L’amministratore della S.r.l. può avere la tredicesima e la quattordicesima? Cosa succede ai rimborsi spese senza compenso?

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Molti imprenditori che gestiscono una S.r.l. si chiedono se l’amministratore della società possa ricevere la tredicesima e la quattordicesima come un normale dipendente.

Il dubbio nasce soprattutto quando il compenso dell’amministratore viene erogato attraverso una busta paga: a quel punto è naturale chiedersi se il trattamento economico debba seguire le stesse regole del lavoro subordinato, oppure se esistano differenze sostanziali.

È molto importante chiarire questa tematica, perché il rapporto di amministrazione presenta caratteristiche completamente diverse rispetto a quello di lavoro dipendente e comporta conseguenze pratiche sia nella determinazione del compenso, sia nella gestione dei rimborsi spese.

Inoltre, esiste un interessante chiarimento del Ministero del Lavoro che ha confermato la possibilità di avere un amministratore senza compenso, ma con rimborsi spese, purché sussistano determinate condizioni.

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L’amministratore della S.r.l. è un lavoratore dipendente?

Il primo concetto da chiarire è che il rapporto di amministrazione non coincide con un rapporto di lavoro subordinato.

L’amministratore esercita un incarico conferito dai soci e svolge funzioni di gestione e rappresentanza della società, questo significa che il suo compenso non è disciplinato dalle norme che regolano il lavoro dipendente e non gode automaticamente delle relative tutele.

Di conseguenza, salvo casi particolari di contemporaneo rapporto di lavoro subordinato validamente instaurato, il compenso dell’amministratore segue regole autonome.

Questa distinzione è fondamentale per comprendere perché alcune voci tipiche della retribuzione del dipendente non spettano all’amministratore.

L’amministratore ha diritto alla tredicesima ed alla quattordicesima?

La risposta, in linea generale, è negativa.

Il compenso dell’amministratore non prevede automaticamente tredicesima, quattordicesima o ulteriori mensilità aggiuntive previste dalla contrattazione collettiva.

Questo perché tali istituti derivano dalla disciplina del lavoro subordinato e dai contratti collettivi nazionali di lavoro; l’amministratore, invece, percepisce il compenso stabilito dall’assemblea dei soci o previsto dallo statuto.

In pratica, se viene deliberato un compenso annuo di € 60.000, tale importo rappresenta il compenso complessivo annuale, indipendentemente dalle modalità con cui verrà corrisposto.

L’amministratore ha diritto a ferie, malattia e TFR?

Anche sotto questo profilo la risposta è generalmente negativa.

L’incarico di amministratore non attribuisce automaticamente il diritto a:

• Ferie retribuite;
• Permessi;
• Indennità di malattia;
• Trattamento di fine rapporto (TFR).

Attenzione però a non confondere il TFR con il TFM.

Il TFM, cioè il trattamento di fine mandato, costituisce uno strumento completamente diverso e può essere previsto per l’amministratore nel rispetto delle condizioni richieste dalla normativa fiscale.

Si tratta quindi di due istituti distinti che non devono essere sovrapposti.

Il compenso dell’amministratore deve essere pagato ogni mese?

Una delle caratteristiche più interessanti del compenso dell’amministratore riguarda la libertà nella sua erogazione; a differenza del dipendente, infatti, non esiste l’obbligo di corrispondere il compenso con dodici mensilità.

L’amministratore potrebbe ricevere il proprio compenso mensilmente, trimestralmente, semestralmente o, addirittura, in un’unica soluzione annuale.

Naturalmente, la scelta deve essere coerente con le esigenze finanziarie della società e dell’amministratore stesso.

Dal punto di vista pratico, una corresponsione periodica risulta spesso più semplice da gestire, ma sotto il profilo giuridico non esiste un obbligo di dodici mensilità.

È possibile avere una sola busta paga all’anno?

Sì, se il compenso è stato correttamente deliberato, nulla vieta che venga liquidato in un’unica soluzione.

Questo significa che l’amministratore potrebbe ricevere una sola busta paga nell’intero anno.

La scelta, tuttavia, deve essere valutata attentamente: una liquidazione unica, infatti, comporta che il compenso venga effettivamente percepito in un solo momento, con evidenti implicazioni finanziarie e fiscali.

Nella pratica operativa, quindi, molte società preferiscono una corresponsione mensile o periodica per rendere più equilibrata la gestione dei flussi di cassa.

Gli € 8.500 devono essere divisi per 12 o per 13 mensilità?

