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Caro imprenditore, ti do il benvenuto in questo nuovo articolo del blog di Efficacia Fiscale per tornare su uno degli argomenti più gettonati da chi si rivolge a me perché ha una S.r.l. e vuole gestirla al meglio anche dal punto fiscale e da chi ha intenzione di costituirne una e vuole partire con il piede giusto: i rimborsi spese della S.r.l..
È un argomento su cui amo tornare perché noto che stimola la curiosità e la voglia di approfondire di quelli che chiamo “imprenditori fiscalmente intelligenti”, che mi consentono di far emergere la mia natura di ricercatore e divulgatore fiscale.
A proposito, sei un imprenditore fiscalmente intelligente ma sei capitato qui per caso e non ti sei ancora iscritto al blog?
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Ora sei pronto a conoscere in modo ancora più approfondito quali rimborsi spese ti spettano dalla tua S.r.l?
Bando alle ciance and let’s go…
Caro imprenditore, ti do il benvenuto in questo nuovo podcast del blog di Efficacia Fiscale, il blog delle soluzioni fiscali specifiche per tutti gli imprenditori che hanno una S.r.l. o che ne vogliono aprire una nuova.
Oggi andiamo ad affrontare la tematica riguardante i rimborsi spese che è giusto prendere dalla propria S.r.l.
Voglio affrontare con te questo argomento perché molte volte gli imprenditori, con cui ho una consulenza, hanno già una S.r.l. e mi chiedono informazioni fiscali su quello che possono, e non possono, fare con il rimborso spese che la società può erogare.
A tal proposito esiste una legge universale in ambito fiscale che stabilisce questo diritto, ma non bisogna farne abuso.
Noi imprenditori, pertanto, possiamo prendere, giustamente, tutti i rimborsi spese che sono previsti dalla legge in base a quello che noi realmente facciamo per la nostra S.r.l. .
Non dobbiamo, però, utilizzare questo strumento solo allo scopo di prendere indirettamente degli utili senza pagare imposte e contributi, perché il vantaggio che hanno i rimborsi spese è proprio quello di essere esenti da imposte e contributi e, naturalmente, questo meccanismo ti fa realizzare un maggior compenso.
Per questo esistono delle linee guida che appartengono al buonsenso, che non sono previste prettamente dalla legge, che ci permettono di utilizzare questi rimborsi al meglio facendoci dormire sogni tranquilli.
Ti ricordo che, in ambito fiscale, non esistono, per tutti gli strumenti, i parametri limite da rispettare per non incorrere in accertamenti dell’Agenzia delle Entrate.
Ci sono soltanto parametri da valutare in determinati contesti e che, eventualmente, sono osservati solo in caso di controlli.
Quindi, la paura che può avere un imprenditore è che, quando utilizza queste tipologie di rimborsi spese, magari, qualcuno non gli venga riconosciuto valido, perché potrebbe essere considerato come metodo indiretto per la distribuzione di utili senza pagare le imposte e i contributi.
Ovviamente, non esiste una bacchetta magica e nessun commercialista può dare un parametro fisso da rispettare.
Con questo articolo vorrei darti delle linee guida importanti.
Premetto che, tendenzialmente, non sono mai troppo estremista, potrei darti una visione dal lato imprenditoriale visto che anch’io sono un imprenditore, ma cercherò di darti una visione giusta e sana dello strumento, che non possa crearti problemi e, soprattutto, che possa essere giustamente difeso davanti ad un giudice o davanti all’Agenzia delle Entrate.
Prima di iniziare ti faccio una breve panoramica dei rimborsi spese che puoi avere dalla tua S.r.l., proseguendo, poi, spiegandoti le diverse casistiche nel dettaglio.
Le principali tipologie di rimborsi possono essere suddivise in tre macrocategorie:
In realtà, ci sarebbe anche una quarta categoria rappresentata dal rimborso misto, ma non te l’ho elencato perché risulta essere un mix tra il rimborso forfettario e rimborso analitico e tratterò l’argomento in un altro articolo.
Ora ti spiego cosa mi è capitato durante la consulenza che mi ha invogliato a scrivere questo articolo.
