Come essere in regola con la fatturazione elettronica della tua S.r.l. – gratuitamente e senza sforzo – grazie a questa procedura in 3 fasi

Ciao ti do il benvenuto in questa nuova circolare del blog di efficace fiscale.

In questa circolare parleremo di un argomento di estrema attualità: la fattura elettronica per la tua S.r.l..

O per lo meno non parleremo dell’aspetto tecnico, ma condividerò con te una procedura semplice (e gratuita) che devi utilizzare per essere sicuro di essere in regola con la fatturazione elettronica tutte le volte che utilizzi la tua S.r.l.

Grazie a questa circolare sarai già libero di utilizzare la fatturazione elettronica per la tua S.r.l., senza dover sudare, senza perdere tempo nel cercare un software e soprattutto, con una procedura che ti permette di sapere quali cose devi fare per essere completamente in regola con la nuova normativa.

Tanto poi tutto il resto del lavoro te lo deve fare il commercialista. Quindi ti renderai conto da solo di quanto per te sarà semplice.

Let’s go…

 

Cosa è la fattura elettronica?

La fatturazione elettronica è un sistema di fatturazione del tutto simile a quelli che già utilizzi, con l’unica differenza che in questo caso la fattura dovrà essere emessa tramite un software e non più cartacea.

Viene fatta tramite un software perché da adesso ci sarà un sistema denominato “SDI” cioè un sistema di interscambio, che alla fine consentirà di controllare i dati che tu invii al cliente.

In questo modo alla fattura viene data validità fiscale e le viene attribuita una data certa.

 

Chi è esonerato dalla fattura elettronica?

Non tutti gli operatori devono pensare a questa fattura elettronica.

Gli unici operatori che non devono pensare alla fatturazione elettronica sono semplicemente i forfettari, i cosiddetti “minimi”, le ASD  e chi è un agricolo quindi, questi soggetti non devono fare nulla e possono emettere le fatture cartacee come hanno sempre fatto.

Le S.r.l., al contrario, dovranno emettere e ricevere le fatture elettronicamente.

 

Quale software gratuito puoi utilizzare?

Quindi la domanda che può venire in mente è…ok Simone ma a  sto punto quale software devo utilizzare per essere a posto con la legge e soprattutto che magari sia gratuito?

Un software che puoi utilizzare è quello concesso in maniera gratuita dall’agenzia delle entrate.

Il software lo puoi trovare accedendo al fisconline della tua S.r.l..

Il fisconline è la tua area riservata dedicata alla tua S.r.l. che trovi nel sito dell’Agenzia delle Entrate, che ti consente di andare a vedere anche tutte le dichiarazioni inviate negli anni precedenti e che da adesso ti consentirà anche di inviare, ricevere e conservare le fatture elettroniche.

Quindi, siccome c’è questo software che è gratuito, quali sono le uniche tre cose che devi fare per essere in perfetta regola con la fattura elettronica della tua S.r.l.?

 

Quello che devi fare per gestire la fatturazione elettronica della tua S.r.l. è custodito in queste 3 fasi…

1. Devi saper inviare le fatture;
2. Devi sapere come ricevere le fatture elettroniche, o magari sapere dove poter trovare le fatture elettroniche che ti inviano i tuoi fornitori;
3. Sapere come puoi conservare le fatture elettroniche, perché per legge è obbligatorio che tu le debba conservare elettronicamente per dieci anni.

Quindi al primo punto come inviare le fatture elettroniche: accedendo al tuo fisconline troverai il software che ti permetterà di generare e inviare il file xml che costituisce la tua fattura elettronica.

Quando predisporrai la fattura, oltre ai dati della partita iva, codice fiscale e nome al tuo cliente, dovrai inserire anche uno o due codici “aggiuntivi”:

1. cioè un “codice destinatario” a cui inviare questa fattura elettronica;
2. oppure semplicemente il suo indirizzo pec.

Non ci sono altri codici particolari che devi chiedere. Oltre ai dati ordinari delle fattura, dovrai chiedere uno di questi due codici.

Questo perché consentirà al sistema di interscambio di inviare la fattura elettronica correttamente al destinatario.

IMPORTANTE: La cosa più importante che c’è rispetto agli anni passati è che dovrai emettere una fattura elettronica anche per le autofatture che tu devi emettere oqniqualvolta ricevi una fattura di acquisto senza IVA.

Ti trovi in questa condizione tutte le volte che ricevi le fatture nel campo dell’edilizia e degli altri settori interessati dalla normativa del cd reverse charge , oppure quando ricevi una fattura da un paese europeo o extra-europeo senza IVA.

Prima della fattura elettronica il commercialista ti preparava l’autofattura appena ti registrava in contabilità la fattura senza IVA. Dopo la fattura elettronica dovrai emettere te “l’autofattura” appena ricevi la fattura in acquisto senza IVA.

Ed è normale che per te questo comporta qualche perdita di tempo in più rispetto a quando non c’era la fattura elettronica. Cosa che con il tempo farai sempre più velocemente.

