Uno strumento di pianificazione fiscale per l’amministratore della tua S.r.l.

Ci lamentiamo che in Italia si pagano troppe imposte.

Ok, questo lo condivido con te.

Ma è anche vero che, dentro alle norme fiscali, ci sono delle regole che ti permettono di risparmiare imposte e contributi.

Infatti, nel nostro sistema fiscale, ci sono tante soluzioni che ti garantiscono di diminuire, in modo legale, il carico fiscale.

Se non lo sai, non è colpa tua.

È colpa del fatto che le regole a tuo vantaggio sono comprensibili solo agli esperti del settore, ed è mia responsabilità tradurre queste regole da un linguaggio “legalese” a un vocabolario che è a te comprensibile.

In questa settimana voglio condividere una soluzione fiscale che è veramente ottima per chi ha una S.r.l. ed è l’amministratore della stessa (si può applicare anche ai relativi dipendenti).

Anche se ti può sembrare una materia complessa, in verità, esistono delle regole standard che, una volta comprese, ti permettono di risparmiare imposte e contributi.

Questo sia per te, che sei amministratore della S.r.l., e sia per la stessa S.r.l.

Se sei amministratore e proprietario della S.r.l. ancora meglio.

L’argomento principale di quest’articolo sono i rimborsi spese.

Infatti, l’amministratore può ricevere le seguenti tipologie di rimborsi spese:

1. Rimborso forfettario
2. Rimborso analitico
3. Rimborso misto
4. Rimborso chilometrico

Perché è importante comprendere queste 4 tipologie di rimborsi?

Se tu hai una società oppure se un amministratore di una società, è fondamentale comprendere queste 4 tipologie di rimborsi spese.

Questo perché permette alla società di pagare meno imposte e simultaneamente di dare un “compenso”, all’amministratore, in modo esente da imposte e da contributi.

In questo modo la società si trova con un costo legalmente deducibile e l’amministratore con maggiore “compenso” esente Irpef ed esente contributi.

Il termine compenso l’ho messo tra virgolette perché questi soldi dovrebbero coprire solo i costi che gli amministratori sostengono per le trasferte effettuate per conto dell’azienda.

Ogni tipologia di rimborso ha dei pregi e dei difetti, e capire queste differenze permette di massimizzare il “compenso” che l’amministratore riceve dalla società.

Quali spese può farsi rimborsare l’amministratore?

Se sei a capo o fai parte di un consiglio di amministrazione, sappi che anche per te è possibile ricevere il rimborso spese, qualora tu sostenga spese che sono direttamente riconducibili all’attività della società.

Se l’Amministratore sostiene spese che sono direttamente riconducibili all’attività della società, queste devono o meglio, possono essere rimborsate mediante pezze giustificative e, per quanto riguarda l’azienda, essere detratte in bilancio come costo.  

Quando puoi attivare il rimborso spese dell’amministratore?

Ogni qualvolta l’amministratore va fuori dal comune nel quale c’è la sede della società, l’amministratore, ha la possibilità di richiedere il rimborso delle spese che ha sostenuto durante la trasferta.

Le tipologie di rimborso che possono essere erogate sono 4: MISTO, FORFETTARIO, ANALITICO e CHILOMETRICO

Rimborso spese Analitico: Lo dice la parola stessa, dev’essere documentato.

Per essere erogato, necessita di avere pezze giustificative che dimostrano l’effettiva spesa sostenuta.

Non è necessario che l’amministratore sia assunto a busta paga dall’azienda e non serve quindi che questo percepisca un compenso per ottenere un rimborso spese analitico.

È ,generalmente, utilizzato dagli amministratori che non percepiscono un compenso fisso mensilmente, ma che per svolgere l’attività, devono muoversi fuori dal comune della sede della società.

Le spese documentate che rientrano in questa tipologia sono: vitto, alloggio, viaggio, trasporto.

Diverso è il trattamento fiscale da riservare all’amministratore e alla società.

Per l’amministratore le spese varie documentate non sono imponibili, l’unico obbligo è che la trasferta che dev’essere fuori dal territorio comunale della sede dell’azienda.

Per l’azienda, i rimborsi analitici, concorrono alla formazione dei costi, e sono completamente deducibili con le seguenti limitazioni: L’art. 95 comma 3 del TUIR ha stabilito che i rimborsi spese ai dipendenti non sono imponibili fino a 180,76 euro al giorno per trasferte in Italia e 258,23 euro al giorno per trasferte effettuate all’estero.