Un mio cliente, nel chiedermi una consulenza di Efficacia Fiscale, mi ha inviato un file word con domande ed un prospetto con i rimborsi spese che il suo commercialista ha rendicontato.
A mio parere le tipologie di rimborsi, che il commercialista aveva applicato, erano un po’, diciamo, eccessive rispetto a quelli consentiti dal buon senso della norma.
Naturalmente non sto qui a giudicare l’operato degli altri, ma quello che voglio condividere con te è soltanto un parere su come poter utilizzare al meglio questi strumenti.
Questo cliente aveva aperto una società nel campo della ristorazione, società attiva da un anno e mezzo ed era molto bravo, tanto da essere riuscito a “ fare numeri” importanti anche durante il coronavirus.
Ho analizzato la documentazione che mi ha inviato ed ho notato che, nelle trasferte che facevano come amministratori, richiedevano sia il rimborso forfetario di 46,48 € sia il rimborso delle spese non documentate di 15,29 € del rimborso analitico, ma non avevano la busta paga.
La mia perplessità era proprio questa, perché il rimborso analitico delle spese non documentate di 15,29 € si potrebbe anche accettare anche senza busta paga, ma il rimborso forfettario di 46,48 €, a mio parere, non si dovrebbe applicare senza busta paga.
L’imprenditore mi ha fatto presente che il suo commercialista l’aveva avvisato che prendere il rimborso forfettario senza busta paga era un po’ borderline.
Il suo commercialista, nell’applicare questo rimborso, aveva consultato un articolo del Sole 24 Ore in cui si faceva riferimento ad una circolare del Ministero del lavoro in materia di rimborsi.
La circolare del Ministero affermava che tutti i rimborsi spese per essere non tassati in capo all’amministratore senza compenso, dovevano passare nel Libro unico del lavoro, ossia devono essere all’interno della busta paga (anche indicando un compenso da amministratore pari a zero).
Quindi, la risposta alla domanda “si può prendere il rimborso forfettario senza avere la busta paga?” è: “sì, ma solo se ti fai una busta paga, anche se il compenso da amministratore fosse zero”.
Però, è anche vero che, se tu inserisci il rimborso forfettario nella busta paga (con compenso dell’amministratore pari a zero), per la normativa del lavoro è una scelta giusta, ma potrebbe essere considerata non corretta da un punto di vista fiscale.
Infatti, se questo rimborso è inserito in busta paga da amministratore con compenso pari a zero, può essere contestato comunque dall’Agenzia delle Entrate, perché può configurarsi come un abuso di questo strumento, utilizzato solo come modo per distribuire gli utili senza pagare imposte e contributi.
Per rendere il rimborso forfettario più difendibile si potrebbe prendere il compenso da amministratore adeguato in funzione all’utile che la S.r.l. ha generato.
Ricorda che attribuire 1,00 € di compenso e 10.000,00 € su base annua di rimborso forfettario sarà facilmente oggetto di controlli e contestazioni fiscali (perché l’Agenzia delle Entrate potrebbe insinuare che stai utilizzando il rimborso forfettario solo come metodo per distribuirti indirettamente gli utili della S.r.l. senza pagare imposte e senza pagare i contributi Inps).
Per evitare potenziali contestazioni dell’Agenzia delle Entrate in caso di controlli, è meglio adeguare il compenso dell’amministratore all’utile della S.r.l. e, quindi, inserire tutti i rimborsi forfettari e chilometrici possibili.
In sintesi, puoi benissimo prendere il rimborso forfettario anche senza compenso, ma te lo sconsiglio.
Se proprio vuoi prendere il rimborso forfettario senza avere un compenso da amministratore, per lo meno fatti fare una busta paga con compenso a zero, in modo che per il Ministero del Lavoro sei in regola e, di conseguenza, c’è maggiore probabilità che venga accettato anche dal funzionario dell’Agenzia delle Entrate.
In tutti i casi, sarebbe meglio applicare un compenso da amministratore che sia in funzione dell’utile che la tua S.r.l. sta generando.
