Dopo 2 anni ho deciso di svelare una procedura mensile composta da 5 fasi e 3 strumenti che consentiranno alla tua S.r.l. di avere i soldi che gli occorrono per funzionare regolarmente, nonostante gli imprevisti, i debiti fiscali pregressi e senza l’aiuto delle banche

Da due anni il mio Studio si rivolge prevalentemente agli imprenditori che:

• gestiscono il proprio business attraverso una S.r.l.;
• hanno compreso l’importanza del controllo mensile dei dati del bilancio una volta al mese;
• sono consapevoli dei vantaggi di collaborare con un studio commerciale completamente online;
• hanno un fatturato fino a Euro 500.000;

Grazie al controllo mensile che ho fatto negli ultimi 2 anni sui bilanci dei miei clienti, essi sono stati in grado di effettuare scelte strategiche tese a incrementare l’utile della propria S.r.l..

Tuttavia, verificare che esista un utile non è stato sufficiente a garantire al 100% la sopravvivenza della realtà aziendale.

Perché anche nei casi in cui un’azienda genera un utile possono sussistere problematiche tali da intaccare la liquidità della S.r.l., come ad esempio:

• i ritardi negli incassi dei clienti;
• fornitori che chiedono pagamenti anticipati;
• dipendenti da pagare ogni mese anche se i prodotti saranno venduti dopo mesi;
• investimenti in marketing da pagare in anticipo;
• rate di debiti fiscali pregressi;
• rate di mutui bancari e fornitori vari.

Grazie agli incontri  con i clienti, per effettuare il controllo mensile, negli ultimi due anni sono riuscito a creare una procedura che ha consentito loro di avere sotto controllo la situazione economico-finanziaria della propria S.r.l.. prima che sorga un problema di liquidità.

In questo modo l’azienda non si trova “con l’acqua alla gola” in quanto immune dalle tirannie della banca, dei fornitori e dei clienti che chiedono condizioni contrattuali impossibili.

E’ fondamentale comprendere l’importanza del giocare d’anticipo effettuando un controllo mensile.

Questo perché quando ti rendi conto di avere problemi di liquidità, significa che sarebbe stato necessario intervenire almeno 6 mesi prima.

L’unico modo per mettere al riparo la tua S.r.l. è intervenire ben prima che si manifestino i sintomi negativi.

Ecco perché prima metti in atto la mia procedura del controllo mensile che leggerai in questa circolare e prima proteggerai la tua S.r.l. dagli imprevisti della liquidità.

E’ di vitale importanza il controllo mensile dell’aspetto finanziario della tua S.r.l. anche quando la situazione appare tranquilla.

Tutto questo per prendere scelte strategiche utili alla tua S.r.l. che ti consentiranno di evitare il peggio e così essere sereno che la tua azienda sia una macchina che ti genera più soldi rispetto a quelli che spende, senza avere problemi di liquidità.

Perché la mancanza di liquidità può essere un problema?

Può capitare, ad esempio, che in certi periodi dell’anno le rate del mutuo o le rate dei debiti fiscali pregressi siano pesanti  da sostenere e, di fatto,  prosciughino tutta la liquidità disponibile.

Ciò potrebbe avere ripercussioni pessime sullo svolgimento dell’attività aziendale e dare luogo ad un  disastroso effetto domino.

La mancanza di liquidità genera difficoltà nel pagare fornitori e collaboratori con conseguenti dissapori, malumori, interruzione o rallentamento nelle forniture e/o nelle prestazioni erogate ai clienti.

Ciò si ripercuoterà, inevitabilmente, sui clienti, generando malcontento per il disservizio, ritardi negli incassi fino alla perdita del cliente stesso.

Con questi ritardi o perdite il “buco” nella liquidità aumenterà ulteriormente alimentando il ciclo negativo della perdita fornitori, perdita collaboratori, perdita clienti sino all’esaurimento dell’attività aziendale e la cessazione dell’attività.

