Puoi recuperare i rimborsi forfettari degli anni precedenti?

Ti do il benvenuto in questo articolo di Efficacia Fiscale per affrontare un argomento che tratto molto spesso con i miei clienti: i rimborsi forfettari.

L’articolo, come spesso accade, trae origine da una domanda che mi è stata rivolta durante un webinar.

“Simone, posso recuperare i rimborsi forfettari di anni precedenti?”

Come sempre, prima di addentrarmi con te nel cuore dell’argomento, ti domando: “non sei ancora un fedele lettore e non ti sei ancora iscritto al blog di Efficacia fiscale?” nel caso tu non lo fossi ancora, ti invito a farlo immediatamente.

Avrai così accesso al materiale che metto gratuitamente a disposizione degli utenti iscritti, verrai avvisato ogni volta in cui pubblico un articolo, registro un video o organizzo una diretta sul mio canale YouTube Commercialista Calisti ed ogni volta in cui pubblico un Podcast.

Ora, sei pronto a scoprire se puoi recuperare i rimborsi spese degli anni precedenti?

Bando alle ciance and let’s go…

La domanda oggetto dell’articolo 

Caro imprenditore, ti do il benvenuto in questo nuovo articolo del blog di Efficacia Fiscale, il blog con le soluzioni fiscali specifiche per tutti gli imprenditori che hanno una S.r.l. o che ne vogliono aprire una nuova.

Oggi voglio condividere insieme a te un’esperienza che mi è capitata durante uno dei miei webinar fiscali, quello dedicato agli strumenti base che un imprenditore deve utilizzare per diminuire il carico tributario utilizzando una S.r.l. .

Durante il webinar un partecipante mi ha fatto una domanda che ha particolarmente attirato la mia attenzione.

Mentre trattavo l’argomento dei rimborsi forfettari lui mi ha domandato se i rimborsi spese dei forfettari, quei famosi 46,48 € al giorno, si potessero in qualche modo recuperare anche se riguardanti gli anni passati.

Per proseguire provo a definire meglio il contesto.

Io presumo che, chi mi ha posto la domanda, probabilmente si sia accorto solo in seguito che, negli anni precedente, avrebbe potuto usufruire di questo rimborso forfettario, ma non lo ha utilizzato e, quindi, mi ha chiesto se potesse in qualche modo recuperare per gli anni indietro, spinto dal pensare che, qualche bonus fiscale degli anni precedenti, si potesse ancora recuperare.

Voglio fare un attimo chiarezza.

La prima cosa che devi sapere è che, è vero che per chiudere il bilancio noi commercialisti/imprenditori possiamo andare a ragionare sui costi dell’anno precedente, però, non si può andare indietro di 2 anni.

Il fatto che tu possa ancora inserire nel bilancio dei costi inerenti all’anno scorso, perché devi chiudere il bilancio, ossia devi calcolare l’utile, è una cosa che effettivamente in alcuni ambiti si può fare, però, non si può andare indietro di 2 anni.

Quindi, il massimo dei rimborsi spese (forfettari, chilometrici o analitici)  che tu puoi recuperare riguardano solamente quelli dell’anno precedente.

I diversi rimborsi spese della S.r.l.

Analizziamo ora i tre principali rimborsi spese della S.r.l.:

1) rimborso spese per le trasferte e rimborso forfettario (fisso di €46,48);

2) il rimborso chilometrico, in base ai chilometri;

3) il rimborso analitico, in base alle spese sostenute dall’amministratore durante la trasferta.

I rimborsi spese forfettari

L’ imprenditore, nello specifico, mi ha chiesto i rimborsi forfettari (rimborso fisso di 46,48 €).

Il consiglio, che mi sento di dare sia a lui che a te, è quello di prenderli solo se si ha una busta paga.

A mio parere, solo se c’è una busta paga ne hai veramente diritto, perché secondo una circolare del Ministero per il lavoro del 2010, quando ci sono delle erogazioni di rimborsi spese, dalle S.r.l. all’amministratore, l’amministratore deve avere una busta paga, anche se fosse con compenso pari a zero, ma indicando comunque i rimborsi spese.

E, dunque, io direi che il rimborso forfettario lo puoi prendere solo nel momento in cui hai la busta paga.

Ciò significa che, quest’anno, potresti accorgerti che non hai utilizzato il rimborso forfettario dell’anno precedente e, tecnicamente, lo potresti richiedere a patto che abbia  fatto almeno una busta paga; nel caso non fosse così, comunque non è corretto cambiare la data dopo che hai chiuso un mese.

C’è un sistema di busta paga mensile, che di fatto va archiviata e registrata, e, su di essa, va messa una data certa dentro il libro unico del lavoro che si chiama LUL (acronimo di libro unico del lavoro).

Nel momento in cui finisce il mese successivo, tu devi avere le buste paghe di ogni azienda già consolidate, vincolate in un registro unico, archiviate in ordine temporale.

Con il rimborso forfettario non puoi andare nei mesi arretrati, perché sarebbe una forzatura.

Lo potresti fare se, magari, non hai la busta paga e, quindi, apri, in maniera retroattiva, la posizione INPS relativa all’amministratore e versi i contributi con delle maggiorazioni, con l’aiuto del consulente del lavoro che ti va a modificare la busta paga dei mesi passati (ma senza sforare nell’anno precedente se è stato già depositato il bilancio in camera di commercio).

A mio parere, però, è una cosa più complessa dal punto di vista burocratico, poiché devi recuperare i rimborsi forfettari dei mesi passati.

Pertanto, per quanto riguarda il rimborso forfettario, non puoi tornare indietro ogni mese, ma vai a consolidare quell’importo di rimborso forfettario che hai individuato e, di conseguenza, solo mese per mese tu puoi inserire i rimborsi forfettari.