Per ovviare a questa situazione, ho condiviso con l’imprenditore una checklist su come, sempre a mio parere, questo imprenditore avrebbe potuto gestire un pochettino meglio i rimborsi della propria S.r.l., in modo da essere più tutelato in caso di controlli.
Questa è un po’ la procedura che utilizzo quando effettuo i controlli sui bilanci dei miei clienti.
Una delle prime cose che faccio è verificare se ci sono delle situazioni in cui questi rimborsi spese devono essere applicati per dare maggiore efficacia fiscale all’imprenditore.
Nel momento in cui un socio lavoratore, oppure un amministratore fa delle trasferte, la primissima cosa che noi applichiamo senza compenso è il rimborso analitico, ossia il rimborso delle spese che questo soggetto realmente ha sostenuto.
Tecnicamente non applichiamo i 15,29 € aggiuntivi a titolo di rimborso spese non documentate.
Però, ti dico che a livello concettuale, oltre al rimborso analitico delle spese vere in base ai documenti cartacei, tu potrai attribuire un ulteriore 15,29 € di rimborso spesa non documentato perché, questa cosa, è prevista dalla legge, è previsto dal Tuir (legge di riferimento per le imposte sul reddito) e la puoi fare anche senza busta paga.
Quindi, a tutti i soci amministratori anche senza compenso, attribuiamo il rimborso analitico ed eventualmente anche il rimborso analitico delle spese non documentate di 15,29 € (consiglio sempre con una busta paga, anche senza compenso da attribuire all’amministratore).
Successivamente, sempre ai soci lavoratori e agli amministratori senza compenso, applichiamo il rimborso chilometrico.
Ora ti spiego il motivo.
Tutte le trasferte, anche senza busta paga, che sono fatte a nome e per conto della società e sono inerenti alla società, il Fisco ha già previsto che siano spese riconosciute e valide, anche se non utilizzi una busta paga.
È vero che, magari, non fai una busta paga con compenso zero in cui inserisci solo il rimborso chilometrico ma, in questo caso, il Fisco, se la trasferta è aziendale, dovrebbe riconoscerti un costo valido.
In questo caso è vero che puoi prendere questo rimborso, anche senza busta paga, perché è previsto dalla legge e non c’è bisogno di una busta paga perché lì non ci sarebbe abuso di diritto.
Nel rimborso chilometrico, siccome ricevi i soldi che spendi, non c’è abuso di diritto.
Poi, un po’ ci speculi, perché ricevi un qualcosa in più rispetto ai soldi spesi per la benzina, ma è, comunque, un costo che sostieni, è vero e non può esserci un abuso di diritto.
A mio avviso, il rischio di cadere nell’abuso di diritto è un po’ più forte nel rimborso forfettario di 46,48 € rispetto che al rimborso analitico e al rimborso chilometrico.
Questo perché, se fai una trasferta piccola, ad esempio di un’ora perché vai a comprare la carta per l’ufficio nel Comune vicino, ecco che, quella, sarebbe una trasferta aziendale ed avresti diritto a ricevere i 46,48 € senza pagare imposte e senza pagare contributi Inps.
Per evitare di avere problemi di possibili contestazioni fiscali, inizialmente attribuirei un compenso all’amministratore contenuto, perché magari gli utili iniziali della S.r.l. sono bassi, ed applicherei tutti i rimborsi forfettari possibili.
Ai miei clienti preferisco far applicare, inizialmente, un compenso da amministratore basso perché non si sa come saranno gli utili della S.r.l. al termine dell’anno d’imposta.
Di conseguenza, inizialmente calcoliamo un compenso piccolo e inseriamo all’interno tutti i rimborsi forfettari possibili, oltre ai rimborsi analitici e chilometrici.
Così facendo, anche in caso di contestazioni e di potenziale abuso di diritto, davanti ad un giudice potrai spiegare che il compenso da amministratore era basso perché gli utili della S.r.l., effettivamente, erano bassi.
In questo modo si allontanerebbe un potenziale abuso di diritto di questo strumento.