Puoi combattere tutto questo grazie agli strumenti che ti metto a disposizione in questa circolare, grazie al controllo mensile.

Leggila fino alla fine per scoprire la procedura in 5 fasi che devi utilizzare nella tua S.r.l. per renderla solida e prevenire i problemi di liquidità grazie al controllo mensile.

Gli strumenti contenuti in questa circolare ti consente di rispondere alle seguenti:

• Esiste abbastanza liquidità per i prossimi 3, 6, 12 mesi?
• Il flusso di cassa è sufficiente a sostenere le spese aziendali nel lungo periodo?
• Vi sono possibilità di crescita anche in assenza di liquidità immediata?
• Quanto capitale occorre accumulare per evitare problemi nelle fasi di aumento della produzione?
• Il flusso di cassa operativo è sufficiente per coprire le rate dei mutui e dei debiti fiscali pregressi?
• Il flusso di cassa operativo copre le mie spese personali?
• Quando occorre richiedere un finanziamento? E per quale importo?

Per rispondere a queste domande utilizziamo 3 strumenti con una procedura composta da 5 fasi.

Questi strumenti sono (o dovrebbero) essere conosciuti da tutti i commercialisti e sono alla base di ogni analisi finanziaria delle tue attività imprenditoriali.

Ecco i 3 Strumenti che ti consentono di controllare la liquidità della S.r.l.  rendendola in grado di fronteggiare fornitori, Istituti di credito, Erario, Enti ed imprevisti vari

1. Stato Patrimoniale: E’ composto da due sezioni contrapposte (attivo e passivo), in cui sono riepilogati tutti i rapporti che la società ha con i terzi (esempio i crediti, i debiti, le partecipazioni in altre società o il capitale sociale).

Nell’attivo dello stato patrimoniale sono ricompresi tutti gli “asset” della tua attività, tra cui:

• il costo storico dei beni strumentali che hai acquistato nel corso del tempo;
• il valore degli immobili di proprietà della società;
• il valore degli impianti di proprietà della società;
• il valore le partecipazioni nelle altre società;
• il valore dell’avviamento pagato per acquistare altre aziende;
• il valore dei crediti che devi ancora incassare;
• il valore del magazzino;
• il valore della cassa;
• il valore della banca (se il saldo è in attivo).

Il passivo dello stato patrimoniale raggruppa i debiti verso terzi in capo all’azienda (banche e fornitori), il capitale netto di proprietà dei soci e le riserve di capitale sociale.

Quindi, puoi ottenere le seguenti informazioni:

• il valore della banca (se la banca ti ha prestato dei soldi);
• il valore dei debiti verso i fornitori;
• l’ammontare dei finanziamenti effettuati dai soci a favore della società;
• il valore dei debiti tributari;
• il valore del fondo trattamento di fine rapporto;
• il valore totale degli ammortamenti che hai sostenuto per i tuoi beni strumentali;
• il valore del capitale sociale della tua azienda che hai investito inizialmente;
• il valore delle riserve di utili che hai deciso di trattenere in azienda;
• l’utile o la perdita generata di un determinato periodo.

Lo stato patrimoniale serve, principalmente, per capire se la S.r.l. ha dei debiti arretrati che vanno assolutamente gestiti per evitare conseguenze dannose con fornitori, dipendenti, fisco e banche.

2. Il cashplan: è un prospetto nel quale vanno periodicamente inseriti incassi e pagamenti che si prevede di avere in un certo lasso di tempo, come si vedrà meglio nei paragrafi successivi.

Per adesso ti anticipo che nel cashplan dovrai inserire solo gli incassi e le uscite di cassa che tu prevedi di avere nei prossimi mesi.

Deve essere fatto mensilmente e su base annua.

Se proprio hai difficoltà a quantificare i flussi di cassa mensile, devi farlo considerando come minimo un orizzonte temporale di 3 mesi.

Il cashplan ti permette di sapere con 3, 6 o 12 mesi di anticipo se hai dei mesi in cui le uscite sono maggiori rispetto alle entrate.

