Come evitare l’accusa di una distribuzione fittizia degli utili tutte le volte che richiedi i rimborsi spese dalla tua S.r.l.

Ciao, ti do il benvenuto in questa nuova circolare del blog di Efficacia Fiscale, dove oggi approfondiremo i Rimborsi spese S.r.l..

Questa settimana parleremo di un aspetto molto importante per te che stai pensando di aprire una S.r.l. ed hai un compenso da amministratore o fai il socio lavoratore.

Infatti questa settimana risponderò ad una domanda molto intelligente, fatta da un sostenitore del blog di Efficacia Fiscale la scorsa settimana, ad un articolo che avevo pubblicato sui compensi degli amministratori.

In quell’articolo parlavo dei rimborsi spese dell’amministratore, ossia il rimborso forfettario e il rimborso chilometrico come strumento di pianificazione fiscale consentito dalla legge per prendere un “compenso” esente imposte ed esente contributi.

Nello specifico, in quella circolare (1 di questi 3 metodi ti consente di prelevare i guadagni dalla S.r.l. senza pagare imposte e contributi, ma solo a queste determinate condizioni…), descrivevo 3 metodi con i quali gli amministratori possono prelevare i soldi dalla società, tra cui c’erano, appunto, anche i rimborsi spese chilometrico e forfettario.

Se vuoi conoscere gli altri 2 metodi che hanno i soci delle S.r.l. per prendere un compenso e migliorare l’Efficacia Fiscale della propria società corri a leggere l’articolo.

Ritornando a quello che voglio approfondire in questa nuova circolare, il lettore in questione, di nome “Fede”, ha scritto questa interessante nota che ti riporto integralmente:

La domanda che mi ha fatto “Fede”

“Ciao Simone, sarebbe possibile pagare un compenso simbolico di 1 euro (come fanno peraltro tutte le grandi multinazionali vedi Mark Zuckerberg CEO di Facebook o Eric Schmidt ex CEO di Google) in modo che il vero stipendio dell’amministratore derivi esenimposte da rimborsi forfettari e chilometrici?

L’agenzia delle entrate so che ha avuto da dire per compensi di amministratore troppo alti perché secondo loro celavano una distribuzione fittizia degli utili ma secondo la tua opinione avrebbe da dire eventualmente anche per un compenso troppo basso?

Da quanto ho capito sono i soci ad avere piena libertà di stabilire il compenso dell’amministratore.”

Ovviamente l’esempio che ha fatto questa persona è molto estremo e ci sono tante piccole domande a cui poter rispondere.

Ma c’è una cosa molto interessante che volevo discutere con te, ossia il fatto che c’è la possibilità che l’Agenzia delle Entrate, in caso di controlli sulla contabilità, possa contestare i rimborsi spese erogati all’amministratore (lo stesso vale per i dipendenti), se questo è utilizzato come strumento fittizio per erogare un compenso.

Esatto, il concetto è semplice, NON si possono utilizzare i rimborsi spese come strumento per erogare fittiziamente gli utili della tua società.

Prendo spunto da questa riflessione, fatta da un utente del blog, per esaminare un punto importante a cui stare attenti, sul quale NON devi commettere errori.

Il tutto con l’obiettivo di mostrarti una linea guida per evitare il più possibile eventuali attacchi dell’Agenzia delle Entrate nel caso in cui affermino che i rimborsi spese siano ”finti” perché utilizzati solo come strumento per distribuirsi gli utili.

Questo già ti fa intendere che le trasferte NON devono essere finte e NON devono servire come strumento per distribuire gli utili dalla propria S.r.l..

Se mancano questi requisiti allora hai probabilità di difenderti legalmente davanti ad un giudice.

I rimborsi chilometrici o forfettari (se fatti nel rispetto della legge) sono esenti da imposte e contributi, mentre il compenso è tassato ai fini Irpef e Inps con un’aliquota complessiva che supera il 50%.

Tutto ciò rende l’Agenzia delle Entrate relativamente sospettosa nei confronti dei suddetti rimborsi, e pertanto possono sorgere complicazioni nel vederseli riconosciuti.

Come puoi notare già da solo la differenza è abissale.

Da un lato hai il rimborso spesa che è esente imposte e contributi, mentre dall’altro lato c’è un compenso amministratore (o stipendio) che è tassato per più del 50%.

Per questo motivo, e giustamente, l’Agenzia delle Entrate cercherà di scovare i furbetti che dichiarano i rimborsi spese invece che distribuire gli utili.

Ma non preoccuparti, di seguito condivido una procedura per delineare come gestire al meglio i rimborsi spese della tua S.r.l. in modo da evitare errori banali e non cadere nell’errore della fittizia distribuzione di utili attraverso i rimborsi spese.

Ecco la procedura per evitare che i rimborsi spese siano considerati una distribuzione fittizia di utili perdendo i benefici fiscali

Quindi iniziamo subito a delineare quali punti guida bisogna seguire per difendersi da eventuali contestazioni del fisco in caso di mancato riconoscimento del rimborso.

