hai modo di difenderti in caso di contestazioni ingiustificate da parte del funzionario dell’Agenzia delle Entrate.

I dati da indicare sono i seguenti:

– luogo di partenza;

– luogo di arrivo;

– il tipo di carburante usato;

– i km percorsi;

– il motivo della trasferta;

– allegare più documenti possibili per documentare che eri fisicamente in quel posto in quel determinato momento;

– la tipologia del veicolo;

– l’importo di rimborso unitario chilometrico;

– l’importo complessivo dal rimborso chilometrico da ottenere.

 

 

Serve per forza una busta paga per avere il rimborso chilometrico?

Ricordati che il rimborso chilometrico (a differenza del rimborso forfettario) può essere erogato anche senza busta paga.

Ma ti devo segnalare che il ministero del lavoro ha raccomandato che per riconoscere validi i rimborsi spese questi devono essere inseriti dentro il “Lul”, ossia il libro unico del lavoro.

Sotto il profilo pratico potrebbe essere una cosa rara da vedere, ma se vuoi essere una maggiore protezione fiscale, allora, quando attribuisci un rimborso spese al socio lavoratore, dipendente o amministratore, fai compilare al tuo consulente del lavoro una busta paga anche senza compenso ma indicando solo questo valore relativo ai rimborsi.

 

A cosa devi stare attento quando utilizzi il rimborso chilometrico?

Prima di completare questa circolare ti condivido una sorta di check list con dei spunti su cui devi stare attento e che ti permette di comprendere come applicare il rimborso chilometrico al meglio, nel rispetto della legge, in modo che sia un vero strumento per l’imprenditore per prendere un compenso senza pagare imposte e contributi:

  1. Il rimborso chilometrico è compatibile con le spese dell’autostrada, con le spese del parcheggio e con il rimborso forfettario. Quindi puoi prendere il rimborso chilometrico più il rimborso forfettario più il rimborso analitico;
  2. Ricordati che la benzina devi pagarla te, non devi pagare la benzina con i soldi della società;
  3. L’imprenditore deve prendere la percorrenza minima tra la residenza dell’amministratore con il posto della trasferta, e la sede operativa di lavoro con il luogo di destinazione;
  4. Ricorda che per scegliere la sede dell’amministratore si deve prendere la sede abituale di lavoro. La sede abituale di lavoro può essere: a) sede della S.r.l., b) una unità locale della S.r.l. diversa dalla sede, c) casa dell’amministratore perché questo può veramente lavorare da casa. La sede di lavoro operativa deve essere indicata nell’atto di “assunzione” dell’amministratore. Cosa che per l’amministratore consiste nella delibera di attribuzione dell’amministratore;
  5. Anche se lo avevo scritto prima, voglio assolutamente riscriverlo perché è importante: i rimborsi spese per le trasferte effettuate nel comune sono da tassare in caso al dipendente/amministratore/socio lavoratore. Invece, i rimborsi spese per le trasferte effettuate fuori da comune non sono tassati in capo a chi fa la trasferta. Dunque queste seconde sono le migliori;
  6. Nelle tabelle Aci ci sono 2 tabelle. Una con il rimborso chilometrico, un altro come fringe benefit. Questa ultima tabella è da utilizzare solo nel caso in cui l’auto sia assegnata ad uno promiscuo al dipendente. Cosa che non ti interessa;
  7. Strumento buono da utilizzare non solo per l’imprenditore che ha una S.r.l., ma anche come modo per dare maggiori soldi ai dipendenti. Cosa che ovviamente deve essere vera;
  8. Non è necessario il rilascio da parte del datore di lavoro di un’autorizzazione preventiva alla trasferta, la quale, in caso di controllo, dovrà risultare dalla normale documentazione conservata dal datore di lavoro dove sia desumibile il calcolo del rimborso spettante. Ma è anche vero che per essere deducibile per la S.r.l. la trasferta deve essere documentata;
  9. Devi avere la proprietà del mezzo di trasporto (se non sei il proprietario prendi l’auto in uso grazie ad un contratto di comodato attribuendo la data certa utilizzando la email Pec della S.r.l.);
  10. Consiglio di verificare periodicamente il rimborso chilometrico unitario in quanto i calcoli dell’Aci sono aggiornati come minimo 2 volte all’anno.
  11. Ai fini della deducibilità fiscale devi considerare sia la soglia dei cavalli, ma anche la percorrenza annuale media dei chilometri annuali;
  12. Noterai che i calcoli dei costi annuali di percorrenza arrivano ad un massimo di 50.000 chilometri annuali. Se tu dovessi fare più chilometri allora farai i calcoli a mano senza problemi semplicemente dividendo i costi non proporzionali annuali diviso i chilometri annuali fatti con il tuo veicolo a cui aggiungi poi il costo unitario proporzionale fiscalmente riconosciuto dal fisco e indicato dall’Aci;
  13. La risoluzione n. 92/E/2015 dell’Agenzia delle Entrate ha di nuovo confermato di prendere la distanza minima da calcolare per avere un rimborso chilometrico esente imposte e contributi in capo al dipendente. Detto in modo più semplice, laddove la distanza percorsa dal dipendente (amministratore, socio lavoratore è lo stesso) per raggiungere, dalla propria residenza, la località di missione risulti inferiore rispetto a quella calcolata dalla sede abituale di lavoro, allora bisogna prendere la distanza minore. La conseguenza è che al lavoratore è riconosciuto, in base alle tabelle ACI, un rimborso chilometrico di minor importo, quest’ultimo è da considerare non imponibile ai sensi dell’articolo 51, comma 5, secondo periodo, del TUIR. Invece, nell’ipotesi in cui la distanza percorsa dal dipendente per raggiungere, dalla propria residenza, la località di missione risulti maggiore rispetto a quella calcolata dalla sede di servizio, con la conseguenza che al lavoratore viene erogato, in base alle tabelle ACI, un rimborso chilometrico di importo maggiore rispetto a quello calcolato dalla sede di servizio, la differenza è da considerarsi reddito imponibile ai sensi dell’articolo 51, comma 1, del TUIR;
  14. Non fare confusione: un conto sono i soldi a titolo di rimborso chilometrico che ha diritto il dipendente/amministratore/socio della S.r.l., calcolato con le tabelle Aci. Un altro conto è il limite fiscale chilometrico descritto dall’Aci ma previsto dal fisco italiano. Il dipendente riceverà un indennizzo chilometrico pari a quanto stabilito dalle tabelle Aci e sarà sempre esente imposte ed esente contributi. L’importo di questo rimborso chilometrico che rientra dentro ai limiti fiscali di un’auto con 17 cavalli fiscali sarà deducibile dalla S.r.l. . Invece, per l’importo superiore ai limiti fiscali, per la S.r.l. sarà sempre indeducibile.

Adesso che sei consapevole di quello a cui devi stare attento quanto prendi i rimborsi chilometrici come compensi esenti imposte ed esenti contributi grazie alla S.r.l., ti condivido una importante circolare del 1997 in cui l’Agenzia delle Entrate ha delineato importanti informazioni in merito alla questione dei rimborsi chilometrici.

Conoscere questa circolare è per te importante perché ti permetterà di avere un’arma legale da utilizzare davanti ad un funzionario dell’Agenzia delle Entrate o da mostrare al giudice tributario.

Sapere la legge ti permette di dormire sonni tranquilli e di non essere ricattabile da consulenti che ti chiedono soldi per consulente che a te non servono, oppure di essere in trappola da funzionari di Enti che sono poco preparati.

 

Circolare del 23/12/1997 n. 326 – Min. Finanze

Prima di comprendere nel dettaglio quello che devi conoscere, per essere certo di calcolare in modo perfetto il rimborso chilometrico per evitare conseguenze fiscali successivamente, bisogna prima preparare il terreno con delle informazioni importanti a tuo vantaggio.

Conoscere queste cose ti permetterà di essere sicuro di applicare questi strumenti nel rispetto della legge e, quindi, di vivere sereno dormendo sonni tranquilli.

Bisogna anche avere le prove di quello che uno afferma in una circolare. Inoltre, devi anche poter contrastare eventuali pretese ingiuste da parte funzionari di Enti mostrando la legge a tuo vantaggio.

Per questi 2 motivo ho deciso di condividerti queste informazioni importanti per proteggere il tuo rimborso chilometrico.

Queste informazioni sono mostrate qui, di seguito:

Circolare del 23/12/1997 n. 326 – Min. Finanze – Dip. Entrate Aff. Giuridici Serv. III

Decreto Legislativo 2 settembre 1997, n. 314 concernente armonizzazione, razionalizzazione e semplificazione delle disposizioni fiscali e previdenziali in materia di redditi di lavoro dipendente e assimilati.

Sintesi: Si forniscono chiarimenti in ordine alla disciplina di armonizzazione, razionalizzazione e semplificazione delle disposizioni fiscali e previdenziali relative ai redditi di lavoro dipendente e assimilati di cui al decreto legislativo in oggetto, emanato in attuazione delle disposizioni di delega contenute nell’art. 3, commi 19 e 134, della legge n. 662/96.

Ti mostrerò i pezzi di questa circolare che sono più importanti per te. Te li riporto, così che hai modo di verificare tu stesso.

Rimanendo consapevole che, ove questi ti sembrano particolarmente tecnici, ti riporto, di seguito a ciascun punto, il significato, in modo che tu possa comprendere appieno il  pezzo riportato.

Ricordandoti che, determinati pezzi possono darti una arma tagliente per difenderti in caso di contestazioni fiscali ingiuste. Quindi, di consiglio di leggerli seriamente e accuratamente.

Più che altro lo contestualizzo un po’ più nello specifico nella posizione di un imprenditore che ha una S.r.l. .

 

Pezzo 1

[…]

L’individuazione della sede di lavoro è, ovviamente, rimessa alla libera decisione delle parti contrattuali, decisione sulla quale né il legislatore né, tanto meno, l’Amministrazione finanziaria, hanno possibilità di intervenire, così come non è consentito sindacare le modalità di erogazione o gli importi dell’indennità all’uopo stabiliti.

[…]

Per questo il legislatore ha differenziato il trattamento delle indennità di trasferta a seconda che le stesse siano o meno svolte nell’ambito del territorio comunale in cui è stabilita la sede di lavoro del dipendente, rilevabile, come già precisato, dalla documentazione relativa all’assunzione, stabilendo un trattamento di favore per le indennità percepite in occasione di trasferte effettuate fuori dal territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro.

[…]

Questo pezzo afferma che:

– la scelta della sede di lavoro sul quale considerare o meno la trasferta fuori dal comune, previsto dal dipendente (e quindi dall’amministratore), è individuata liberamente dall’imprenditore. Cosa che neanche l’Agenzia delle Entrate dovrebbe poter contestare.

– la sede di lavoro è stabilita da quello che è previsto nel contratto di assunzione. Cosa che per l’amministratore corrisponde alla delibera dei soci nel momento di nomina dell’amministratore.

 

Pezzo 2

[…]

– trasferte nell’ambito del territorio comunale dove si trova la sede di lavoro: viene confermato il precedente regime in base al quale le indennità e i rimborsi di spese per le trasferte nell’ambito del territorio comunale in cui si trova la sede di lavoro, tranne i rimborsi di spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore, concorrono integralmente a formare il reddito.