Questo in quanto, è vero che ci saranno tanti rimborsi forfettari di 46,48 € per i vari giorni in cui ci sono state trasferte e che il compenso dell’amministratore risulterà basso, però, è anche vero che, se gli utili della S.r.l. in quel momento risultano contenuti, l’amministratore non può avere un compenso alto e portare in perdita la società, perché questo sarebbe contrario ad una corretta e sana gestione aziendale.
Quindi, attribuire un compenso basso ed inserire tutti i rimborsi forfettari giusti è un ottimo modo per utilizzare al meglio questo strumento del rimborso forfettario e ti permette di realizzare una importante efficacia fiscale.
Poi, successivamente, quando gli utili aumenteranno ed applicherai tutti i rimborsi spese possibili (analitico, chilometrico e forfettario) potrai aumentare anche il compenso all’amministratore per “proteggere” ulteriormente i rimborsi forfettari che hai preso.
Questo, naturalmente perché potrai adeguarlo al maggior utile realizzato, in modo da rendere più difendibili i rimborsi forfettari e non utilizzarli come strumento di abuso di diritto attribuendoti utile non pagando imposte e contributi.
Ora cerco di quantificare.
A mio avviso, se ti trovi in una situazione in cui non hai certezza degli utili che la tua S.r.l. genererà, puoi attribuirti un compenso lordo mensile di 400,00 €.
Tale ammontare dovrebbe essere l’ideale all’inizio, perché questo va a giustificare l’incertezza degli utili della società e ti consente di prendere tutti i rimborsi forfettari.
Poi, quando gli utili della S.r.l. aumentano, puoi incrementare il compenso dell’amministratore anche a € 800,00/€ 1.000,00 al mese.
Così facendo i rimborsi forfettari rimangono difendibili, perché non li utilizzi come unico strumento per distribuire utili indirettamente gli utili della S.r.l. senza pagare i tributi e non c’è abuso di diritto.
Naturalmente nessun commercialista ha la sfera magica e potrà darti la certezza di evitare qualsiasi contestazione.
Questa è una procedura che tiene conto del buon senso e che noi applichiamo controllando mensilmente i numeri del bilancio, consentendoti così di risparmiare le imposte, facendo tutto quanto previsto dalla legge.
Ci sono, poi, imprenditori che esagerano e, in caso di controlli documentali, giustificare il tutto davanti un giudice sarà molto difficile.
Con questo articolo ti ho dato alcuni consigli per gestire al meglio i rimborsi spese che puoi richiedere alla tua S.r.l. .
In base all’evoluzione della tua S.r.l. io applico una procedura, mensilmente (denominata Contabilità Controllata), che consente di ottimizzare l’efficacia fiscale di questi rimborsi spese.
La prima strategia da adottare è far prendere al nostro imprenditore i rimborsi analitici, perché sono rimborsi che possono essere presi senza la busta paga e, eventualmente, anche il rimborso analitico delle spese non documentate di 15,29 €.
La seconda tipologia di rimborso da far inserire è quella del rimborso chilometrico, perché l’imprenditore, all’inizio, generalmente realizza utili contenuti e prende solo rimborso chilometrico, che costituisce per lui un piccolo vantaggio ed è sempre senza busta paga.
Sono costi inerenti alla società e sono deducibili.
Nel momento in cui gli utili della S.r.l. crescono, facciamo aprire una busta paga all’imprenditore di importo contenuto, magari, come già ho detto, di 400,00 € al mese, in cui all’interno inseriamo tutti i rimborsi forfettari possibili.
Occorre prestare molta attenzione in questa fase, perché devi applicare al massimo tutti i rimborsi chilometrici, forfettari ed analitici in quanto realizzi una maggiore efficacia fiscale, a maggior ragione se sei in un settore che ti porta a fare molte trasferte.
Arrivato a questo punto, se l’utile della società incrementa ancora ed hai già tutti i rimborsi spese della S.r.l. al massimo, ti rimane da incrementare solo il compenso dell’amministratore (a dirti il vero ci sono oltre 94 strumento di efficacia fiscale che puoi scoprire scaricando il manuale gratuito di questo blog).