Questo è uno dei motivi per cui io aggiorno la contabilità mensile dei miei clienti che hanno una S.r.l.; per questo motivo controlliamo il bilancio e i numeri che ha ottenuto la società sotto tre aspetti: l’aspetto economico, l’aspetto finanziario  e anche l’aspetto fiscale.

Sotto l’aspetto fiscale si va a verificare il bilancio ogni mese, verificando anche di essere certi che l’imprenditore abbia inserito, in quello specifico mese, tutti i rimborsi forfettari giusti al massimo consentito dalla legge.

Quindi, per il rimborso forfettario non si può andare indietro, perché ci deve essere di mezzo una busta paga.

I rimborsi spese chilometrici e analitici

Dall’altro lato abbiamo il rimborso chilometrico e il rimborso analitico che possiamo considerare insieme, perché il meccanismo è identico.

Il rimborso chilometrico e il rimborso analitico è sempre meglio prenderlo nel momento in cui l’amministratore ha una busta paga; però, è anche vero che, siccome sono dei costi in cui c’è poca speculazione fiscale, ecco che quelli possono essere riconosciuti a livello fiscale anche nel caso in cui fossero inseriti in contabilità mediante una nota spese (senza una busta paga).

La nota spese non è, di fatto, un documento Iva, non deve per forza passare sulla busta paga per avere un principio di deducibilità in capo al reddito della S.r.l. e, quindi, il rimborso chilometrico è molto più facile recuperarlo, ovviamente prima di chiudere il bilancio.

Vi è un altro punto che voglio toccare.

Tu puoi modificare, in qualche modo, tutti i costi dell’anno precedente fino a che non chiudi il bilancio e lo invii alla Camera di Commercio; ciò deve avvenire, essenzialmente, da maggio/luglio.

La chiusura del bilancio, in Italia serve per calcolare le imposte; quindi, tu puoi intervenire al massimo nell’anno precedente, però, prima di chiudere il bilancio per, poi, pagare le imposte.

Tutto questo per dirti che il rimborso chilometrico e il rimborso analitico, siccome non devono per forza passare in una busta paga, possono essere inseriti in contabilità con una nota spese e, pertanto, queste cose le puoi recuperare anche l’anno successivo prima di chiudere il bilancio.

Ti faccio un esempio concreto: se quest’anno ti accorgi che hai effettuato delle trasferte con la tua auto e ti sei dimenticato di inserire in contabilità il rimborso chilometrico, tu fino a quando non chiudi il bilancio dell’anno 2022, puoi ancora andare a recuperare i rimborsi chilometrici e analitici.

Ti ricordo che, per poter inserire queste tipologie di costi, la trasferta deve essere vera; ovviamente deve essere documentata al meglio, così  che, in caso di controllo, non possono contestare nulla su quello che hai fatto.

Ricapitolando sui rimborsi forfettari

Questi due metodi rappresentano, in breve, il succo del discorso di questo articolo.

Se ti stai chiedendo se puoi recuperare i rimborsi spese dei mesi precedenti, sappi che nel rimborso forfettario è, di fatto, quasi impossibile (anche se, alcune volte, con un grande aiuto di un consulente del lavoro può essere recuperato), però, considera che con il rimborso forfettario ogni volta che hai una busta paga mensile, hai un dato di fatto bloccato e, quindi, non puoi andare oltre al mese.

Si sicuro il rimborso forfettario non si può recuperare per l’anno precedente se hai già chiuso e inviato in camera di commercio il bilancio (e neanche per gli anni passati)

Per quanto riguarda il rimborso chilometrico e il rimborso analitico, nei quali c’è, secondo me, meno speculazione fiscale, è una cosa che si considera deducibile anche con una nota spese.

Siccome questa nota spese non per forza passa sulla busta paga, l’anno dopo, prima di chiudere il bilancio, potresti inviare al commercialista tutte le note spese del rimborso chilometrico e del rimborso analitico che ti sei dimenticato di inviargli durante l’anno oggetto di imposta.

In questo modo potresti recuperare i rimborsi spese chilometrici e analitici precedenti (sempre se non hai già inviato il bilancio in camera di commercio).

Ricordati, però, sempre che puoi andare indietro massimo di un anno e che la trasferta deve essere vera.

È inutile utilizzare uno strumento di risparmio fiscale dicendo una bugia, solo per avere il gusto di pagare meno imposte, poiché non è un meccanismo sostenibile sul lungo periodo.

Questo è tutto quello che ho voluto condividere con il mio utente e ora con te.

…avviandoci alle conclusioni

Con il rimborso forfettario non puoi andare indietro ed è per quello che io consiglio di aggiornare la contabilità, ogni mese, e consiglio di controllare, almeno una volta al mese, il bilancio della tua S.r.l. .

Dall’altro lato, il rimborso chilometrico e il rimborso analitico, li puoi recuperare per un  massimo di un anno prima di chiudere il bilancio di competenza, dove puoi inserire il rimborso chilometrico e il rimborso analitico, ricordandoti sempre che questa cosa deve essere vera.

Detto questo penso di aver condiviso tutto quello che avevo in mente su questa tematica.

I rimborsi spese di una S.r.l., che sono esenti da imposte e contributi (ossia non paghi le imposte e contributi), ovviamente sono una  tematica molto ghiotta per gli imprenditori, perché, soprattutto il rimborso forfettario, sono dei compensi in cui il carico tributario non c’è per chi riceve questo rimborso spese e in più, la S.r.l. si scarica il costo.

Quindi, è ovvio che c’ è un risparmio fiscale molto notevole.

Conclusioni

Grazie a questo articolo ora sai se puoi recuperare i rimborsi forfettari degli anni precedenti.