Conto economico delle S.r.l.: queste sono le 5 cose che controllo ogni mese dei miei clienti per avere la certezza che la loro azienda sia una macchina che gli genera più soldi di quelli che spende anche se c’è “la crisi”

Da più di un anno ho iniziato a controllare mensilmente i bilanci delle S.r.l. dei miei clienti con una speciale procedura per rendere le loro aziende una macchina che genera più soldi rispetto a quelli che spende!

La procedura si sviluppa in TRE sequenze: inizio dal conto Economico, passo allo Stato Finanziario per concludere con l’aspetto fiscale.

Mediante questa circolare, scelgo di condividere con te il primo di questi tre passaggi: l’analisi della sfera economica.

Per gli altri due passaggi non preoccuparti, te li descriverò nelle prossime settimane.

In questo modo, anche tu potrai avere la certezza di generare utili “solidi” tali da coprire anche eventuali imprevisti di gestione.

Il primo passo per costruire solide fondamenta, e di conseguenza un’azienda che sia sicura, è verificare i “numeri” della tua attività in maniera costante.

Verificare il Conto Economico solo l’anno successivo è sbagliato, proprio perché non ti permette d’intervenire tamponando eventuali errori.

Se vuoi fare soldi con la tua S.r.l. c’è una precisa sequenza di strumenti che devi controllare nell’esatto ordine che vedi di seguito.

Quindi, leggi fino in fondo tutta la circolare senza saltare nessun passaggio.

È importante tenere questi dati sotto controllo e verificarli ogni qualvolta lo reputi necessario per trovare una nuova strada per la tua azienda, anche se questo dovesse essere applicato una volta al mese!

Questo perché ti permette di prendere 12 scelte strategiche all’anno per guidare la tua azienda verso il successo.

Inoltre, questo meccanismo ti permette di mantenere una visione costante sull’andamento della tua azienda.

Verificare periodicamente il tuo bilancio ti trasmetterà una sensazione di sicurezza perché, se sei un VERO imprenditore, necessiti di avere una visione del QUI e ORA costante, e questo è un metodo valido per raggiungere il benessere interiore della tua azienda!

Questo meccanismo l’ho già testato sui miei clienti e tutti hanno migliorato l’utile della propria S.r.l. in meno di 12 mesi.

Quindi prima incominci a utilizzare il mio metodo, prima migliori l’utile della tua azienda e prima incassi i soldi sul tuo conto corrente.

E, anche se i dati del conto economico della tua S.r.l. non fossero in linea con quanto da te programmato, avresti la possibilità di prendere immediatamente delle scelte sulla tua azienda per raggiungere gli obiettivi prefissati e avere maggiore sicurezza su cosa devi mettere in pratica per raggiungere gli scopi aziendali.

Prima di tutto è importante essere consapevoli sul cosa intendo per conto economico.

Cosa intendo per conto economico?

È un prospetto contabile in cui sono riportati i ricavi e i costi che ha generato la tua azienda in un determinato periodo.

I ricavi e i costi sono la somma degli imponibili che sono presenti nelle fatture di acquisto e di vendita della tua azienda.

Oltre a questi devi considerare tutte le componenti di costo che non sono soggette ad iva come ad esempio il costo del personale e gli ammortamenti dei beni strumentali.

Attenzione: L’iva a credito o debito NON è indicata nel conto economico in quanto va calcolata con un meccanismo diverso.

Una domanda che spesso mi fanno le persone è la differenza tra i ricavi, i costi, l’utile e la perdita.

Differenza tra ricavi, costi, utile e perdita

Nel conto economico sono raggruppati tutti i costi e i ricavi della tua società.

Dalla differenza tra i ricavi e i costi nasce un utile o una perdita.

Se generi un utile, significa che la tua società ha generato maggiori risorse durante l’anno di competenza.

Al contrario, se generi una perdita, significa che la tua società ha assorbito (o perso) risorse durante l’anno.

I costi consistono in tutte quelle spese fatte dall’azienda che sono di competenza di un determinato anno d’imposta.

Come per esempio gli ammortamenti, l’acquisto di materie prime, materiale di consumo, i costi sostenuti per i dipendenti, gli affitti.

I ricavi consistono in tutto ciò che l’azienda ha fatturato o tutte le entrate che la tua S.r.l. ha ottenuto in un determinato periodo.