Per quanto riguarda, invece, la documentazione che, provenendo dal vettore, legittima l’esclusione di tale rimborso di spesa dal concorso al reddito imponibile, si ritiene che, oltre alla documentazione rilasciata dal vettore (biglietti dell’autobus. ricevuta del taxi), sia necessario soltanto che dalla documentazione interna risulti in quale giorno l’attività del dipendente è stata svolta all’esterno della sede di lavoro.

È opportuno ribadire che non assume alcuna rilevanza l’ampiezza del comune in cui il dipendente ha la sede di lavoro, neppure nell’ipotesi in cui esista una legge che preveda la corresponsione di una indennità per coloro che si recano in missione fuori dalla sede di servizio in località’ distanti almeno 10 chilometri (cfr. legge 26 luglio 1978, n. 417). Alla stregua, infatti, della disposizione contenuta nel comma 5 dell’art. 48 concorrono a formare il reddito le indennità e i rimborsi spese per trasferte in località comprese nel territorio comunale, anche se più distanti di 10 Km dal centro abitato o dalla località in cui hanno sede l’ufficio o l’impianto, con la sola esclusione dei rimborsi delle spese di trasporto, comprovate da documenti provenienti dal vettore, e non assume alcun rilievo la eventuale ripartizione del territorio in entità sub comunali, come le frazioni, dovendosi comunque aver riguardo al territorio comunale;

[…]

Questo pezzo afferma che:

– i rimborsi chilometrici erogati all’imprenditore nello stesso comune ove è posta la sede di lavoro concorrono nel reddito imponibile (non conta la grandezza del comune, quindi per chi ha la sede di lavoro in un comune piccolo c’è maggior vantaggio).

 

Pezzo 3

[…]

trasferte fuori del territorio comunale dove si trova la sede di lavoro: è possibile distinguere tre sistemi l’uno alternativo all’altro schematizzabili nel modo seguente:

[…]

3. rimborso analitico: i rimborsi analitici delle spese di vitto e alloggio, quelli delle spese di viaggio, anche sotto forma di indennità chilometrica, e di trasporto, non concorrono a formare il reddito.

[…]

Questo pezzo afferma che il rimborso chilometrico erogato all’imprenditore con una S.r.l. per una trasferta fuori dal comune di lavoro è esente imposte e contributi. Ossia prende il rimborso ma non paga i tributi sul rimborso forfettario ricevuto (questo indipendentemente dalla deducibilità fiscale del rimborso chilometrico nella contabilità della S.r.l.).

 

Pezzo 4

[…]

Non è consentito, pertanto, nell’ambito di una stessa trasferta adottare criteri diversi per le singole giornate comprese nel periodo in cui il dipendente si trova fuori dalla sede di lavoro.

[…]

Ho voluto inserire questo pezzo per ricordare una cosa importante da conoscere quando utilizzi i rimborsi, in generale. Cosa che ti permette di evitare comportamenti che possono essere contestati dal funzionario dell’Agenzia delle Entrate in caso di controlli fiscali.

Ti ho segnato questo punto per comunicarti che il rimborso chilometrico lo potrai sempre utilizzare con qualsiasi tipologie di rimborso spesa tu ti stia prendendo (forfettario, analitico, misto).

In sostanza il rimborso chilometrico lo potrai prendere insieme al rimborso forfettario e al rimborso analitico perché p compatibile e nessuno annulla l’altro.

 

Pezzo 5

[…]

Relativamente all’indennità chilometrica per le trasferte fuori del comune dove il dipendente ha la sede di lavoro, si precisa che, al fine di consentire l’esclusione dalla formazione del reddito di lavoro dipendente dell’indennità chilometrica, non è necessario che il datore di lavoro provveda al rilascio di una espressa autorizzazione scritta che contenga tutti i dati relativi alla percorrenza e al tipo di autovettura ammessa per il viaggio.

E’, invece, necessario che, in sede di liquidazione, l’ammontare dell’indennità sia determinato avuto riguardo alla percorrenza, al tipo di automezzo usato dal dipendente e al costo chilometrico ricostruito secondo il tipo di autovettura. Detti elementi dovranno risultare dalla documentazione interna conservata dal datore di lavoro.