Sapere questa cosa ti permette di adottare in anticipo delle strategie per ottenere nuova liquidità che ti consentono di pagare regolarmente tutti i fornitori, dipendenti, rispettare le rate dei mutui o le rate dei debiti pregressi senza mettere in ginocchio la tua azienda.

Le strategie a disposizione per aumentare la tua liquidità sono:

a) richiedere con mesi di anticipo nuovi finanziamenti senza dover sottostare ad accordi per te dannosi;

b) accumulare utili della tua società nel corso dei mesi;

c) finanziare l’azienda con i tuoi soldi personali;

Grazie al cashplan sai in anticipo se devi mettere in atto una di queste 5 strategie che permetto alla tua S.r.l. di farsi trovare pronta all’appuntamento con tutti i pagamenti.

3. Il rendiconto finanziario: il rendiconto finanziario è un documento che riassume i flussi di cassa in entrate e in uscita che sono avvenuti in un determinato periodo.

Anche se questo strumento può sembrarti simile al cashplan, in realtà sono strumenti con finalità diverse.

Il cashplan ti serve per capire se in futuro avrai dei mesi in cui hai più spese che incassi.

Mentre il rendiconto finanziario serve per capire come la S.r.l. genera liquidità.

Anticipando un argomento che verrà analizzato successivamente premetto che, in tutte le aziende, la liquidità ha tre fonti.

Infatti, la liquidità della tua S.r.l. può derivare:

• Dalla gestione operativa: ossia dall’attività di acquisto e vendita dei beni e servizi;
• Dalla gestione finanziaria: ossia accensione o estinzione di debiti;
• Dalla gestione straordinaria: ossia operazioni non correnti come l’acquisto e la vendita di beni strumentali.

Grazie a questi e strumenti hai già il pieno controllo mensile dell’aspetto finanziario della S.r.l., in quanto sei consapevole da quale parte della tua azienda deriva il flusso di cassa e, quindi, come questo si ripercuote nei mesi e anni successivi.

Ora vedremo come utilizzare questi 3 strumenti in modo utile e costruttivo in una specifica procedura che ho ideato in 2 anni di lavoro insieme ai miei clienti e che  ha consentito loro di avere il pieno controllo dell’aspetto finanziario della propria Sr.l. attraverso il controllo mensile.  

La Procedura  del controllo mensile per poter avere una S.r.l. finanziariamente inattaccabile dai tuoi nemici più acerrimi è composta da queste 5 fasi 

Premessa: per tenere sotto controllo l’azienda occorre necessariamente adottare il regime di  contabilità ordinaria.

La contabilità ordinaria non è altro che una tipologia di contabilità nel quale il commercialista ti registra anche l’estratto conto della banca e delle carte di credito.

Se tu gestisci la tua azienda utilizzando il regime del forfettario o della contabilità “semplificata” (che tiene conto solo dei ricavi e dei costi), non puoi avere il controllo dell’aspetto finanziario della tua azienda.

Per questo motivo prediligo gli imprenditori che vogliono svolgere il proprio business con una S.r.l.. (le società di capitali sono obbligate per legge a utilizzare la contabilità ordinaria e questo gli consente di avere più strumenti per controllare l’aspetto finanziario della loro azienda).

Fase 1 – Controllo mensile debiti pregressi “dimenticati”

La prima cosa che devi fare per avere il pieno controllo della solidità finanziaria della tua S.r.l. è ricostruire, con precisione, i debiti pregressi che la società deve ancora pagare.

Quindi, il primo passo è verificare, guardando lo Stato Patrimoniale, se la liquidità presente sul conto corrente è liberamente a disposizione della S.r.l. oppure va, quantomeno in parte, utilizzata per ripianare debiti pregressi.

Dopotutto, nel caso in cui avessi debiti pregressi, dovresti trovare un modo per saldarli interamente, oppure pagarli a rate con un accordo preso con i creditori.