Ti conviene aumentare un po’ il compenso da amministratore, almeno sugli 800,00 € al mese perché, se realizzi degli utili, più hai un compenso alto e più l’Agenzia delle Entrate non ti può contestare l’abuso di diritto di utilizzare questi rimborsi forfettari come strumento per distribuire indirettamente utili, senza pagare le imposte.
Seguendo questa scaletta, potrai dormire sogni tranquilli, perché starai applicando al meglio lo strumento dei rimborsi.
Prima di concludere volevo farti una piccola precisazione sul motivo per cui, in questo articolo, ho parlato per lo più del caso dell’amministratore senza compenso rispetto al socio lavoratore.
Perché il rimborso forfettario, siccome è un rimborso che si può più utilizzare con la busta paga, è un meccanismo più facile da applicare all’amministratore e meno al socio lavoratore (che, spesso, è senza busta paga).
Sia l’amministratore che il socio della S.r.l. possono prendere, con più facilità, il rimborso chilometrico e analitico.
Per quanto riguarda il rimborso forfettario, invece, essendo il socio lavoratore nella maggior parte dei casi senza busta paga, non può accedere a questo rimborso spese.
Siccome il socio lavoratore (che non è amministratore) può prendere sia il rimborso analitico che chilometrico senza problemi, ma il rimborso forfettario no, questo ha meno strumenti di efficacia fiscale.
Siamo quasi arrivati alle conclusioni.
Grazie a questo articolo hai scoperto come applicare al meglio i rimborsi spese della tua S.r.l. .
Questo porterà ad avere una maggiore efficacia fiscale, diminuendo le imposte e contributi dell’imprenditore.
Ovviamente non ci sono solo questi strumenti, ce ne sono tanti altri, e la legge stessa concede alle S.r.l. diversi strumenti per tagliare le imposte e i contributi, cosa che puoi benissimo applicare se ne sei a conoscenza.
Solo se li conosci puoi applicarli e, solo se li applichi, puoi risparmiare le imposte e i contributi al massimo possibile.
Per fare questo, devi investire il tuo tempo nello studio e nella formazione, e posso capire che non sia affatto facile investire così tanto tempo nello studio di questa norma fiscale, perché sennò saresti un commercialista.
Per facilitare la comprensione di questi strumenti di efficacia fiscale puoi andare sul mio blog, www.efficaciafiscale.com dove ti metto a disposizione un manuale con oltre il 94 strumenti di efficacia fiscale che ti permetteranno di tagliare le imposte ed i contributi grazie alla tua S.r.l. .
Sempre all’interno di questo manuale, troverai come poter lavorare con me ad un livello successivo attraverso due diversi modi.
Il primo è con la consulenza di Efficacia Fiscale, ossia una consulenza che farai direttamente con me. Ti applicherò personalmente il maggior numero di strumenti di efficacia fiscale adatti alla tua specifica posizione, attraverso un piano fiscale a 1, 2, 3 anni.
Il secondo modo per poter collaborare con me è quello di portare la contabilità della tua S.r.l presso il mio studio, dove noi ti terremo regolarmente la contabilità ed applicheremo anche il metodo della contabilità controllata e controlleremo i numeri che genererà la tua S.r.l. riportati nel bilancio.
Verificandoli insieme a te per controllare se la tua S.r.l avrà prodotto più utili rispetto al mese precedente, valuteremo quali strumenti di efficacia fiscale saranno da applicare per migliorare il peso del carico tributario.
Applicando questo metodo della contabilità controllata per tutti i 12 mesi dell’anno, di sicuro vedrai trasformata la tua S.r.l in un bancomat da cui prelevare più soldi rispetto a quelli che spendi.
Detto questo, ti ringrazio dell’attenzione e noi ci aggiorniamo alla prossima puntata.
Ciao a presto.
Grazie a questo articolo, ora conosci come evitare l’abuso del diritto quando utilizzi i rimborsi spese della S.r.l. .
Ciao e ben ritrovato sul blog di Efficacia Fiscale! Anche oggi siamo pronti ad affronate…
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