Rimborsi spesa: Come utilizzare le 3 tipologie di rimborsi, nella S.r.l. evitando imposte e contributi

Mio caro imprenditore, benvenuto in questa nuova circolare settimanale del blog di Efficacia Fiscale dedicato esclusivamente alla tua amata S.r.l. e ai Rimborsi spesa.

Oggi parliamo di un elemento importantissimo per la tua pianificazione fiscale…i rimborsi spesa.

Alla fine della circolare sarai in grado di applicare le 3 tipologie di rimborsi spesa della tua S.r.l. in modo che questi siano per te un compenso totalmente esente imposte e contributi.

Non male come promessa, non trovi?

Uno di questi 3 metodi può essere utilizzato solo se applicato in ogni singolo mese nella tua S.r.l..

Quindi, non meravigliarti di trovarti a giugno dell’anno successivo con le tue imposte (alte) da pagare, senza poter avere strumenti per diminuirle.

Ti dico questo perché in settimana, Fabio e i suoi due soci (trovi il video cliccando qui), hanno chiesto di incontrarmi a Bologna per discutere sul come potevamo gestire al meglio i compensi dalla loro S.r.l. diminuendo, ove possibile, il carico contributivo e fiscale.

Prima di tutto, se hai letto l’articolo della precedente settimana, saprai che ci sono tre metodi per distribuire i guadagni in una S.r.l:

• La distribuzione di utili (soggetta a tassazione del 26%);
• I compensi degli amministratori (anche questi soggetti a tassazione come una normale busta paga);
• Oppure il rimborso spesa.

L’ultimo metodo è il migliore perché non prevede nessun prelievo fiscale né contributivo. A questo punto mi hanno chiesto…

Cos’è un rimborso spesa?

Il rimborso spesa consiste essenzialmente nel restituire le spese sostenute da un amministratore o da un dipendente, durante una trasferta effettuata al di fuori del Comune in cui ha sede la società.

Se l’amministratore fa una trasferta da Bologna a Bologna NON ha diritto a rimborsi spesa… Se l’amministratore fa una trasferta da Bologna ad un altro comune ha diritto al rimborso spese… Nel loro caso specifico, siccome il mio cliente ha una S.r.l. con sede in un piccolo comune vicino a Bologna, tutte le volte che un amministratore si reca fuori dal Comune per un motivo aziendale (per esempio per valutare un immobile, per incontrare clienti o fornitori o dipendenti e collaboratori, fare ricerche di mercato ecc), può richiedere il rimborso delle spese sostenute.

Quanti tipi di rimborsi spesa ci sono?

I rimborsi spesa si suddividono essenzialmente in tre categorie:

1) Rimborso analitico;

2) Rimborso chilometrico;

3) Rimborso forfettario.

1) Il rimborso analitico consiste nella remunerazione delle spese sostenute basandosi esclusivamente sui documenti che attestano le suddette spese.

Ti faccio un esempio. Se questi miei cliente effettuano una trasferta al di fuori del comune in cui ha sede la società, e si recassero a Bologna, avrebbero diritto al rimborso dell’autostrada.

In questo caso, come avrai notato, non c’è un guadagno in quanto non c’è differenza tra le spese effettivamente sostenute e le spese rimborsate.

2) Il rimborso chilometrico, invece, serve a rimborsare esclusivamente i chilometri percorsi per raggiungere il luogo di destinazione della trasferta e tornare in dietro. Il calcolo dell’importo da rimborsare viene effettuato basandosi sui valori dei rimborsi chilometrici espressi dalle tabelle ACI.

I miei clienti si sono accorti che questo rimborso è più alto rispetto all’effettivo costo del carburante.

Perchè? Questo avviene semplicemente perché i quozienti riportati nelle tabelle ACI non tengono conto solamente del costo del carburante, ma anche di molti altri costi, come ad esempio la manutenzione ordinaria e straordinaria della vettura, l’assicurazione e una quota di ammortamento del veicolo.