Questo è uno dei dubbi più frequenti.

Se si prende come riferimento un reddito annuo lordo, ad esempio di € 8.500, tale importo rappresenta il totale da conseguire nell’intero anno.

Poiché non esiste una tredicesima dell’amministratore, il ragionamento corretto è che gli € 8.500 costituiscono il reddito annuale complessivo, indipendentemente dal numero di buste paga utilizzate.

Se l’amministratore riceve dodici cedolini, il compenso verrà distribuito su dodici mesi; se riceve un solo cedolino, l’intero importo sarà concentrato in quell’unica erogazione.

Ciò che conta non è il numero delle buste paga, ma il compenso annuo deliberato.

L’amministratore della S.r.l. può avere un compenso pari a zero?

Un altro tema che genera molti dubbi riguarda la possibilità per l’amministratore di svolgere il proprio incarico senza percepire alcun compenso.

Salvo diverse previsioni statutarie o deliberazioni assembleari, l’incarico di amministratore può essere svolto anche gratuitamente: in altre parole i soci possono deliberare che l’amministratore non percepisca alcun compenso per l’attività svolta.

Questa situazione è particolarmente frequente nelle S.r.l. familiari, nelle holding, nelle società di nuova costituzione, nelle imprese che vogliono contenere i costi nella fase di avvio o quando il socio-amministratore trae il proprio reddito da altre fonti.

Tuttavia, una domanda sorge spontanea: se l’amministratore non percepisce alcun compenso, può comunque ottenere il rimborso delle spese sostenute nell’interesse della società?

Per rispondere a questa domanda è intervenuto il Ministero del Lavoro con un interpello che ancora oggi rappresenta un importante punto di riferimento.

Cosa prevede l’Interpello n. 27 del 6 luglio 2010?

L’Interpello n. 27 del 6 luglio 2010 del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali affronta proprio questo tema.

Il quesito posto al Ministero era sostanzialmente il seguente: un amministratore che non percepisce alcun compenso può ricevere rimborsi spese esenti da imposizione fiscale e contributiva?

La risposta è stata favorevole: il Ministero ha chiarito che l’assenza di un compenso non impedisce all’amministratore di ricevere i rimborsi delle spese sostenute nello svolgimento del proprio incarico; tuttavia, è stata individuata una condizione operativa molto importante: i rimborsi devono transitare attraverso il Libro Unico del Lavoro.

Questa precisazione, apparentemente tecnica, ha in realtà importanti conseguenze pratiche, ecco quindi che si rende utile approfondire ulteriormente l’argomento.

Attenzione: l’obbligo di registrazione nel Libro Unico del Lavoro non riguarda indistintamente tutti gli amministratori.

Il Ministero del Lavoro ha precisato che gli amministratori devono essere iscritti nel Libro Unico del Lavoro quando non svolgono l’attività in forma professionale e i relativi compensi non sono attratti nei redditi di natura professionale.

Se, invece, l’amministratore svolge la propria attività in forma professionale e il compenso rientra nel reddito di lavoro autonomo, l’amministratore è escluso dalla registrazione nel LUL.

Pertanto, nel caso dell’amministratore non professionista, anche i rimborsi spese devono essere registrati nel Libro Unico del Lavoro con riferimento al momento dell’effettiva erogazione.

Nella pratica, questa registrazione viene normalmente effettuata attraverso un cedolino elaborato dal software paghe. Il cedolino serve a documentare e registrare l’operazione nel LUL e non attribuisce all’amministratore lo status o i diritti propri del lavoratore dipendente.

Che cos’è il Libro Unico del Lavoro?

Il Libro Unico del Lavoro, spesso indicato con l’acronimo LUL, rappresenta il documento nel quale vengono registrati i rapporti economici e le relative elaborazioni paghe.

In termini pratici, possiamo immaginarlo come l’insieme delle buste paga ordinate cronologicamente e predisposte secondo le regole previste dalla normativa.

Secondo il Ministero del Lavoro, anche nel caso di amministratore senza compenso, i rimborsi spese dovrebbero essere documentati mediante l’elaborazione di un cedolino che confluisca nel Libro Unico del Lavoro.

Questo consente di attribuire una data certa all’operazione e di documentare correttamente le somme corrisposte.

Quali rimborsi spese può ricevere un amministratore?

L’interpello non distingue tra le diverse categorie di rimborso.

In linea generale, possiamo ricondurre le spese dell’amministratore a tre grandi categorie.