Come, per esempio, le fatture emesse e i corrispettivi.

Nota: i ricavi e i costi devono essere inseriti utilizzando il principio di competenza. Ossia i ricavi e i costi vanno inseriti in bilancio quando li hai venduti o acquistati, anche se non li hai incassati o non li hai pagati.

Questo potrebbe creare differenze con la liquidità effettiva in banca, in quanto puoi trovarti nella situazione di aver tanti ricavi ma senza aver incassato i crediti dai clienti.

Nel caso opposto può succedere di essere in perdita ma di avere ancora tanti soldi in banca in quanto hai già ricevuto la merce dai fornitori ma ancora non li hai pagati.

Capire l’utile generato in un anno è fondamentale, ma non è un dato completo.

 Per avere una maggiore comprensione dello stato di salute della tua azienda, devi anche avere una comprensione di come gira la liquidità della tua attività.

Cosa che puoi ottenere tramite la lettura dello stato patrimoniale e del rendiconto finanziario.

Ma non preoccuparti che te ne parlerò nelle prossime circolari.

Affronteremo queste sezioni in un secondo momento, perché qui vorrei trasmettere il concetto dell’ importanza del Conto Economico, insomma, un passo per volta!

Con queste informazioni preliminari posso mostrarti le 5 fasi che io utilizzo per analizzare il conto economico dei miei clienti per rendere la loro azienda una macchina che genera più soldi di quelli che spende.

La procedura in 5 fasi che devi seguire sul conto economico della tua S.r.l. per renderla una macchina che ti genera più soldi di quelli che ti spende

Per poter essere certo che la tua S.r.l. sia una macchina che ti genera più soldi di quello che spende ci sono 5 fasi che devi mettere in pratica nella precisa sequenza che ti condivido qui di seguito. Sono regole semplici che vanno rispettate e controllate periodicamente da te o insieme al tuo commercialista (preferibilmente). Questo in quanto esso può aiutarti nella predisposizione dei documenti e nel fornirti consigli con l’ottica di una persona esterna a te.

Se fai questi controlli con costanza, sei certo che hai fatto il primo passo per guidare la tua azienda verso il successo.

FASE 1 – il conto economico preventivo

Il primo passo che devi fare per controllare la tua azienda è quello di stabilire degli obiettivi che vuoi ottenere.

Solo se stabilisci degli obiettivi all’inizio dell’anno puoi sapere se la tua azienda sta andando verso la situazione ideale che tu desideri.

Solo con il confronto dei dati mensili del tuo conto economico con i dati stabiliti all’inizio dell’anno puoi avere il controllo della tua S.r.l. ed avere la certezza che la tua azienda stia andando verso i risultati che tu desideri.

Cercare di prevenire e preventivare eventuali costi è importante per predisporre le strategie e i piani d’intervento!

Questo in quanto hai dei parametri di costi e ricavi che devi assolutamente rispettare per raggiungere l’utile a fine anno che tu desideri.

Se non pianifichi in anticipo i risultati del tuo conto economico allora otterrai dei dati “casuali” in base all’andamento del mercato.

Se pianifichi in anticipo i dati del tuo conto economico obbligherai il tuo cervello a trovare le soluzioni per poter raggiungere il fatturato e l’utile aziendale che ti sei programmato.

Non dico che otterrai gli obiettivi se questi sono impossibili da raggiungere.

Ma il tuo cervello sarà obbligato a cercare nuove soluzioni per farti avvicinare a quanto da te desiderato in termici di risultati economici.

Per poter fare il conto economico preventivo non hai bisogno di software costosi, ti basta inserire i dati in un foglio di excel e suddividere i costi tra variabili e fissi.

Cosa sono i “Costi Variabili”?

Quali sono, invece, i “Costi Fissi”?

COSTI VARIABILI: sono tutti quei costi che aumentano o decrementano all’aumentare o alla diminuzione del ricavo. Sono tutti quei costi che sono collegati in maniera lineare al ricavo.

COSTI FISSI: sono tutti quei costi che, tendenzialmente, rimangono fermi all’aumentare o al diminuire dei ricavi.

ATTENZIONE: I “Costi Fissi” sono i costi della struttura, come per esempio l’affitto, gli ammortamenti e i dipendenti. I costi fissi aumentano solo quanto aumenti la struttura.