Pertanto, indipendentemente dal tipo di auto che utilizzi, riceverai un rimborso superiore alla spesa effettivamente sostenuta per il carburante.

Questo è un metodo che gli permette di prendere compensi in modo sano e avere i soldi direttamente in conto corrente senza dover pagare imposte e contributi.

E’ importante, però, che questo metodo venga utilizzato all’interno dei parametri di legge, quindi, dovrai rispettare almeno queste due regole: la trasferta deve essere “vera” e “documentata”.

Il rispetto di queste semplici regole ti permetterà di evitare problemi con l’Agenzia delle Entrate.

A questo punto Fabio e i suoi soci mi hanno chiesto:

“Dato che la nostra azienda è ancora agli inizi e non abbiamo una busta paga come amministratori, possiamo comunque utilizzare il rimborso chilometrico?”.

La risposta è: “certamente!” Il rimborso chilometrico, così come il rimborso analitico può essere pagato anche in assenza di busta paga.

3) Il rimborso forfettario può essere pagato solo in presenza di una busta paga e prevede un rimborso spesa “fisso” di € 46,48 per il fatto che l’amministratore ha fatto una trasferta.

Questo tipo di rimborso copre le spese di vitto, alloggio e, essendo una quota fissa, ti permetterà di avere un guadagno se le spese effettivamente sostenute durante la trasferta saranno inferiori a € 46,48. Ora a Fabio sorge un’ulteriore quesito:

“Ma posso utilizzare contemporaneamente tutte queste tre tipologie di rimborso?”

La risposta è sì.

Come ho detto in precedenza, il rimborso forfettario rimborsa esclusivamente le spese di vitto e alloggio. Quindi per la stessa trasferta potrai richiedere il rimborso forfettario, il rimborso chilometrico e il rimborso analitico per le spese di trasporto (ad esempio l’Autostrada).

L’unica cosa da tenere presente è che, nel caso in cui vengano rimborsati analiticamente il vitto (esempio ristoranti) oppure l’alloggio (quindi l’hotel), il rimborso forfettario diminuisce progressivamente di un terzo.

Se ti fai rimborsare in modo analitico sia le spese del ristorante sia le spese dell’hotel il rimborso forfettario diminuisce di due terzi.

Ti faccio un esempio: Se Fabio fa una trasferta di un giorno (andata e ritorno nello stesso giorno), ha diritto al rimborso chilometrico per i chilometri percorsi, al rimborso forfettario fisso di € 46,48 e al rimborso analitico delle spese di trasporto, come ad esempio l’autostrada.

Solo nel caso in cui durante la trasferta Fabio si faccia rimborsare tutte le spese di vitto o alloggio, allora il rimborso forfettario sarebbe diminuito di un terzo.

E quindi è normale che tu ti chieda… “Ma il rimborso analitico delle spese diminuisce il rimborso delle spese forfettarie, giusto?”

E la risposta è…dipende da quale spesa ti fai rimborsare.

I rimborsi spesa dei ristorante e dell’hotel diminuiscono il rimborso forfettario giornaliero, mentre i rimborsi spesa di trasporto, come ad esempio l’autostrada, non diminuiscono il rimborso forfettario.

Conclusione

Lo strumento dei rimborsi spesa può rivelarsi molto utile nella tua pianificazione fiscale, sta a te utilizzarlo al meglio per ottenere il miglior risultato.

Anche se il carico fiscale in Italia è molto alto, ricordati che esistono comunque degli ottimi strumenti fiscali che possono permetterti di prelevare denaro dalla tua S.r.l., evitando imposte e contributi in modo completamente legale.

Il rimborso chilometrico e analitico lo puoi utilizzare per le trasferte anche nel caso in cui l’amministratore non abbia una busta paga.

Il rimborso forfettario lo puoi utilizzare solo quanto l’amministratore ha una busta paga.

Queste due tipologie di rimborso spese ti consentono ti prendere compensi dalla tua S.r.l. esente imposte e contributi.