A dire il vero non è proprio una guida, ma sono una serie di “appunti” che ho voluto raccogliere qui per te per cercare di spiegare in modo logico, in quali casi potresti cadere nel rischio di simulazione fittizia di distribuzione utili utilizzando il rimborso spese.

Il tutto per evitare errori banali che possono costarti caro in caso di controllo dell’Agenzia delle Entrate.

1. Se la trasferta è vera non devi avere paura di perdere il bonus fiscale riconosciuto dalla legge. Ovviamente devi poterlo dimostrare che hai effettuato la trasferta, che sia stata fatta per un motivo aziendale e che sia fatta nel rispetto della legge.
2. In generale, sappi che in caso di controlli i funzionari dell’Agenzia delle Entrate (o della guardia di finanza), potrebbero contestarti un po’ di tutto, anche quando non hanno elementi certi da contestare.

Questo non è dovuto al fatto che “sono cattivi”, anche noi saremmo così se fossimo nei loro panni.

Perché, a loro volta dovranno difendersi dai loro colleghi e giustificare il lavoro svolto.

Pertanto tendono a contestare tutto quello che possa sembrare minimamente contestabile al contribuente per evitare che altri solo colleghi possano giudicare male il loro operato di accertamento sul contribuente.

Senza poi considerare che anche loro hanno determinati “budget” da gestire durante l’anno e quindi devono scovare sempre un determinato volume di “evaso”.

3. In caso di possibili contestazioni tra te e un funzionario dell’Agenzia delle Entrate, quello che puoi fare è andare a discutere il tutto davanti ad un giudice tributario e, se hai elementi certi a prova delle tue affermazioni (ossia della veridicità delle tue trasferte), sicuramente avrai maggiore probabilità di aver ragione nelle tue pretese.

4. Se la tua impresa è agli inizi, è molto probabile che l’ammontare delle trasferte (vere e documentate) sia superiore al compenso come amministratore, proprio perché sia il fatturato che gli utili saranno ancora molto bassi e, pertanto, l’azienda non potrà permettersi di erogare un compenso molto alto. Tutto ciò è una giustificazione che potrebbe essere presa a tuo vantaggio.

5. Con il tempo, all’aumentare degli utili dell’azienda, sarà normale aumentare il compenso assegnato all’imprenditore amministratore.

Ti troveresti nella situazione in cui il compenso aumenta ed i rimborsi spese rimangono uguali perché le trasferte rimarrebbero simili, o comunque non potrebbero aumentare più di tanto (quindi, è impossibile che Zuckerberg utilizzi i rimborsi spese come strumento per distribuire gli utili.

Lo stesso vale per le S.r.l. che hanno volumi importanti di ricavi).

Per quando tu possa inventare di fare trasferte, non ne potrai dichiarare più del limite umano possibile.

Perciò, all’aumentare degli utili i rimborsi spese, non potranno essere sufficienti come strumento per distribuirti gli utili.

6. Anche se le cose si fanno correttamente, in modo che le trasferte siano vere, documentate, per un motivo aziendale, nel totale rispetto della legge, nessun commercialista può darti la garanzia di evitare attacchi ingiustificati da parte del fisco. Ma, in questo caso, avresti molte prove a sostegno della tua tesi davanti ad un giudice tributario rendendo blindato il tuo diritto alla trasferta.

7. Altra cosa che voglio aggiungere è che se gli utili della società fossero alti, diventerebbe impossibile prelevare tutti gli utili simulando dei rimborsi spese chilometrici e forfettari.

Quindi l’unico modo possibile per prendere i compensi dalla busta paga sarebbe quello di aumentare il compenso dell’amministratore, pagando tutte le imposte Irpef ed i contributi, senza creare sospetti all’Agenzia delle Entrate.

In caso di reddito alto, le pagliacciate di attribuirsi un compenso di euro 1 (euro 1) e tutto il resto come rimborso spese, farebbero nascere il problema di una simulazione di distribuzione degli utili utilizzando i rimborsi spese dell’amministratore.

Ma allora quel è la situazione che devi EVITARE a tutti i costi?

Ritornando all’esempio estremo fatto dal lettore del blog “fede”, ossia di autorizzare un compenso lordo di euro 1 e tutto il resto del compenso di prenderselo come rimborso spese, è ovvio che, in questo caso, l’Agenzia delle Entrate avrebbe molta forza nell’affermare che il compenso di euro 1 sia utilizzato solo con l’intento di simulare una distribuzione degli utili utilizzando i rimborsi spese.

Cosa che consentirebbe all’amministratore di evitare di pagare imposte e contributi. Situazione che l’Agenzia delle Entrate contrasterebbe sicuramente.

Questo è l’esempio di comportamento che devi evitare a tutti i costi per poter avere strumenti per difendere la bontà dei tuoi rimborsi spese senza simulare una finta distribuzione di utili.

Conclusioni

Grazie alle informazioni che hai ottenuto in questa circolare, ora hai una linea guida che puoi utilizzare per evitare il problema di non farti riconoscere validi i rimborsi spese della tua S.r.l..