Esempio prendi nuovi capannoni o aumenti i dipendenti. In tutti i casi questi costi sono considerati fissi in quanto rimangono fissi fino ad una certa soglia di produzione.

ATTENZIONE2: tutti i costi sul lungo periodo sono “variabili”, come ad esempio il costo del personale. Quindi, per capire cosa va considerato un costo fisso, devi chiederti se puoi cambiare quel costo subito nel mese corrente oppure no. Se non lo puoi cambiare immediatamente nel mese corrente allora è un costo fisso.

I costi li dividiamo in costi fissi e variabili perché ti servono successivamente come strumenti di analisi per prendere scelte strategiche.

É importante redigere il conto economico preventivo in quanto ti rendi conto del vero fatturato che devi fare per poter coprire tutti i costi “figurativi” o tutti questi costi che finanziariamente devi pagare in modo posticipato, come ad esempio il TFR o le imposte.

Solo così potrai avere la certezza di capire in tempo zero se stai lavorando in perdita o se stai vanificando i tuoi sforzi incassando meno di un dipendente, insomma, troverai la risposta alla domanda: “Vale la pena agire così?” Per aiutarti nella predisposizione del tuo conto economico ti condivido una check list delle cose che devi considerare per avere la certezza di avere tutta la reale situazione economica della S.r.l.:

1. Il valore magazzino deve essere corretto. Se tu inserissi un valore inventato non avresti un dato attendibile per capire se la tua azienda ha margini buoni sui prodotti venduti;
2. La 13esime, 14esima e tfr deve essere di competenza spalmati su ogni singolo mese;
3. I beni strumentali vanno ammortizzato e l’ammortamento deve essere diviso per mese;
4. Nel caso in cui non avessi beni strumentali ma fossi certo di acquistarne in futuro, utilizza la tecnica dell’”ammortamento inverso”. Ossia inserisci dei costi figurativi nel conto economico a titolo di ammortamento in quanto sei già certo che vorrai acquistare dei beni strumentali. Questo ti permetterà di accumulare soldi per il futuro e di spenderli quando dovrai fare investimenti;
5. Mettere il compenso figurativo del socio lavoratore, in modo da capire se l’azienda genera abbastanza utile per il socio e quindi quanto rende l’azienda in più rispetto al lavoro del socio;
6. Nel caso in cui avessi gli uffici presso la tua abitazione o non pagassi l’affitto dei locali della tua attività in quanto l’immobile è tuo, ricordati di inserire anche un costo di affitto “figurativo”. Questo perché tu stai utilizzando un ufficio, cosa che se l’immobile non fosse di tua proprietà dovresti ugualmente pagarci l’affitto. In tutti i casi devi valorizzare il mancato guadagno che avresti dall’utilizzare un immobile tuo per la tua azienda piuttosto che affittarlo a terzi in cambio di un canone di affitto;
7. Altra cosa importante, da non sottovalutare, è quello di creare fondi per coprire gli imprevisti. Nel tuo conto economico preventivo puoi inserire dei fondi imprevisti specifici figurativi (io per esempio metto un fondo rischi errori umani dipendenti e titolare). La funzione del fondo non è quella di mettersi un costo in contabilità, in quando è comunque indeducibile, ma ha il valore di farti capire quanto devi fatturare per accumulare risorse necessarie per essere tranquillo da imprevisti futuri;
8. Mentre analizzi il conto economico devi anche chiederti se ci sono dei costi palesemente inutili che puoi subito eliminare in quanto non apportano un valore aggiunto alla tua azienda. Devi chiederti: “Questo costo è necessario oppure lo voglio perché lo voglio?”. Se lo vuoi perché lo vuoi, probabilmente è un costo che puoi eliminare in quanto non è necessario.
9. Per calcolare le imposte inserisci un importo forfettario del 30% dell’utile lordo. Inserire questo dato ti serve per capire quanto devi pagare di imposte evitando di avere “sorprese” l’anno successivo.

Attenzione: Ovviamente i costi figurativi sono indeducibili ai fini fiscali e devi ugualmente pagarci le imposte.

Ma, il vantaggio di inserirli in bilancio, è perché ti rendi conto, numericamente, se la tua azienda sta producendo, in quel specifico mese, abbastanza soldi per finanziare l’acquisto di beni strumentali, se il tempo del socio lavoratore è adeguatamente ripagato e se l’azienda è in grado di pagare l’affitto di nuovi locali in caso di ampliamento dell’attività.

Seguendo questi 5 passi sei certo che la tua azienda ha prodotto abbastanza utili in modo da coprire anche gli eventuali investimenti futuri, il lavoro del socio, l’eventuale affitto dei nuovi locali e gli imprevisti che possono succedere durante l’attività.

FASE 2 – individuare la percentuale dei costi sui ricavi

Ora che hai predisposto il tuo conto economico preventivo devi passare al suo controllo periodico.

La prima cosa che verifico è semplicemente la percentuale dei singoli gruppi di costi sull’intero fatturato.

Questo lo faccio per individuare i fattori di costo che influenzano maggiormente il bilancio e capire quali costi assorbono gran parte dei ricavi.

In questo modo posso spostare il mio focus e chiedermi se sono costi veramente necessari all’azienda.

Controllo mensile dei dati e prima regola che devi verificare

Primo obiettivo dell’analisi del conto economico è fare in modo che i ricavi siano maggiori dei costi.

Anche se sembra una cosa scontata, in realtà non lo è.

Spesso gli imprenditori producono in perdita e non se ne rendono conto.

Avere il conto economico in utile in un determinato periodo d’imposta significa che il mese successivo ci saranno maggiori risorse liquide da spendere per il marketing e per lo sviluppo dell’azienda.

E questo è un meccanismo che devi assolutamente verificare ogni mese per essere certo che nel mese successivo ci siano sempre più risorse attive rispetto a quelle passive.

Se verifichi questa condizione sei già sulla buona strada per assicurare un futuro roseo alla tua S.r.l., posto che successivamente verifichi anche l’aspetto finanziario e fiscale.

Se gli utili sono tutti belli e positivi allora sei a posto.

Se invece noti che hai delle perdite o gli utili non sono tanti quanti tu ne desideravi, allora dobbiamo andare un po’ di più in profondità con i dati e quindi utilizzare ulteriori strumenti che ti consentono di incrementare l’utile.

FASE 3 – Dal Margine di contribuzione a livello aziendale al Margine di contribuzione a livello di singolo prodotto/servizio/ramo d’azienda

Nel caso in cui fossi in perdita o volessi aumentare l’utile della tua S.r.l. devi andare in profondità con i dati per capire:

• Quali prodotti/servizi devi preferire a vendere, considerando anche la tua attuale capacità produttiva;
• Quali rami d’azienda sono migliori e quindi capire quali puoi migliorare;
• Valutare l’aumento dei prezzi;
• Valutare quali costi del bilancio eliminare;
• Valutare se esternalizzare un processo aziendale all’esterno.

Se vuoi migliorare l’utile della tua azienda devi fare in modo di vendere i prodotti che ti garantiscono dei margini migliori.

Il modo per capire quali prodotti hanno i margini migliori è calcolare il Margine di contribuzione di ogni prodotto.

Margine di contribuzione

Cosa è: consiste nel maggior contributo che genera la vendita di una nuova unità di prodotto venduta per coprire i costi fissi (o generare un maggior utile).

Come si calcola: al ricavo del singolo prodotto devi sottrarre solo i costi variabili di quel singolo prodotto. Come vengono utilizzati normalmente: spesso viene calcolato il margine di contribuzione totale dell’azienda ma non a livello di singolo prodotto.

Come dovresti utilizzarle questo dato: il mio consiglio è quello di calcolare, nel limite del possibile, il margine di contribuzione di ogni singolo prodotto che vendi e per ciascuno di esso individuare quante unità di prodotto devi vendere per coprire tutti i costi fissi.

Perchè è importante: è importante capire il margine di contribuzione di ogni prodotto perché ti consente di calcolare la quantità di prodotti che devi vendere come minimo per arrivare a pareggio dei costi fissi e quindi la quantità di prodotti venduti a partire dal quale inizi a produrre utile per la tua azienda.

Inoltre, siccome ti indica il prodotto che per te genera un maggiore margine di guadagno, ti da informazioni per capire quale prodotto devi maggiormente promuovere per generare più utile possibile con meno unità di prodotto vendute.

Con il termine “Margine di Contribuzione”, si fa riferimento a questa semplice formula: MARGINE DI CONTRIBUZIONE = RICAVI – COSTI VARIABILI Attenzione: per la precisazione ci sono 3 livelli di analisi che puoi fare con il margine di contribuzione.

Per scoprire con precisione tutti e 3 i livelli puoi leggere questo articolo (qui inserisco il link per l’articolo con i 3 livelli del margine di contribuzione).

Attenzione: questo processo di allineamento verso i prodotti migliori potrebbe non essere immediato e quindi durare dei mesi.

Per questo motivo ti invito a farlo ogni mese e renderti subito conto quali prodotti devi vendere per migliorare l’utile della tua azienda.

Nota: il margine di contribuzione lo puoi utilizzare sia a livello di singoli prodotti, sia per specifici rami d’azienda, oppure a livello aziendale complessivo.

Grazie a queste nuove informazioni puoi:

• Eliminare i prodotti/servizi/rami d’azienda che non ti coprono i suoi costi variabili e neanche i propri costi fissi di competenza;
• Eliminare i prodotti/servizi/rami d’azienda che ti coprono i propri costi variabili ma che non ti coprono la quota parte dei costi fissi nel caso in cui hai capacità produttiva saturata, salvo che non servano strategicamente ad attirare nuovi clienti.
• Individuare il prezzo minimo che puoi applicare ai tuoi prodotti quando hai la capacità produttiva satura e non satura;

FASE 4 – il punto di pareggio break even point

Dopo essermi accertato di aver migliorato i margini scegliendo i prodotti da vendere con il maggior margine di contribuzione all’utile, è necessario porre l’accento sui dati quantitativi necessari per raggiungere l’obiettivo di vendita prefissato.

É importante avere dei dati quantitativi perché ti consentono di avere un obiettivo di ricavo o di volume di vendita che devi raggiungere se vuoi mantenere in vita la tua azienda.

Quindi, questo è un valore minimo che devi assolutamente raggiungere come parametro fondamentale per far crescere la tua azienda.

La formula è la seguente: PUNTO DI PAREGGIO = COSTI FISSI / MARGINE DI CONTRIBUZIONE Con questa formula puoi trovare: > il volume di prodotti che devi vendere, inserendo il margine di contribuzione di quel specifico prodotto; > il volume di prodotti di un’intera azienda, inserendo il margine medio dell’intera azienda; > il volume di fatturato dell’intera azienda, inserendo la percentuale del margine di contribuzione;

Adesso che hai questi strumenti sai come guidare l’azienda verso il miglioramento dell’utile e come individuare dei primi parametri di riferimento.

Il prossimo passo è capire se riesci a guidare l’azienda al meglio facendo 12 incontri all’anno oppure facendo un solo controllo all’anno poco prima di pagare le imposte.

FASE 5 – controllo mensile sul conto corrente

Il controllo sul conto economico, per avere efficacia, deve essere fatto almeno 12 volte all’anno.

Per quale motivo? Perché ogni volta che controlli il conto corrente puoi prendere delle scelte strategiche per raddrizzare la situazione economica della tua azienda.

Se controlli il bilancio solo una volta all’anno puoi prendere decisioni sulla tua azienda solo una volta all’anno. Se controlli il bilancio 12 volte all’anno puoi fare delle scelte strategiche sulla tua azienda 12 volte all’anno.

E la differenza tra i due comportamenti è enorme.

Quello che può essere difficile per te, è trovare un commercialista che ti obbliga a verificare insieme a lui i dati del tuo bilancio ogni mese.

Puoi anche farlo da solo, ma il ruolo dell’imprenditore è quello di verificare che l’azienda funzioni al meglio sotto il profilo operativo.

E, quindi, nelle normali routine di lavoro succede che si dimentichi di ritagliarsi il tempo per verificare il bilancio una volta al mese.

Il controllo non deve essere noioso e lungo.

Basta prendersi 30 minuti al mese per controllare se i dai del mese sono in linea con i dati che hai stabilito all’inizio dell’anno e quindi pensare a come migliorare i dati dei ricavi o dei costi.

Conclusioni

Seguendo queste 5 fasi di analisi sul tuo conto economico, sei certo di avere una S.r.l. che genera più soldi di quelli che spende, con la certezza di avere dei parametri che la tua azienda deve raggiungere ogni mese per avere la garanzia che tutto funzioni regolarmente.