IMPORTANTE: l’amministratore ha diritto a ottenere il rimborso solo se ha effettivamente sostenuto personalmente le spese per la trasferta, se la trasferta è fuori dal comune ove è presente la sede della società, se la trasferta è inerente all’attività della società, se l’amministratore ha possibilità di dimostrarlo alla società con un adeguato documento giustificativo e compilando una nota lista spese mensile riepilogativa delle trasferte fatte per conto della società.

Rimborso spese forfettario: Dev’essere ugualmente documentato tramite un preciso prospetto delle trasferte, ma, a differenza del rimborso spese analitico, deve apparire sulla busta paga.

Quindi, può essere utilizzato solo se l’amministratore ha una busta paga.

La non imponibilità delle spese di trasferta per l’amministratore, per quanto riguarda il rimborso forfettario, è fissata a 46,48 euro al giorno per le trasferte in Italia e 77,47 euro al giorno per le trasferte all’estero.

La parte eccedente tali importi concorre alla formazione del reddito da lavoro dipendente.

Per l’azienda, la deducibilità è identica a quella per i rimborsi spese analitici: è deducibile fino a 180,76 euro al giorno per trasferte in Italia e 258,23 euro al giorno per trasferte effettuate all’estero.

ATTENZIONE: il rimborso forfettario può essere erogato all’amministratore anche se esso non ha effettivamente sostenuto le spese durante quella trasferta.

Il rimborso spese forfettario è erogato all’amministratore per il semplice fatto che esso abbia compiuto una trasferta, per conto della società, al di fuori del comune ove è posta la sede della stessa.

Rimborso spese misto: Questa tipologia dev’essere inserita in busta paga e è un miscuglio tra il rimborso analitico ed il forfettario.

Generalmente viene utilizzato quando almeno una tra le spese di vitto o alloggio è superiore a 1/3 del rimborso forfettario giornaliero di Euro 46,48.

Di seguito di spiego il motivo.

Questo perché l’amministratore può richiedere di ricevere tutto il rimborso analitico relativo solo al vitto o solo all’alloggio e quindi ridurre di 1/3 il rimborso forfettario.

Se l’amministratore richiede il rimborso analitico solo delle spese di vitto o di alloggio allora riduce il rimborso forfettario di 1/3.

Se l’amministratore richiede il rimborso analitico sia delle spese di vitto che delle spese di alloggio allora riduce il rimborso forfettario di 2/3.

Rimborso Chilometrico: oltre a queste 3 tipologie di rimborso, l’amministratore può sempre chiedere il rimborso chilometrico alla società.

Ossia, ogniqualvolta l’amministratore esce dal comune della sede della società per svolgere un’attività inerente all’azienda, può richiedere il rimborso dei chilometri fatti con la propria auto.

Il rimborso chilometrico consiste nell’indennizzare l’amministratore dei chilometri che esso ha fatto, con la propria auto, dalla propria abitazione verso il logo di destinazione.

I chilometri percorsi sono moltiplicati per il corrispondente valore delle tabelle ACI che variano in funzione del veicolo aziendale utilizzato dall’amministratore.

Attenzione: nel rimborso chilometrico sarà sempre rimborsato il minore tra, la distanza esistente dalla casa dell’amministrazione al luogo di destinazione della trasferta, e la distanza dalla sede della società al luogo di destinazione della trasferta.

Ma, stai attento perché, per utilizzare bene questi strumenti, per evitare sanzioni e conseguenze negative, devi compilare mensilmente un prospetto di rimborso spese.

Che cosa deve fare l’amministratore per ottenere il rimborso ed evitare le sanzioni?

Per utilizzare questi rimborsi spesa, evitando che questi non sia riconosciuti dal fisco, l’amministratore deve compilare un prospetto mensile e consegnarlo alla società indicando i seguenti dati:

• Il luogo di partenza
• Il luogo di destinazione
• Il totale dei chilometri percorsi
• Il nome del cliente/potenziale cliente/fornitore/potenziale fornitore
• Il motivo della trasferta
• L’importo dei documenti delle spese di vitto, alloggio, e di qualsiasi altra spesa che l’amministratore ha utilizzato
• La tipologia di auto utilizzata nel caso vuole il rimborso chilometrico
• Allegare il documento delle spese sostenute.

Conclusioni

Avrai notato che esistono diverse forme che sposano, o meno, alla perfezione le tue esigenze.