Il secondo problema è… ok Simone, ma le fatture elettroniche che inviano i fornitori a me, dove le trovo? 

Tutte le fatture elettroniche che ci inviano i fornitori sono “archiviate” dentro al portale dell’Agenzia delle Entrate.

Per consentire questo, dovrai comunicare al tuo fornitore il tuo “codice destinatario” o l’indirizzo memoria virtuale.

Per poter ottenere il codice destinatario o per comunicare al sistema di interscambio la tua email pec, dovrai utilizzare un apposito comando presente dentro al portale del tuo fisconline.

In tutti i casi, non ti preoccupare più di tanto per come e dove ricevere le fatture, questo perché anche se non dovessi ottenere il codice identificativo o non comunicassi il tuo indirizzo pec al sistema di interscambio, le fatture di acquisto tu le avrai salvate in una tua memoria esterna specifica sempre dentro il software dell’Agenzia delle Entrate.

Quindi, questo significa che, se le fatture non vengono ricevute nella tua casella pec o nella tua memoria dedicata, comunque, queste fatture, non sono perse e le puoi ,semplicemente, recuperare dentro alla tua memoria gratuita utilizzando il software dell’agenzia delle entrate.

Il terzo e ultimo  adempimento è semplicemente quello della conservazione delle fatture,perché le fatture elettroniche vanno conservate telematicamente.

L’Agenzia delle Entrate ti consente di andare a rintracciare le vecchie fatture elettroniche con uno storico massimo di due/tre anni.

Ma per legge è nostro obbligo conservare le fatture elettroniche per almeno 10 anni, con un metodo appunto di conservazione sostitutiva elettronica.

Per buona fortuna anche questa cosa è gratuita utilizzando sempre il software dell’Agenzia delle Entrate.

L’ultimo passaggio per la conservazione della fattura elettronica è quello di utilizzare una procedura specifica che trovi all’interno del software dell’Agenzia delle Entrate che ti consente di conservare elettronicamente le fatture elettroniche per dieci anni.

Quindi con queste tre semplici fasi.

Ovvio che, all’inizio, sarà un po’ più complesso perchè dovrai capire come funziona, però ti confermo che è una cosa che richiederà sempre meno tempo, giorno dopo giorno.

Quello che devi fare con il commercialista rimane uguale a prima…basta solo consegnargli le fatture (cosa che hai sempre fatto)

Una volta tu inviavi al tuo commercialista le fatture emesse e le fatture di acquisto cartacee dei tuoi clienti e dei tuoi fornitori.

Quindi raggruppavi tutte le fatture di vendita e acquisto e le inviavi tramite email al tuo commercialista oppure le consegnavi cartacee di persona. 

Con l’avvento della fattura elettronica cosa dovrai fare?

Tutte le volte che invii il file delle tue fatture emesse elettroniche dovrai conservare il file xml, poi dovrai accedere alla tua area riservata dell’Agenzia delle Entrate per scaricare i file xml delle tue fatture di acquisto inviate dai tuoi fornitori e così inviare il tutto tramite email al tuo commercialista (come facevi prima con le fatture cartacee).

Poi, tutto il resto sono cose a carico del tuo commercialista.

Come puoi notare te stesso, quello che devi fare rimane uguale: consegnare le fatture al tuo commercialista.

Solo che prima della fattura elettronica gli consegnavi le fatture cartacee (con la paura di perderle), mentre dopo la fattura elettronica gli devi consegnare direttamente i file telematici in xml.

Quindi, se tu sai come inviare le fatture e sai dove sono  archiviate le fatture elettroniche che ti inviano i tuoi fornitori tu sei aposto al 100%, basta solo che invii tutto quanto per email al tuo commercialista.

Poi, ogni anno, ovviamente devi archiviare elettronicamente le fatture, ma tanto hai già il software messo a disposizione dell’Agenzia delleEntrate quindi sei a posto al 100%.

Adesso è normale che tu ti chieda…

 

Come posso accedere alla mia area dedicata per inviare e scaricare le fatture elettroniche dei miei clienti e fornitori?

Per poter accedere ai servizi gratuiti messi a disposizione dall’Agenzia delle Entrate basta entrare dentro al proprio fisconline.

Dovrai ottenere delle password personali e specifiche della tua S.r.l. che ti consente di accedere ad un’area riservata del sito dell’Agenzia delle Entrate in cui puoi consultare tutte le dichiarazioni presentate negli anni passati e quindi inviare o scaricare le fatture elettroniche della tua società.

La password per accedere al fisconline la puoi richiedere andando direttamente presso qualsiasi ufficio dell’Agenzia delle Entrate ed è una cosa immediata. In alternativa puoi anche utilizzare una procedura on line ma questo comporta maggiore tempo per te.

Conclusione

Grazie alle informazioni di questa circolare ora sai tutto quello che ti occorre per conoscere la fatturazione elettronica; quello che devi fare per emettere e ricevere le fatture elettroniche con la tua S.r.l. con il software gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate.