Dimostra di aver fatto una trasferta regolare rispettando queste 3 semplici regole. In questo modo potrai scaricare ulteriori costi nella tua S.r.l. utilizzando i rimborsi chilometrici e forfettari per soci e dipendenti

Tra le motivazioni che spingono a scegliere la forma societaria S.r.l., c’è quella di poter utilizzare maggiori strumenti per la pianificazione fiscale rispetto ad altre forme d’impresa come i Rimborsi chilometrici.

I rimborsi, siano essi chilometrici o forfettari, si adattano perfettamente a questa tipologia d’impresa.

Questo significa che tu, in qualità di socio, di amministratore o dipendente, puoi portarti in detrazione i costi che sostieni per la trasferta al di fuori della sede della tua azienda.

Con questi due strumenti tu hai la possibilità di creare un costo deducibile per la tua società, e un compenso per l’amministratore (o dipendente/socio) esente da imposte e contributi.

In un certo senso il vantaggio è doppio e ti consente un’importante ottimizzazione fiscale.

Per questo motivo, se utilizzati con criterio i rimborsi della tua S.r.l., essi sono i migliori strumenti di pianificazione fiscale che ti permettono di incrementare il tuo conto corrente personale, senza l’onere delle imposte.

Lo stesso discorso vale per i dipendenti, infatti, le trasferte possono essere utilizzate come strumento per riconoscere ai dipendenti i costi sostenuti, e quindi dargli dei soldi in più nella loro busta paga, come conseguenza della trasferta.

Quali sono i rimborsi che ti consentono di ottenere soldi con un forte beneficio fiscale?

Nell’ambito della pianificazione fiscale, due ottimi strumenti che vanno programmati in anticipo, sono:

• Rimborso chilometrico: rimborso che varia in funzione dei chilometri percorsi;
• Rimborso forfettario: rimborso che è erogato una tantum per il semplice fatto di aver compiuto una trasferta fuori dalla sede della società. La trasferta ha un limite di esenzione pari a € 46,48 giornalieri per l’Italia e € 77,47 per l’estero.

N.b. sia il sabato sia la domenica possono essere oggetto di rimborsi chilometrici e forfettari.

ATTENZIONE: il rimborso forfettario lo puoi chiedere solo nel caso in cui tu abbia una busta paga come dipendente o come amministratore.

Mentre il rimborso chilometrico lo puoi chiedere anche se non hai una busta paga.

ATTENZIONE2: per il rimborso chilometrico devi considerare il minimo del percorso tra la sede della tua S.r.l. fino il luogo della trasferta, e il percorso dalla tua residenza di partenza al luogo della trasferta.

ATTENZIONE3: se ti fai rimborsare analiticamente le spese del vitto o dell’alloggio, devi diminuire di 1/3 il rimborso forfettario per ogni tipologia di spesa.

Se ti fai rimborsare solo le spese di vitto o alloggio, il rimborso forfettario giornaliero è diminuito di 1/3.

Se ti fai rimborsare sia le spese di vitto sia le spese dell’alloggio, allora il rimborso forfettario giornaliero è diminuito di 2/3.

Ma c’è un problema. Non tutte le trasferte sono valide! Ecco i 3 requisiti che deve avere la trasferta

Una trasferta, per essere definita tale deve rispettare alcune caratteristiche, solo in questo modo potrai riconoscerti il costo ai fini del bilancio e non incorrere in spiacevoli sanzioni.

Tutte le trasferte richiedono uno spostamento “fisico”, ossia c’è bisogno di dimostrare che tu abbia compiuto una trasferta fuori dalla città dove c’è la sede della società, per un motivo collegato all’attività della tua azienda.

Quindi per utilizzare una tua trasferta come strumento per ottimizzare il carico fiscale, devono coesistere 3 requisiti:

1) Trasferta fuori da comune della sede della società (e fuori da una sua unità locale);

2) Un motivo inerente all’attività dell’azienda;

3) Un corretto prospetto riepilogativo mensile;

Questi requisiti ti obbligano a produrre, e conservare, più prove possibili per dimostrare di aver fatto una trasferta fuori dal comune della sede della tua società, e che questa sia inerente all’attività della tua azienda.

Perché è importante avere un sistema di dimostrazione della trasferta?

Dimostrare di essere stati effettivamente in un’altra città, diversa da quella della sede della tua azienda, è fondamentale per usufruire di questo beneficio fiscale.

In caso di controlli dell’Agenzia delle Entrate, rischi il mancato riconoscimento della trasferta, con il conseguente obbligo di pagare i contributi, imposte e sanzioni, sull’importo che ti sei riconosciuto.

Ottimizzare il carico fiscale della tua S.r.l., significa applicare nel modo corretto gli strumenti che la legge ti mette a disposizione, senza compiere errori nella loro applicazione.

Ecco perché, nel caso delle trasferte, devi essere in grado di dimostrare in maniera concreta e senza difetti perché ti riconosci un determinato costo.

In senso metaforico, devi dimostrare i tuoi spostamenti all’Agenzia delle Entrate.

Ed è per questo motivo che ho voluto metterti a disposizione questa circolare, per fare in modo di avere più motivazioni possibili per dimostrare che il bonus fiscale che ti sei riconosciuto sia reale e attendibile.

La prima cosa da fare, per beneficiare di un rimborso, è quella di avere un motivo vero e corretto per fare la trasferta in nome della società.

Il motivo dev’essere alla base, non dev’essere trovato successivamente, dev’esserci prima di agire.

Spesso, nel corso degli anni, mi sono accorto che nonostante molti imprenditori avessero fatto trasferte, non abbiano inserito i costi a bilancio, e di conseguenza, non utilizzavano le trasferte come strumento di pianificazione fiscale per richiedere il rimborso chilometrico o quello forfettario.

Anche se in questo momento non ti vengono idee su quali trasferte puoi fare in nome dell’azienda, voglio condividere con te una serie di spunti e idee sul motivo per cui un imprenditore o un collaboratore potrebbero fare una trasferta inerente a un bisogno aziendale.

N.b. anche se mi dici che lavori da casa da solo, troverai sicuramente almeno un motivo per cui fare la trasferta nel corso di un anno aziendale!

Ecco quando può capitarti di fare trasferte in nome della società

Di seguito ti fornisco una check list di possibili motivi per cui puoi fare una trasferta per un motivo inerente all’azienda:

• Visita a clienti, magari per svolgere una prestazione di lavoro;
• Visita a fornitori, magari per coordinare la loro erogazione del loro prodotto, servizio;
• Visita a potenziali clienti, magari per cercare nuovi partner con cui lavorare o stipulare le condizioni del contratto;
• Visita a potenziali fornitori, magari per stabilire condizioni commerciali migliori;
• Partecipazione a fiere in nome della società;
• Incontri con i collaboratori, per conoscerli e per coordinare i lavori insieme;
• Incontri con potenziali collaboratori, per il primo colloquio o per coordinare i lavori insieme;
• Incontrarsi in un evento con tutti i collaboratori per motivi organizzativi o di crescita professionale;
• Partecipazione a corsi di formazione inerenti a un settore della società;
• Partecipare a corsi di formazione come relatore;
• Meeting aziendali periodici, settimanali, mensili, annuali per attività di formazione interna e coordinazione dell’azienda;
• Cercare nuovi business e nuovi partner commerciali;
• Spostamento in altre città per indagini di mercato o valutazioni commerciali di qualsiasi genere;
• Spostamento in altre città per svolgere la prestazione o il servizio richiesto dal cliente o dal fornitore (esempio andare a prendere la merce in altra città, o dover andare a disputare un determinato incontro in altre città per conto del cliente);
• Spostamento in altre città per richiedere autorizzazioni particolari per la propria azienda o per una specifica commissione richiesta;
• Spostamento verso un negozio per un motivo inerente l’azienda;
• Incontri con professionisti per motivi inerenti all’azienda, esempio avvocati, consulenti finanziari, consulenti fiscali, ecc.;
• Qualsiasi altra trasferta marginale compiuta per un motivo aziendale, come ad esempio essere andati in banca per un versamento o richiesta di finanziamento, oppure andare dal proprio commercialista per controllare i dati della propria azienda.

Con il tempo, ti arriveranno sicuramente nuove idee con altri motivi per compiere trasferte vere per la tua azienda fuori dal comune di residenza della sede.

ATTENZIONE: Adesso che hai trovato il motivo della trasferta, quello che devi fare è poter avere più prove possibili della tua trasferta fisica presso un’altra città.

L’elemento di prova della trasferta è il secondo elemento necessario per difendere i rimborsi della tua pianificazione fiscale.

Qui inserisco una check list di quello che può fare un imprenditore per dimostrare di aver compiuto una trasferta.

Ecco come aver le prove di aver fatto una trasferta

Di seguito condivido una serie d’idee che puoi utilizzare per dimostrare di aver fatto una trasferta in un luogo diverso dalla sede della tua impresa o da una sede secondaria:

• Email del cliente o fornitore con l’indicazione dell’accordo di incontrarsi in un certo luogo e tempo;
• Autorizzazione di un ente al fine di svolgere un certo lavoro in un certo periodo di tempo (esempio persone che lavorano nei cantieri);
• Contratti nel quale sono previsti incontri periodici con clienti e fornitori per aggiornamenti o incontri tecnici;
• Brochure di partecipazione a un evento. Oppure, in alternativa, si può dimostrare l’avvenuta presenza con il certificato di partecipazione, con l’email di conferma della partecipazione;
• Brochure di partecipazione come relatore;
• Lettera d’incarico preventiva da parte della società, con la quale la S.r.l. richiede l’effettuazione di una prestazione all’amministratore, dipendente o socio;
• Scontrini di spesa in un determinato luogo, esempio di bar, per dimostrare di essere fisicamente in un determinato posto a una determinata ora;
• Biglietti autostrada (compreso il telepass) che dimostra il percorso dell’auto che hai fatto;
• Foto sui social network, per dimostrare la tua presenza in un determinato posto a una determinata ora;
• Fatture di acquisto dell’evento formativo, oppure dell’hotel dove risiedi durante la trasferta;
• Messaggio su WhatsApp, sms ordinario, Skype o qualsiasi altro strumento di comunicazione in cui si dimostra l’accordo di incontrarsi in un determinato posto e ora;
• Nel caso di trasferte fuori dall’Italia, documenti predisposti per la trasferta in un paese della Comunità Europe o Extracee;
• Se hai utilizzato la carta di credito, sia personale sia aziendale, puoi dimostrare, mediante le transazioni di acquisti, che eri veramente andato fuori dal comune della sede.
• Se ti sei recato da un cliente che opera in altra provincia, puoi ad esempio, dimostrare la tua trasferta tramite la firma di conferma del lavoro prestato al cliente;
• Se durante la trasferta hai alloggiato in un pubblico esercizio, puoi portare come scusante la fattura della struttura, oltre che le semplici ricevute dei pasti;
• Se hai utilizzato l’autostrada, i pedaggi registrati dal telepass, oltre che i semplici tagliandi, possono essere utilizzati a tuo vantaggio;
• Ricevuta del prelievo/versamento bancario allo sportello o presso un bancomat automatico.

Ciò che hai appena letto, sono esempi di come puoi dimostrare in maniera tangibile di aver effettuato (tu o chi per conto tuo) una trasferta aziendale.

Non esistono regole uniche e oggettive, in quanto ogni trasferta può avere motivazioni differenti, ciò che voglio trasmettere è che maggiori prove inconfutabili hai dalla tua parte, minore sarà la possibilità da parte del fisco, di contestare.

Adesso che hai trovato il motivo e le prove della trasferta, devi fare un ultimo passo per andare dal tuo commercialista e inserire in modo corretto i rimborsi spesa nella tua contabilità.

Infatti, tutte le motivazioni della trasferta e gli elementi di prova devono essere riepilogate in un giusto prospetto.

Quale strumento devi compilare per dichiarare i rimborsi al tuo commercialista?

Alla fine di ogni mese dovrai compilare un prospetto riepilogativo delle trasferte effettuate, comunemente chiamato “note rimborso spese”.

In questo prospetto sono indicati gli importi a titolo di rimborso chilometrico, rimborso forfettario e rimborso analitico che vuoi richiedere alla società.

Ogni volta che tu richiedi un rimborso alla tua società, devi compilare un prospetto che ha determinate caratteristiche.

Più ordinato sei nel documentare le trasferte, più semplice sarà difenderti da eventuali contestazioni del fisco.

Cosa devi indicare sulla nota spesa per richiedere il rimborso?

Per poterti presentare nel modo migliore possibile davanti al fisco, nella tua nota spesa dovrai indicare:

• Luogo di partenza, citta e via (ricordati di inserire il percorso minore tra la partenza dalla tua residenza e la sede della società);
• Luogo di destinazione, città e via;
• Motivo della trasferta;
• Nome del cliente, fornitore, collaboratore o persona che hai incontrato per motivi aziendali;
• Chilometri totali percorsi;
• Rimborso unitario per chilometro previsti da tabella ACI;
• Quantificazione totale del rimborso chilometrico;
• Importo del rimborso analitico delle spese sostenute dal dipendente durante la trasferta (scontrini pasto, parcheggio, inerenti alla trasferta);
• Allegare le ricevute delle spese sostenute durante la trasferta al tuo prospetto;
• La richiesta del rimborso forfettario (con l’eventuale diminuzione per spese di vitto e/o alloggio rimborsate analiticamente) che vuoi inserire nella tua busta paga;
• Data e firma dell’amministratore / dipendente.

Per creare la nota spesa puoi utilizzare un qualsiasi prospetto creato autonomamente con Excel, oppure inviare una email all’indirizzo email info@efficaciafiscale.com e chiedere di ricevere un fac simile del prospetto di rimborso spese.

Conclusioni

Ricordati che, per utilizzare la trasferta come strumento di pianificazione fiscale, questa deve essere vera, dimostrabile, documentabile ed eseguita fuori dal comune della sede della tua azienda.

Seguendo alla perfezione i 3 elementi visti in precedenza, riuscirai a utilizzare al meglio il risparmio fiscale in modo sicuro e protetto dal fisco.