Rimborso analitico: si tratta del rimborso delle spese effettivamente sostenute e documentate, ad esempio spese per vitto e alloggio, pedaggi autostradali, biglietti aerei.

L’amministratore anticipa la spesa e successivamente ne ottiene il rimborso previa presentazione della documentazione.

Rimborso chilometrico: il rimborso chilometrico riguarda l’utilizzo del veicolo personale per esigenze aziendali.

Generalmente il calcolo viene effettuato utilizzando le tabelle Aci, che rappresentano il parametro di riferimento normalmente utilizzato anche ai fini fiscali.

Una corretta determinazione del rimborso riduce notevolmente il rischio di contestazioni.

Rimborso forfettario: il rimborso forfettario consiste invece nell’erogazione di un importo predeterminato per le trasferte effettuate.

Questa tipologia richiede particolare attenzione, poiché deve sempre essere collegata a trasferte realmente effettuate e adeguatamente documentabili.

I rimborsi spese devono transitare nella busta paga?

L’aspetto probabilmente più interessante dell’interpello riguarda proprio gli effetti pratici.

Il Ministero del Lavoro ha sostanzialmente individuato una modalità operativa che rende maggiormente tracciabili i rimborsi spese dell’amministratore.

Da un punto di vista pratico, il transito attraverso il cedolino permette di documentare l’erogazione, attribuire una data certa, rispettare l’indicazione ministeriale e ridurre possibili contestazioni.

È importante precisare che il passaggio nella busta paga non trasforma il rimborso in un compenso: il rimborso continua ad avere la propria natura, purché siano rispettate le condizioni previste dalla normativa.

Anche se l’amministratore percepisce un compenso conviene inserire i rimborsi nel cedolino?

Nella maggior parte dei casi la risposta è sì: quando l’amministratore percepisce già un compenso periodico, inserire nel medesimo cedolino anche i rimborsi spese rappresenta una soluzione ordinata e coerente.

Questo approccio consente di concentrare tutta la documentazione relativa ai rapporti economici tra società ed amministratore in un unico flusso amministrativo.

Dal punto di vista operativo, inoltre, questa soluzione facilita il lavoro dell’ufficio amministrativo e del consulente del lavoro.

E se l’amministratore non percepisce alcun compenso?

È proprio questo il caso affrontato dall’interpello ministeriale.

Anche in assenza di compenso, può essere opportuno predisporre un cedolino contenente esclusivamente i rimborsi spese.

Naturalmente questa scelta comporta un costo amministrativo aggiuntivo legato all’elaborazione del cedolino; tuttavia, il vantaggio consiste nell’avere una gestione maggiormente conforme all’orientamento espresso dal Ministero del Lavoro.

In molti casi, il piccolo costo amministrativo può rappresentare un investimento nella corretta gestione documentale della società.

Un esempio pratico

Immaginiamo una S.r.l. in cui il socio amministratore abbia rinunciato al compenso per il primo anno di attività.

Durante l’anno l’amministratore anticipa diverse spese relative alle trasferte e può richiedere alla società il rimborso dei costi sostenuti.

Seguendo le indicazioni dell’Interpello n. 27/2010, tali rimborsi possono essere fatti transitare attraverso un cedolino da amministratore privo di compenso, consentendo una migliore tracciabilità dell’operazione.

Conclusioni

Grazie alle informazioni ottenute con questa nuova circolare del blog di Efficacia Fiscale ora sai che il compenso dell’amministratore della S.r.l. segue regole profondamente diverse rispetto a quelle del lavoro subordinato.

In particolare:

• Non esistono automaticamente tredicesima e quattordicesima;
• Non spettano ferie, permessi, malattia e TFR;
• Il compenso può essere erogato con periodicità liberamente determinata;
• È possibile prevedere anche un amministratore senza compenso.

L’Interpello n. 27 del 6 luglio 2010 del Ministero del Lavoro ha inoltre confermato che l’amministratore privo di compenso e non professionista può ricevere rimborsi spese, evidenziando l’opportunità di far transitare tali somme attraverso il Libro Unico del Lavoro.

Dal punto di vista pratico, questa soluzione consente di documentare meglio i rapporti tra società e amministratore e di adottare una gestione più ordinata e prudente, soprattutto in vista di eventuali controlli.

Come spesso accade nel mondo delle S.r.l., una corretta impostazione amministrativa non serve soltanto a rispettare le regole, ma può rappresentare uno strumento concreto di tutela per l’imprenditore e per la società stessa.