Non è finita qui, sempre guardando lo Stato Patrimoniale è possibile verificare se vi sono crediti da incassare, eliminando il rischio di “dimenticarsi” di sollecitare il pagamento ai propri clienti.

Fase 2 – Verifica del ciclo di cassa operativo

Posto il fatto che conosci i debiti da pagare ed i crediti da incassare, adesso devi comprendere se la tua S.r.l. necessita di nuovo capitale per incrementare la produzione e quindi per far crescere l’azienda.

Questo è il secondo passo fondamentale per poter avere il controllo finanziario dell’azienda.

Se il ciclo di cassa è positivo (ossia prima incassi dai clienti e poi paghi i fornitori), l’azienda non ha problema nel crescere.

In pratica più l’azienda vende e più ha liquidità in quanto incassa prima dai clienti e paga dopo i fornitori.

Se il ciclo di cassa è negativo (ossia prima paghi i fornitori e dopo incassi dai clienti) l’azienda ha un problema che devi gestire, in quanto ogni qualvolta si decide di aumentare la produzione (e di conseguenza il fatturato) occorre iniettare liquidità nella S.r.l..

Quando l’azienda si trova in questa situazione va ricordato che la nuova liquidità può derivare solo queste 3 fonti:

• utili aziendali accantonati nei mesi e negli anni precedenti;
• nuove linee di credito bancarie;
• finanziamento personale da parte dei soci.

  Fase 3 – quantificazione del capitale circolante netto per sapere quanto va accantonato per incrementare il fatturato

Si tratta di una fase superflua in caso di ciclo di cassa positivo ma fondamentale in caso di ciclo di cassa negativo.

Con il termine capitale circolante netto intendiamo la differenza tra i crediti che puoi incassare entro un anno e i debiti da pagare entro un anno.

E’ un concetto controintuitivo, ma se il valore dei crediti da incassare entro i 12 mesi è superiore ai pagamenti che devi fare entro un anno, significa che hai bisogno di iniettare del capitale nella tua S.r.l. ogniqualvolta decidi di aumentare il fatturato.

In caso di ciclo di cassa negativo, infatti, va determinata la misura del capitale minimo che occorre per far lavorare regolarmente la tua S.r.l.. Capitale liquido che deve aumentare ogniqualvolta aumenta il fatturato.

Questo valore di capitale minimo lo si ricava con la formula del capitale circolate netto.

Il capitale circolare netto è dato dalla differenza tra tutti gli incassi che possono avvenire entro i 12 mesi e tutti i debiti che vanno pagati  entro i 12 mesi.

L’importo che scaturisce da questa formula determina il capitale circolante che bisogna avere da parte per sostenere un certo volume di fatturato.

Maggiori sono i crediti, maggiore è la perdita di liquidità (l’azienda ha già venduto ma non ancora incassato).

Al contrario, maggiori sono i debiti, maggiore è la liquidità (l’azienda ha già acquistato beni e servizi ma non ha ancora pagato).

Paradossalmente maggiori sono i crediti e maggiori sono i capitali che dovranno essere iniettati nella S.r.l. per aumentare il fatturato.

A questo punto è normale domandarsi: Come posso migliorare il valore del capitale circolante netto?

Per migliorare il  capitale circolante netto hai a  disposizione 3 strumenti:

• anticipare gli incassi dai clienti dandogli meno giorni di dilazione per pagarti;
• posticipare il pagamento da fare nei confronti dei fornitori (sconsiglio di farlo con gli stipendi dei dipendenti);
• diminuire il volume del magazzino (questo in quanto devi acquistare meno merce da conservare nella tua azienda).

Grazie a queste 3 leve è possibile  diminuire il capitale circolante netto ossia diminuire la quantità di denaro di cui l’azienda ha bisogno per aumentare il volume di fatturato.

Obiettivo dell’azienda non è tanto quello di avere un capitale circolante netto negativo, ma è quello di renderlo il più possibile prossimo allo zero.

