Le 8 cose che possono fare i miei clienti con la Pec della loro S.r.l. che gli consentono di difendersi dal fisco, fornitori, clienti e collaboratori

La situazione è questa: stai andando dal Notaio per aprire una nuova S.r.l..

E, subito dopo la costituzione della società, avrai bisogno di predisporre dei documenti che servono al notaio per completare l’iscrizione della tua S.r.l. in Camera di Commercio.

Alcuni documenti verranno forniti dal tuo commercialista.

Sarà lui a crearti la partita IVA, a predisporre la pratica per il Comune, a predisporre le pratiche per tutti gli Enti necessari in fase di apertura attività – Inps, Inail, Enasarco, ecc.

Ma manca una cosa che ha assunto un’importanza vitale, la casella PEC attiva.

La casella PEC può essere attivata anche da te e la puoi utilizzare a tuo vantaggio.

Infatti ti permette di avere maggiore tutela fiscale nei confronti del fisco e, quindi, di evitare “incomprensioni” da parte dell’agenzia delle entrate.

Ma stai attento, perché sono accortezze che devi prendere il prima possibile, e NON dopo essere stato accertato.

Queste misure sono preventive e le devi prenderle prima di un possibile accertamento.

Per questo motivo devi applicare la data certa ai tuoi documenti aziendali il prima possibile ed evitare di “aspettare” l’accertamento dell’agenzia delle entrate rendendo nullo qualsiasi possibilità di utilizzo.

Prima di tutto è importante capire cos’è una email Pec.  

Cos’è la casella PEC?

PEC è un acronimo: Posta Elettronica Certificata, è una casella elettronica che ti consente di inviare e ricevere email, come una normale casella di posta email.

Ma, a differenza di una casella di posta classica, l’invio e la ricezione di mail PEC hanno una “data certa” come se fosse una raccomandata con ricevuta di ritorno.

La presenza di una data certa fa sì che la semplice mail diventi certificata, acquisendo non solo un valore temporale, ma anche un valore legale in caso di eventuali dispute con fisco, clienti, fornitori e collaboratori.

Nonostante possa sembrare un ulteriore adempimento di Legge, la casella PEC potrebbe aiutarti nell’evitare disguidi e fastidi con gli Enti, tra cui il Fisco.

I 3 vantaggi (più importanti) di una casella PEC

In sintesi la casella email Pec della tua S.r.l. ha i seguenti 3 vantaggi:

• Le mail inviate sono a tutti gli effetti raccomandate con ricevute di ritorno, con la differenza che hanno un costo pari a zero;
• Hanno valore legale, in caso di dispute fungono da “prove” (sia a tuo favore sia sfavore);
• Permettono di avere una data certa, di invio e di ricezione.

Grazie a questi 3 vantaggi scaturiscono almeno 7 modi per utilizzare l’email Pec della tua S.r.l. a tuo vantaggio.

Questi sono gli 8 vantaggi per cui attribuire la data certa

Inviare una mail con una data certa non ha importanza solo quando si comunica con gli Enti, i motivi che si celano dietro questo valore sono diversi, per esempio:

1. Sollecitare un pagamento a un cliente: in questo modo hai una data certa a partire dalla quale hai chiesto il tuo credito al cliente. Così facendo hai possibilità di passare tutte le carte in mano all’avvocato per richiedere i tuoi soldi direttamente in tribunale;
2. Stipulare accordi con clienti o fornitori apportando una data certa: hai maggiori prove per dimostrare al fisco che l’accordo con il cliente o fornitore è vero e che il prezzo non sia stato arbitrario ma deriva da un accordo tra le parti;
3. Trattamento di fine mandato: il trattamento di fine mandato sono delle somme riconosciute all’amministratore della società da riscuotere quando si interrompe il mandato tra esso e la società. Il T.f.m. è riconosciuto valido dal fisco solo se gli è attribuita una data certa;
4. Contratti di know how: ogniqualvolta devi incassare degli importi a titolo di royalties per il know how che dai in sfruttamento alla tua S.r.l. hai bisogno di stipulare un contratto. Per Evitare contestazioni da parte del fisco è sempre consigliato attribuire la data certa a questo documento, per dimostrare che le royalties del canone di locazione non sono state attribuite in modo arbitrario, ma derivano da un preciso accordo con una determinata logica;
5. Accordi con i collaboratori: Questo vale soprattutto per tutte quelle prestazioni che sono costituiti da servizi. Nel caso di contestazioni da parte del fisco di un servizio non regolarmente effettuato, la data certa di una contratto di servizio ti garantisce maggiore tutela;
6. Attribuire la data certa al contratto di venditore porta a porta: per evitare che l’agenzia delle entrate possa attribuire una diversa configurazione giuridica al contratto e quindi una diversa tassazione.
7. Sostituisci la raccomandata con ricevuta di ritorno: eviti il fastidio di dover andare in posta e inviare una raccomandata con ricevuta di ritorno risparmiando denaro e tempo;
8. Attribuisci data certa a tutti i documenti: in questo modo eviti di registrare i documenti presso l’agenzia delle entrate pagando le imposte di registro di euro 67 o di euro 200 (come ad esempio il contratto di comodato dell’auto, i contratto di comodato della sede della S.r.l. presso la tua abitazione, delibera del finanziamento infruttifero del socio).

Nota: la data certa la puoi attribuire solo se fai gli invii da email PEC a email PEC.

Nel caso in cui la controparte non avesse un indirizzo email Pec è sufficiente che tu inviassi la pec all’indirizzo di posta del cliente e, contemporaneamente,  che ti “autoinvii” la email alla tua stessa email Pec.

In questo modo sei certo che il documento abbia una data certa.  

Conclusione

Siccome nel caso in cui tu costituisca una S.r.l. sei obbligato ad avere una email Pec, ricordati che la puoi utilizzare a tuo vantaggio per attribuire la data certa ai tuoi documenti e poterli utilizzare davanti ad un giudice in caso di contestazioni.