[…]

Questo pezzo afferma che:

– non è necessario che ci sia un’autorizzazione scritta per la trasferta dell’imprenditore da parte della S.r.l. . Quindi è come se dicesse che puoi prendere il rimborso chilometrico anche alla fine dell’anno nel momento in cui ti dimentichi di richiedere il rimborso subito dopo aver fatto la trasferta. L’importante è averne le prove della trasferta.

– l’imprenditore socio lavoratore/dipendente/amministratore della S.r.l. può ottenere il rimborso chilometrico in base ad un calcolo che considera: a) la percorrenza, b) al tipo di automezzo usato dal dipendente e, c) al costo chilometrico riconosciuto in base alla tipologia di vettura utilizzata. (in tutti i casi ricordati che la deducibilità del costo per la S.r.l. è limitata dall’articolo 95 del tuir, ossia in base ai cavalli fiscali).

– che la documentazione della trasferta deve essere conservata dalla S.r.l. .

 

Conclusioni

Grazie alle informazioni che hai ottenuto da questa nuova circolare sai come prendere un rimborso chilometrico grazie alla S.r.l. in modo da ricevere un compenso senza pagare imposte, senza pagare contributi, dormendo sonni tranquilli, perché sei certo che avrai meno contestazioni fiscali da parte di un funzionario del Fisco o dell’Inps.

In tutti i casi in cui hai un’azienda sappi che, se tu vuoi veramente dormire sonni tranquilli, proteggere il tuo patrimonio personale, proteggere il tuo investimento imprenditoriale, tagliare le imposte ed i contributi, tutelare la tua famiglia e il tuo futuro, la soluzione migliore risiede nell’utilizzare una S.r.l. .

Ma non basta.

Devi infatti anche verificare di:

a) produrre utili in abbondanza,

b) avere sempre la liquidità necessaria per far funzionare la S.r.l. regolarmente e…

c) utilizzare il più possibile strumenti di risparmio fiscale, riservati per legge alla S.r.l., nella tua società per ridurre le imposte e contributi dell’imprenditore.

Stai però attento, perché gestendo in modo inappropriato una S.r.l., rischi di pagare più del 70,72% di imposte e contributi (tanto quanto una ditta individuale).

Mentre, dal lato opposto, con una gestione fiscale efficace della S.r.l., le imposte possono essere ridotte fino al 28%.

Tra il 70,72% di carico tributario ed il 28%, ci sono vari strumenti di pianificazione fiscale che puoi utilizzare nella tua S.r.l. per tagliare il più possibile le imposte ed i contributi Inps.

Più strumenti di risparmio fiscale specifici per la S.r.l. applichi e più riuscirai a ridurre le imposte ed i contributi avvicinandoti al 28%.

Strumenti di risparmio fiscale specifici per la S.r.l. che troverai scaricando il manuale che riceverai compilando il form qui in basso.

Tutte le volte che decidi di utilizzare una S.r.l. per la tua attività imprenditoriale, ricordati che puoi accedere al servizio della Contabilità Controllata.

Seguendo la procedura della Contabilità Controllata, puoi rendere la tua S.r.l. una macchina che ti genera costantemente, ogni anno, più soldi di quelli che spendi.

Ogni 12 mesi avrai una S.r.l. con più utili rispetto a prima, con più soldi in banca rispetto a prima e la possibilità di tagliare il carico fiscale della società dal 70,72% al 28%.

Tutto questo grazie all’applicazione dei principi di Efficacia Fiscale e al controllo mensile dei numeri del bilancio della S.r.l. utilizzando la procedura della Contabilità Controllata.

In questo modo crei sempre più ricchezza per te e ottieni tutto il successo che ti meriti insieme alle persone a te care.

Se non puoi applicare la procedura della Contabilità Controllata sulla tua S.r.l. con il tuo commercialista, non preoccuparti.

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