In questo modo puoi aumentare il fatturato riducendo la necessità di dover trovare nuove risorse finanziarie.

Fase 4 – individuare se ci sono dei mesi in cui i pagamenti sono superiori agli incassi (Cashplan: guardi il futuro)

Arrivati a questa fase l’azienda è in grado di sapere a se esistono debiti pregressi (e se saldarli in toto o a rate), se esistono crediti da esigere, se il ciclo di cassa è positivo oppure  se è negativo.

A questo punto un altro passo fondamentale è definire se vi sono periodi in cui gli incassi siano minori delle spese e stabilire un piano per fronteggiare questi periodi senza “far saltare in aria” la tua S.r.l.. Per fare questo utilizziamo lo strumento del  Cashplan.

Un prospetto simile al conto economico preventivo ma diverso. Ovviamente ci sono delle differenze in quanto nel conto economico le voci vanno registrate secondo il principio di competenza temporale, mentre nel cashplan le voci vanno inserite solo in presenza di un incasso o di un pagamento.

Un cashplan, per essere di estrema utilità, dovrebbe coprire l’arco dei 12 mesi.

In assenza di dati certi è opportuno compilarlo, perlomeno, di 3 mesi in 3 mesi.

Quando compilerai il cashplan della tua S.r.l. ti consiglio di:

1. inserire un margine per considerare gli imprevisti di “spese non previste”;
2. considerare il rischio di insoluto dei clienti in modo da evitare il problema di un mancato incasso;
3. non considerare i crediti che sono bloccati da molto tempo o cui l’incasso è dubbio perché, sicuramente, richiederanno altro tempo e sforzi per poter essere incassati e rischiano di rendere la situazione di difficile realizzazione.

Per compilare il cashplan non occorre un software, è possibile utilizzare un normale file in excel. Puoi inviare una e-mail all’indirizzo info@efficaciafiscale.com per richiedere una bozza del file excel contenente il cashplan.

Una volta ottenuta la bozza occorre compilare i vari campi utilizzando questa sequenza:

1. Individuare i flussi di cassa in uscita dei costi fissi;
2. Individuare i flussi di cassa in uscita dei costi variabili certi;
3. Individuare i flussi di cassa in uscita dei costi variabili collegati alla merce da rivendere;
4. Individuare i flussi di cassa in entrata delle vendite;
5. Inserire le rate di mutuo, le rate dei debiti verso fornitori, le rate delle cartelle esattoriali o delle comunicazioni d’irregolarità dell’Agenzia delle Entrate;
6. Inserire un margine di imprevisto per le spese non preventivabili;
7. Inserire un importo a titolo di capitale da trattenere in azienda per essere reinvestito;
8. E’ poco ortodosso ma, soprattutto nelle società di piccole dimensioni, a conduzione quasi familiare, qualora vi siano soggetti che vivono dei proventi aziendali è possibile inserire anche le rate di finanziamenti o altri debiti contratti a livello personale. Nonché un importo da destinare (normalmente mensilmente) alle spese personali. A meno che non vi sia una busta paga.

Fase 5 – Redigere il Rendiconto Finanziario per capire da dove proviene il capitale della tua azienda (guardi il passato)

Oltre a verificare il futuro è anche importante analizzare da quale parte dell’azienda deriva il flusso di cassa.

E’ importante controllare come si “muove” il denaro all’interno della tua azienda e, di conseguenza,  controllare che il principale flusso di cassa provenga dall’attività operativa di produzione e di vendita.

Questa informazione potrebbe essere data per scontato ma non è così.

Lo spiego con un esempio: L’azienda riceve, nel mese X,  un finanziamento di euro 100.000 e non vende, sempre nello stesso mese,  nessun prodotto. Il conto corrente, in quel mese, ha sicuramente un saldo positivo ma si tratta di fondi che, prima o poi, dovranno essere restituirti, benché a rate. Nel mese X l’azienda non riceve nessun finanziamento ma vende per euro 100.000. Anche in questo caso il saldo del conto corrente sarà sicuramente positivo, ma questo capitale può essere reinvestito in azienda perché non va restituito ad un finanziatore.

Come puoi vedere da questo esempio, capire da quale settore deriva il capitale ti permette di prendere gli opportuni comportamenti nei mesi successivi.

Non dimenticare che in determinati casi il Rendiconto Finanziario è un documento obbligatorio da inserire nel bilancio annuale e da depositare in camera di commercio. Anche quando non è obbligatorio è, comunque, spesso richiesto dalle banche.

Se si tiene conto di questo è opportuno che l’azienda verifichi i risultati prima che lo facciano le banche stesse.

Il rendiconto finanziario è composto da 3 elementi:

a) Flusso di cassa operativo: in questa parte sono indicati tutti gli elementi che generano e assorbono liquidità e che sono riferiti alla gestione operativa della tua S.r.l..

Si riferisce alle operazioni di acquisto della merce, al sostenimento degli altri costi dell’attività ordinaria della tua azienda nonché alle operazioni di vendita.

Questa sezione ti serve per capire se la tua gestione operativa ti ha generato delle risorse liquide all’interno della tua azienda (questo fattore è molto importante).

Se il flusso operativo fosse negativo, ti troveresti di fronte ad un grosso problema perché significherebbe, probabilmente, che l’azienda sta lavorando in perdita oppure che vende ma non incassa dai clienti.

Avere un flusso di cassa operativo positivo è un obiettivo che l’azienda deve porsi di realizzare ogni mese.

b) Flusso di cassa finanziario: in questa parte sono indicati tutti gli elementi che generano e assorbono liquidità e che sono riferiti alla gestione finanziaria dell’azienda.

In questa sezione confluiscono i dati relativi all’apertura o al pagamento delle rate dei mutui.

Il dato delle rate mensili dei mutui è fondamentale per quantificare il livello minimo di risorse che deve essere generato dalla gestione operativa per coprire il pagamento delle rate.

c) Flusso di cassa straordinario: in questa parte sono indicati tutti gli elementi che generano e assorbono liquidità e che sono riferiti alla gestione straordinaria della tua azienda.

In questa sezione ci sono tutte le entrate e uscite derivanti, per esempio, dalla vendita e dall’acquisto di beni strumentali.

Questa sezione è importante perché fa comprendere quante nuove risorse ha generato oppure assorbito la vendita e l’acquisto delle nuove attrezzature della tua S.r.l..

Da questi 3 elementi del rendiconto finanziario possiamo ottenere informazioni strategiche del tipo:

a) Avere un alto flusso di cassa che deriva dalla gestione operativa è un elemento vitale per la tua S.r.l., in quanto è lo scopo principale per cui hai iniziato la tua attività imprenditoriale

b) Avere un alto  flusso di cassa che deriva dalla gestione finanziaria significa che nei mese e anni successivi devi regolarmente pagare le rate e quindi ti stai “ipotecando” gli acquisti futuri;

c) Avere un alto flusso di cassa che deriva dalla gestione straordinaria significa che stai rivoluzionando il modello di business della tua attività imprenditoriale oppure che dovrai a breve acquistare nuove attrezzature per la tua S.r.l.  

Conclusione

Nel caso in cui tu voglia rendere la tua S.r.l. libera e indipendente dalle banche, basta che segui la procedura del controllo mensile indicata in questa circolare ogni mese.

Quando ti accordi di non avere abbastanza liquidità è già troppo tardi perché avresti dovuto intervenire tempo addietro.

Per questo motivo devi effettuare un controllo mensile dell’aspetto finanziario della tua azienda.

Perché, con il controllo mensile,  puoi accorgerti di eventuali potenziali problemi futuri sui quali puoi già prendere opportuni provvedimenti in anticipo.

Solo lavorando in anticipo puoi essere certo di poter lavorare senza essere soggiogato dalla banca e lo puoi fare con la procedura del controllo mensile.